Umsatzsteuererklärungen im Ausland in 30 europäischen Ländern

Eine Umsatzsteuererklärung ist ein offizielles Dokument, das beim Finanzamt (in Polen oder im Ausland) eingereicht wird und in dem ein Unternehmen den Umsatz, die geschuldete Steuer und die Vorsteuer (aus Einkäufen) angibt. Sie dient zur Berechnung der zu zahlenden Steuer oder einer etwaigen Rückerstattung . In der Europäischen Union können Umsatzsteuererklärungen je nach den jeweiligen nationalen Vorschriften monatlich, vierteljährlich oder jährlich eingereicht werden.

Eine Umsatzsteuer-Nullmeldung ist eine Meldung, in der ein Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum keine steuerpflichtigen Umsätze oder Einkäufe angibt, aber weiterhin als umsatzsteuerpflichtig registriert ist. Trotz des fehlenden Umsatzes verlangen die meisten Länder die fristgerechte Abgabe einer solchen Meldung („Nullmeldung“), um Strafen wegen Nichterfüllung der Steuerpflichten zu vermeiden.

Der Prozess sollte mit der Überprüfung Ihrer Registrierungspflichten . Prüfen Sie, ob Sie Umsatzgrenzen überschritten haben (z. B. gemäß der Mehrwertsteuer-OSS – 10.000 € für die gesamte EU) oder ob die Art Ihres Geschäfts (z. B. Warenlagerung im Ausland) eine lokale Umsatzsteuerregistrierung erfordert. Im nächsten Schritt beantragen Sie eine ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und ermitteln die lokalen Fristen für die Abgabe Ihrer Steuererklärungen.

Jedes Unternehmen, das über eine aktive Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Ausland , ist verpflichtet, innerhalb der gesetzlichen Fristen (die in jedem Land unterschiedlich sind) Erklärungen abzugeben.

Um zu prüfen, ob eine EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aktiv ist, können Sie die EU-VIES-Datenbank nutzen. Denken Sie daran, stets zu überprüfen, ob die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Geschäftspartners aktiv ist, da dies die Art der Rechnungsstellung bestimmt.

Nein, es handelt sich um zwei verschiedene Dokumente zur Meldung unterschiedlicher Transaktionsarten. Die wichtigsten Unterschiede sind:

Die Mehrwertsteuer-OSS-Erklärung (One-Stop-Shop-Erklärung) ist eine vereinfachte, vierteljährliche Erklärung (in Polen das Formular VIU-DO), die ausschließlich zur Abrechnung von Verkäufen von Waren und Dienstleistungen an Privatpersonen (B2C) in anderen EU-Ländern verwendet wird. Dank dieser Erklärung müssen Sie sich, solange Sie Waren nur aus Ihrem Wohnsitzland versenden, nicht in jedem Land separat für die Mehrwertsteuer registrieren. Anstatt also 20 Erklärungen an 20 Länder zu senden, reichen Sie nur eine in Polen ein.

Eine Umsatzsteuererklärung (z. B. JPK_V7 in Polen oder lokale Umsatzsteueranmeldungen im Ausland) dient der Abrechnung von Inlandsverkäufen, Einkäufen (Umsatzsteuerabzug) und B2B-Transaktionen (Geschäftsbeziehungen), Importen, Exporten, nicht-transaktionalen Lieferungen oder EU-Erwerben. Wenn Sie in einem anderen Land umsatzsteuerlich registriert sind (z. B. in Deutschland, weil Sie dort ein Lager haben), reichen Sie dort eine lokale Umsatzsteuererklärung .

Grundlage für die Abwicklung der Mehrwertsteuer im Ausland ist die Mehrwertsteuererklärung, in der Ihre Transaktionen in einem bestimmten Land erfasst werden.

• B2B-Rechnungen für Verkäufe und Einkäufe
• Liefernachweis der Waren (z. B. CMR-Frachtbriefe) – erforderlich bei einem Satz von 0 %
• Importdokumente
• Kopien von Bestellungen/Verträgen mit Auftragnehmern

Ja, das ist besonders vorteilhaft, wenn Sie beispielsweise Waren nur in einem Land lagern, aber in viele andere Länder exportieren. Sie können dann VAT OSS nutzen und sich nur in den Ländern umsatzsteuerlich registrieren, in die Sie Waren versenden. Dadurch vermeiden Sie zusätzliche Meldepflichten und sparen erhebliche Kosten.

