OSS-Umsatzsteueraufzeichnungen – welche Daten müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden?
Die OSS-Datensätze sollen die Rekonstruktion jeder einzelnen Transaktion ermöglichen: vom Standort der Waren und dem Verbrauchsland bis hin zur Zahlung und gegebenenfalls einer späteren Korrektur.
Sie bewahren die Daten 10 Jahre lang ab dem Ende des Transaktionsjahres auf und stellen sie der zuständigen Behörde auf Anfrage elektronisch zur Verfügung.
Jeder Datensatz muss sieben Bereiche miteinander verbinden
Ein Verkaufsbericht allein genügt nicht. Die Unterlagen sollten Informationen zur Transaktionsqualifizierung, Logistik, Steuern, Finanzen und eine vollständige Historie aller Änderungen enthalten.
Kunde und Standort
Verbrauchsstatus und Nachweis des Kundenstandorts.
Waren oder Dienstleistungen
Art der Dienstleistung, Artikel, Mengen und Kennungen.
Logistik
Ort des Beginns und des Endes des Transports und der Lagerung.
Steuer
Mehrwertsteuergrundlage, Währung, Steuersatz und Betrag.
Zahlung
Datum, ID, Vorschüsse und tatsächlich erhaltene Beträge.
Handelsplattform
Kanalidentifizierung und Ermittlung des Mehrwertsteuerabwicklers.
Korrekturen
Stornierungs-, Rückerstattungs-, Rabatt- und Korrekturdokument.
Speichern Sie die ursprüngliche Transaktions-ID, damit Sie zwischen Verkauf und Wechselgeld hin- und herwechseln können.
Der Umfang der Aufzeichnungen ergibt sich unter anderem aus Artikel 63c der Durchführungsverordnung. Die Kommission beschreibt ihn in den Unterlagen zu Aufzeichnungen und Kontrollen im OSS.
Welche Informationen sollten die OSS-Datensätze enthalten?
Die Datenquelle kann variieren, aber jedes Element sollte einen Verantwortlichen, eine Validierung und ein festgelegtes Aufbewahrungsende haben.
| Feld | Quelle | Validierung | Zurückbehaltung | Ein häufiger Fehler | Erforderlich für |
|---|---|---|---|---|---|
| Der Zustand des Konsums | Laden- und Mehrwertsteuerregeln | Standortnachweise | 10 Jahre | Land manuell ausgewählt | VIU-DO |
| Art des Produkts oder der Dienstleistung | Produktkatalog | Artikelnummer und Beschreibung | 10 Jahre | Eine zu allgemeine Beschreibung | Rate |
| Liefer- oder Leistungsdatum | Bestellung und Logistik | Steuerereignis | 10 Jahre | Bestelldatum statt Lieferdatum | Zeitraum |
| Steuerbemessungsgrundlage | Verkaufssystem | Gesamtanzahl der Artikel und Rabatte | 10 Jahre | Kein Rabatt | VIU-DO |
| Transaktionswährung | Befehl | Währungscode | 10 Jahre | Währung ohne Wechselkurs | Konvertierung |
| Mehrwertsteuersatz | Steuermaschine | Produkt und Zustand | 10 Jahre | Gegenwärtig statt historisch | Kontrolle |
| Mehrwertsteuerbetrag und Währung | Verkaufssystem | Basis × Zinssatz | 10 Jahre | Rundungsdifferenzen | VIU-DO |
| Zahlung und Datum | Zahlungsdienstleister | Zahlungs-ID | 10 Jahre | Kein Zusammenhang mit der Bestellung | Kontrolle |
| Vorauszahlung | Zahlungen und Buchhaltung | Eingangsdatum | 10 Jahre | Vorauszahlung übersprungen | Zeitraum |
| Rechnung | Abrechnungssystem | Nummer und Datum | 10 Jahre | Rechnung ohne OSS-Datensatz | Beweis |
| Rückerstattung, Rabatt oder Korrektur | Rückgabeabwicklung | ursprüngliche Verkaufs-ID | 10 Jahre | Verkaufsüberschreibung | Einstellung |
| Standortnachweise | Geschäft, Bank, Kette | Konsistenz der Beweise | 10 Jahre | Nur das Land aus dem Formular | Umsatzsteuerort |
| Beginn und Ende des Transports | Spediteur und Lager | Tatsächliche Route | 10 Jahre | Hauptsitz statt Lagerhalle | WSTO |
| Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Lager | Lagersystem | Versandort | 10 Jahre | Keine Lagerbestandsnummer | Lokale Mehrwertsteuer |
| Plattform- und Mehrwertsteuerabrechnung | Plattformbericht | Die Rolle eines anerkannten Lieferanten | 10 Jahre | Doppeldemonstration | Kontrolle |
Ein vom Kunden bereistes Land reicht möglicherweise nicht aus
Bei Dienstleistungen, insbesondere Telekommunikations-, Rundfunk- und elektronischen Dienstleistungen, hängen Art und Umfang der Nachweise von der jeweiligen Regelung ab.
Die beim Verkauf bereitgestellten Daten werden angezeigt
- Rechnungsadresse;
- Adresse des ständigen Wohnsitzes;
- sonstige kommerzielle Informationen.
Unabhängige Bestätigung
- IP-Adresse;
- Bankverbindung;
- Ländercode der SIM-Karte.
Eine Bestellung DE → FR und Rücksendung nach acht Monaten
Bei WSTO ist der tatsächliche Versand- und Lieferort entscheidend. Verkäufe müssen mit dem deutschen Lager, dem französischen Kunden und den nachfolgenden Anpassungen verknüpft werden.
Lager in Deutschland, Kunde in Frankreich
Prüfen Sie auch WSTO, VAT OSS , VAT OSS und Amazon FBA.
- Bestellnummer
- ORD-0842
- Produkt
- Artikelnummer 114
- Lager
- DE-BER-02
- Liefertermin
- 15.03.2026
- Mehrwertsteuersatz
- Frankreich
- Verkaufswährung
- GBP
- OSS-Währung
- EUR
- Zahlung
- PAY-98471
- Die Urzeit
- 1. Quartal 2026
Die Anpassung behält das ursprüngliche Land, den Zinssatz, den Wechselkurs und den Abrechnungszeitraum bei.
Siehe auch: ORD-0842Mehrwertsteuer in Europa.
Wählen Sie Ihren Markt.
Registrierung, Gebühren, Erklärungen und lokale Verpflichtungen – detailliert beschrieben für jedes Land, in dem Sie Umsätze generieren.
Empfohlen
Am häufigsten gewählt
Deutschland –
am häufigsten gewähltMehrwertsteuerleitfaden 2026
Mehrwertsteuer
in Deutschland
Italien
-Update 2026Mehrwertsteuerleitfaden 2026
Mehrwertsteuer
in Italien
Frankreich
-Update 2026Mehrwertsteuerleitfaden 2026
Mehrwertsteuer
in Frankreich
Niederlande
-Reiseführer 2026Mehrwertsteuerleitfaden 2026
Mehrwertsteuer
in den Niederlanden
Tschechien
2026Mehrwertsteuerleitfaden 2026
Mehrwertsteuer
in der Tschechischen Republik
Belgien-
Reiseführer 2026Mehrwertsteuerleitfaden 2026
Mehrwertsteuer
in Belgien
Spanien-
Reiseführer 2026Mehrwertsteuerleitfaden 2026
Mehrwertsteuer
in Spanien
Für eine Korrektur wird die Originalversion der Transaktion benötigt
Für eine einjährige Steuererklärung benötigen Sie weiterhin die Daten, die zum Zeitpunkt des Verkaufs verwendet wurden. Berechnen Sie den alten Datensatz nicht mit dem neuen Zinssatz neu und ersetzen Sie den ursprünglichen Verkauf nicht damit.
Verkäufe ab 2026.
- Land
- Frankreich
- Rate
- Historisch
- Kurs
- Aus der Verkaufsperiode
- Quartal
- 1. Quartal 2026
Rückerstattung oder Rabatt
- Link
- Verkaufs-ID
- Ursache
- Rückerstattung oder Rabatt
- Summe
- Wert der Veränderung
- Geschichte
- Kein Überschreiben
Von jeder Korrektur gehen Sie zum ursprünglichen Verkauf und von dort zu allen nachfolgenden Änderungen. Einzelheiten zur Abrechnung sind in der Mehrwertsteuer-OSS-Korrektur.
Man zählt zehn Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem die Transaktion stattfand
Die Abmeldung vom OSS beendet nicht die Pflicht zur Datenaufbewahrung.
- 115.03.2026
Verkäufe, die durch OSS abgedeckt sind.
- 231.12.2026
Das Ende des Jahres, von dem an Ihre Periode zählt.
- 10Jahre 2027–2036
Die Aufzeichnungen sind weiterhin vollständig und elektronisch verfügbar.
- ✓Nach dem 31. Dezember 2036
Frühester Aufbewahrungstermin für diese Transaktion.
Die Richtlinie zur Datenlöschung muss auch mit anderen rechtlichen Verpflichtungen im Einklang stehen. Die Kommission bestätigt, dass die Zehnjahresfrist auch nach Beendigung des OSS-Verfahrens weiterhin gilt.
Der Screenshot des Ladens stellt keine vollständige Aufzeichnung dar
Am sichersten ist es, einen Maschinenexport mit Feldbeschreibungen, einem Codewörterbuch und Vollständigkeitsprüfungen zu pflegen.