Die Fristen für die Mehrwertsteuerzahlung variieren je nach Land . Sie fallen in der Regel mit der Frist für die Abgabe der Steuererklärung zusammen (z. B. bis zum 20. oder 25. des Monats nach dem Abrechnungszeitraum). Bitte beachten Sie, dass Auslandsüberweisungen länger dauern können und die Steuer erst dann als bezahlt gilt, wenn der Betrag dem Konto des Finanzamts gutgeschrieben wurde.

Die Strafen hängen von den örtlichen Gesetzen ab und können Folgendes umfassen:

• Verwaltungs- oder Geldbußen.
• Bei verspäteter Zahlung werden Verzugszinsen auf den ausstehenden Betrag erhoben.

Die Mehrwertsteuersätze ändern sich jährlich. Die aktuellen Mehrwertsteuersätze (identisch mit den EU-Daten) finden Sie in unserem Blog. Siehe: Aktuelle EU-Mehrwertsteuersätze 2026.

Beachten Sie außerdem, dass für B2B-Transaktionen (Business-to-Business) innerhalb der EU häufig ein Steuersatz von 0 % (ICS) gilt, sofern der Vertragspartner über eine EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt. Bei B2C-Online-Verkäufen (Consumer-to-Consumer) gilt ab einem Wert von 10.000 EUR der für das Land des Verbrauchers geltende Mehrwertsteuersatz , es sei denn, Sie nutzen das Mehrwertsteuer-OSS-Verfahren.

Die Häufigkeit der Meldung hängt vom jeweiligen Landesrecht und vom Umsatz ab. Monatliche oder vierteljährliche Meldungen . Einige Länder (z. B. Deutschland und Luxemburg) verlangen zudem eine konsolidierte Jahressteuererklärung, die das gesamte Steuerjahr zusammenfasst.

Mehrwertsteuererstattungen im Ausland (z. B. für Treibstoff, Hotels, Messen) können auf zwei Arten beantragt werden:

1. Sie können die zu viel gezahlte Vorsteuer in Ihrer ausländischen Umsatzsteuererklärung angeben (sofern Sie in dem betreffenden Land umsatzsteuerlich registriert sind). In den meisten Ländern wird die Rückerstattung automatisch Ihrem Steuerkonto gutgeschrieben. In einigen Ländern müssen Sie jedoch einen separaten Antrag auf Umsatzsteuererstattung stellen. Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie in dem Land, in dem Sie Ihre Einkäufe getätigt haben,
2. Über das VAT-REF-Verfahren (Einreichung über das e-Deklaracje-System beim polnischen Finanzamt für EU-Ausgaben). Diese Option steht , in dem Sie Ihre Einkäufe getätigt haben, keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzen

Der Zeitpunkt, zu dem eine Steuerpflicht entsteht, hängt von der Art des Geschäfts ab. In der Regel ist dies der Zeitpunkt, an dem eine Dienstleistung erbracht oder Waren geliefert werden . In vielen Ländern löst auch die Ausstellung einer Rechnung vor der Lieferung eine Steuerpflicht aus. Prüfen Sie stets die lokalen Vorschriften, da diese häufig von den polnischen Rechnungslegungsgrundsätzen abweichen.

Ausländische Kostenrechnungen werden zum durchschnittlichen Wechselkurs der Nationalbank der Philippinen (NBP) vom letzten Geschäftstag vor dem Steuerfälligkeitsdatum (bzw. Rechnungsdatum) in die Landeswährung umgerechnet. Sie werden üblicherweise in der Umsatzsteuererklärung als Dienstleistungseinfuhr oder innergemeinschaftlicher Warenerwerb (ICAO) angegeben, was, sofern die Regelungen für Schnellkorrekturen eingehalten werden, steuerneutral ist (Vorsteuer = Umsatzsteuer).

Innergemeinschaftliche Transaktionen (IKT) basieren auf dem Reverse-Charge-Verfahren . Der Verkäufer stellt eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer (0 % oder „NP“) aus, und der Käufer ist verpflichtet, die Mehrwertsteuer zum in seinem Land geltenden Satz zu berechnen und einzubehalten . Voraussetzung ist, dass beide Parteien über eine gültige EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im VIES-System verfügen und einen Liefernachweis erbringen.