Einfacher Transaktionsexport
Funktioniert gut mit großen Datenmengen und automatischen Summenprüfungen.
- ein Datensatz oder eindeutige Einträge;
- feste Spaltennamen;
- Kompatible Datums- und Währungsformate.
Datei mit Beschreibung und Steuerung
Es kann ein Feldwörterbuch, eine Prüfsummentabelle und eine Beschreibung der Exportregeln enthalten.
- Beschreibung der Codes und Quellen;
- Gesamtzahlen nach Land und Rate;
- klare Verknüpfung der Korrekturen.
Das Verbrauchsland kann detaillierte Daten anfordern
Die Unterlagen sollten für die elektronische Übermittlung über das Land der Identifizierung bereit sein.
Datenanfrage
Die Verwaltung gibt Umfang, Zeitraum und Frist für die Einreichung der Unterlagen an.
Export und Abstimmung
Die Datei muss Transaktionsdatensätze mit Erklärungen und Korrekturen kombinieren.
Umsatzsteigerung
Jeder Betrag sollte eine Quelle, einen Nachweis und eine klare Änderungshistorie haben.
Wiederholte Verstöße gegen die Pflichten können zum Ausschluss aus dem Mehrwertsteuer-OSS. Das vollständige Verfahren ist im zu Prüfungen und Sanktionen des Mehrwertsteuer-OSS.
Prüfen Sie die Daten, bevor Sie den Zeitraum abschließen
Durch regelmäßige Kontrollen verringert sich die Anzahl manueller Rückfragen vor der Erstellung des VIU-DO.
Vollständigkeit
- alle Vertriebskanäle;
- Doppelbestellungen;
- Unterscheidung zwischen B2B und B2C;
- Nachweis des Standorts;
- Versandort.
Steuern und Geld
- Mehrwertsteuersätze;
- Währungen und Umrechnungen;
- erhaltene Zahlungen;
- Vertrieb über Plattformen;
- Gesamtzahlen nach Ländern.
Geschichte und Sicherheit
- Rückgabe und Rabatte;
- ursprüngliche Verkaufs-ID;
- VIU-DO-Konformität;
- Exportkopie und Berechtigungen;
- Aufbewahrungsfrist.
Bewahren Sie eine Kopie des Exports auf, bestätigen Sie die Datensicherung und vergewissern Sie sich, dass die Summen der Datensätze mit den zur Abrechnung übermittelten Daten übereinstimmen.
Notieren Sie den Steuersatz, nicht nur den Steuerbetrag
Bei einer späteren Rückgabe oder Überprüfung müssen Sie den für das Produkt, das Land und den Verkaufszeitpunkt geltenden Tarif erneut festlegen.
Der allgemeine Umfang des Verfahrens wird im VAT OSS-.
Können Sie Ihre Filial-, Zahlungs- und Lagerdaten nicht abgleichen?
Wir helfen bei der Organisation von OSS-Datensätzen, der Trennung lokaler Transaktionen und der Aufbereitung von Daten für Meldungen und Prüfungen.
VAT OSS Bibliothek
Wählen Sie links ein Thema aus. Rechts sehen Sie eine kurze Zusammenfassung und einen direkten Link zum entsprechenden Leitfaden.
Mehrwertsteuer OSS
Allgemeiner Leitfaden zum One-Stop-Shop-Mechanismus, den Verfahren, dem Land der Identifizierung und dem Land des Verbrauchs.
Lesen Sie den LeitfadenOSS-Mehrwertsteuerbeschränkung
Erläuterung der 10.000-Euro-Grenze, ihrer Berechnung und der Zeitpunkte, an denen sich der Besteuerungsort ändert.
Lesen Sie den LeitfadenWSTO und VAT OSS
Bedingungen für den innergemeinschaftlichen Fernabsatz von Waren, Empfänger und wichtigste Ausnahmen.
Lesen Sie den LeitfadenOSS und IOSS
Vergleich der Umsätze mit Waren innerhalb der EU mit den Importumsätzen aus einem Drittland.
Lesen Sie den LeitfadenVAT OSS-Registrierung
Separate Anweisungen zur Registrierung beim EU-OSS-Verfahren über das VIU-R-Formular.
Lesen Sie den LeitfadenVIU-DO
Ein praktischer Leitfaden zur vierteljährlichen Umsatzsteuererklärung (OSS), Währung EUR und UNR-Nummer.
Lesen Sie den LeitfadenVAT OSS-Korrektur
Regelungen zur Abwicklung von Rückerstattungen, Rabatten und Fehlern, die sich auf einen früheren Zeitraum beziehen.
Lesen Sie den LeitfadenOSS-Umsatzsteueraufzeichnungen
Der Umfang der für die Erstellung von Erklärungen und die anschließende Kontrolle von OSS-Abrechnungen erforderlichen Daten.
Lesen Sie den LeitfadenAbmeldung vom UStG-OSS
Rücknahme des Verfahrens und Änderung des Wohnsitzlandes.
Lesen Sie den LeitfadenMehrwertsteuerbefreiung OSS
Ausschlussgründe, Folgen und Bedingungen für die erneute Registrierung.
Lesen Sie den LeitfadenOSS-Mehrwertsteuerprüfung und Strafen
Risiken im Zusammenhang mit Fehlern, fehlenden Erklärungen, Zahlungsrückständen und unvollständigen Aufzeichnungen.
Lesen Sie den LeitfadenVAT OSS und Amazon FBA
Trennung von STO (Supplemental Store Order) von Lagerbewegungen und lokalen Verkäufen aus dem ausländischen Lager.
Lesen Sie den LeitfadenVAT OSS zu verkaufen ohne eigenes Lager
Analyse der Lieferkette und die Wahl zwischen OSS, IOSS und lokaler Mehrwertsteuer.
Lesen Sie den LeitfadenVAT OSS und Handelsplattformen
Fälle, in denen eine Plattform für Mehrwertsteuerzwecke als Lieferant angesehen werden kann.
Lesen Sie den LeitfadenMehrwertsteuer-OSS und B2B-Verkäufe
Unterscheidung des OSS-Verfahrens von IDT, INT, Lieferort und Reverse-Charge-Verfahren.
Lesen Sie den LeitfadenMehrwertsteuer-OSS für Verbraucherdienstleistungen
Dienstleistungen, bei denen der Steuerort im Land des Verbrauchers liegen kann.
Lesen Sie den LeitfadenVAT OSS und INTRASTAT
Erläuterung, warum das OSS-Verfahren die statistischen Verpflichtungen nicht ersetzt.
Lesen Sie den LeitfadenRechnungen, KSeF, JPK und Kasse
Das Verhältnis zwischen dem OSS-Verfahren und den nationalen Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten.
Lesen Sie den LeitfadenOSS oder lokale Mehrwertsteuer
Szenarien, in denen das Verfahren die Registrierung und Anmeldung in einem anderen Land nicht ersetzt.
Lesen Sie den LeitfadenKMU-Verfahren und Mehrwertsteuer-OSS
Vergleich zweier separater Lösungen für grenzüberschreitende Mehrwertsteuerabrechnungen.
Lesen Sie den LeitfadenMehrwertsteuer wird bei OSS erhoben
Möglichkeiten zur Rückerstattung der Mehrwertsteuer auf Kosten, die nicht in der OSS-Erklärung enthalten sind.
Lesen Sie den LeitfadenOSS-Verfahren für Nicht-Gewerkschaftsmitglieder
Förderprogramm für förderfähige Verbraucherdienstleistungen von Unternehmen außerhalb der EU.
Lesen Sie den LeitfadenFester Geschäftssitz
Der Einfluss einer Betriebsstätte auf die Wahl des Identifikationslandes und den Geltungsbereich der OSS-Niederlassung.
Lesen Sie den LeitfadenEU-Sondergebiete
Bereiche, die eine gesonderte Analyse des territorialen Anwendungsbereichs der EU-Mehrwertsteuer erfordern.
Lesen Sie den LeitfadenGeschenkkarten und Gutscheine
Abrechnung von Einweg- und Mehrzweckgutscheinen und Zeitpunkt der Mehrwertsteuerpflicht.
Lesen Sie den LeitfadenBenötigen Sie Daten, die mit der OSS-Umsatzsteuererklärung übereinstimmen?
Bereiten Sie vor Quartalsabschluss einen konsistenten Transaktionsexport vor und senden Sie VIU-DO.
OSS-Umsatzsteueraufzeichnungen – Fragen und Antworten
Zehn Jahre nach Ende des Jahres, in dem die Transaktion getätigt wurde.
Nein. Zu den Aufzeichnungen gehören auch Transaktionsqualifizierung, Standortnachweise, Zahlungen, Transport und Anpassungen.
Nicht immer. Es muss mit Logistik, Zahlungen, Gebühren und Verkäufen außerhalb der Plattform kombiniert werden.
Ja, sofern die Daten sicher, vollständig und für den erforderlichen Zeitraum verfügbar sind und elektronisch weitergegeben werden können.
Nein. Die Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen für 10 Jahre bleibt auch nach Beendigung des Verfahrens bestehen.
Es kann aus mehreren zusammenhängenden Quellen bestehen, sofern diese zusammen einen vollständigen Datensatz ergeben, die Rekonstruktion der Transaktion ermöglichen und effizient elektronisch zur Verfügung gestellt werden können.
