Registres de TVA OSS – quelles données doivent être conservées pendant 10 ans ?
Les enregistrements OSS sont destinés à permettre la reconstitution de chaque transaction : depuis le lieu de stockage des marchandises et le pays de consommation jusqu’au paiement et à la correction ultérieure.
Vous conservez les données pendant 10 ans à compter de la fin de l'année de la transaction et les mettez à disposition par voie électronique sur demande de l'administration compétente.
Chaque enregistrement doit relier sept zones
Un rapport de ventes ne suffit pas. Les données doivent inclure la qualification des transactions, la logistique, les aspects fiscaux et financiers, ainsi qu'un historique complet des modifications.
Client et lieu
État de la consommation et preuve de la localisation du client.
Biens ou services
Type de service, articles, quantités et identifiants.
Logistique
Lieu de départ et d'arrivée du transport et de l'entreposage.
Impôt
Base de TVA, devise, taux et montant.
Paiement
Date, identifiant, avances et montants effectivement reçus.
plateforme de trading
Identifiant du canal et détermination de la personne responsable du règlement de la TVA.
Corrections
Documents d'annulation, de remboursement, de réduction et de correction.
Conservez l'identifiant de la transaction d'origine afin de pouvoir faire des allers-retours entre la vente et la monnaie.
Le champ d’application des registres découle notamment de l’article 63c du règlement d’exécution. La Commission le décrit dans les documents relatifs aux registres et aux contrôles publiés dans l’OSS.
Quelles informations les enregistrements OSS doivent-ils contenir ?
La source des données peut varier, mais chaque élément doit avoir un propriétaire, une validation et une date de fin de conservation définie.
| Champ | Source | Validation | Rétention | Une erreur courante | Nécessaire pour |
|---|---|---|---|---|---|
| L'état de la consommation | Règles relatives aux magasins et à la TVA | Preuves de localisation | 10 ans | Pays sélectionné manuellement | VIU-DO |
| Type de produit ou de service | Catalogue de produits | Code article et description | 10 ans | Description trop générale | Taux |
| Date de livraison ou de service | Commande et logistique | événement fiscal | 10 ans | Date de commande au lieu de date de livraison | Période |
| assiette fiscale | Système de vente | Total des articles et des remises | 10 ans | Pas de réduction | VIU-DO |
| Monnaie de transaction | Commande | Code de devise | 10 ans | Monnaie sans taux de change | Conversion |
| taux de TVA | moteur fiscal | Produit et état | 10 ans | Actuel plutôt qu'historique | Contrôle |
| Montant de la TVA et devise | Système de vente | Base × taux | 10 ans | Différences d'arrondi | VIU-DO |
| Paiement et date | Opérateur de paiement | ID de paiement | 10 ans | Aucun lien avec la commande | Contrôle |
| Avance | Paiements et comptabilité | Date de réception | 10 ans | Paiement anticipé non effectué | Période |
| Facture | Système de facturation | Numéro et date | 10 ans | Facture sans enregistrement OSS | Preuve |
| Remboursement, réduction ou correction | Gestion des retours | Numéro d'identification de la vente originale | 10 ans | Autorisation de vente | Ajustement |
| Preuves de localisation | Magasin, banque, chaîne | Cohérence des preuves | 10 ans | Seul le pays figurant sur le formulaire | Place de TVA |
| Début et fin du transport | Transporteur et entrepôt | Itinéraire réel | 10 ans | Siège social plutôt qu'un entrepôt | WSTO |
| Numéro de TVA et entrepôt | Système d'entrepôt | Lieu d'expédition | 10 ans | Numéro de pays sans stock | TVA locale |
| Règlement de la plateforme et de la TVA | Rapport de la plateforme | Le rôle d'un fournisseur reconnu | 10 ans | Double démonstration | Contrôle |
Un seul pays indiqué par le client peut ne pas suffire
Pour les services, notamment les télécommunications, la radiodiffusion et les services électroniques, le type et la quantité de preuves dépendent de la règle spécifique.
Données fournies lors de la vente
- adresse de facturation;
- adresse de résidence permanente;
- autres informations commerciales.
Confirmation indépendante
- Adresse IP ;
- coordonnées bancaires ;
- Code pays de la carte SIM.
Une commande DE → FR et un retour après huit mois
Avec WSTO, ce sont les lieux d'expédition et de livraison réels qui importent. Les ventes doivent être liées à l'entrepôt allemand, au client français et aux ajustements ultérieurs.
Entrepôt en Allemagne, client en France
Consultez également WSTO et VAT OSS et VAT OSS et Amazon FBA.
- Numéro de commande
- ORD-0842
- Produit
- SKU-114
- Entrepôt
- DE-BER-02
- La date de livraison
- 15.03.2026
- taux de TVA
- France
- devise de vente
- GBP
- Monnaie OSS
- EUR
- Paiement
- PAY-98471
- La période primitive
- 1er trimestre 2026
L'ajustement conserve le pays, le taux, le taux de change et la période de facturation d'origine.
À LIRE AUSSI : ORD-0842TVA en Europe.
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Immatriculation, tarifs, déclarations et obligations locales – spécifiquement décrites pour chaque pays où vous réalisez des ventes.
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de la République tchèque
2026Guide de la TVA 2026
TVA
en République tchèque
de la Belgique
2026Guide de la TVA 2026
TVA
en Belgique
de l'Espagne
2026Guide de la TVA 2026
TVA
en Espagne
La correction nécessite la version originale de la transaction
Pour un retour sur investissement sur un an, vous devez conserver les données utilisées au moment de la vente. Ne recalculez pas l'ancien enregistrement avec le nouveau taux et ne remplacez pas la vente initiale par celle-ci.
Ventes à partir de 2026.
- Pays
- France
- Taux
- Historique
- Cours
- À partir de la période de vente
- Quart
- 1er trimestre 2026
Remboursement ou réduction
- Lien
- ID de vente
- Cause
- Remboursement ou réduction
- Somme
- Valeur du changement
- Histoire
- Aucune réécriture
Pour chaque correction, remontez à la vente initiale, puis de cette dernière à toutes les modifications ultérieures. Les détails du règlement sont décrits dans la correction de TVA OSS.
Vous comptez dix ans à partir de la fin de l'année de la transaction
La désinscription à OSS ne met pas fin à l'obligation de conserver les données.
- 115.03.2026
Ventes couvertes par OSS.
- 231.12.2026
La fin de l'année à partir de laquelle vous comptez vos règles.
- 10Années 2027–2036
Les archives restent complètes et disponibles sous forme électronique.
- ✓Après le 31 décembre 2036
Date de fin de rétention la plus proche pour cette transaction.
La politique de suppression des données doit également être conforme aux autres obligations légales. La Commission confirme que le délai de 10 ans reste applicable même après la clôture de la procédure OSS.
La capture d'écran du magasin ne constitue pas un enregistrement complet
Il est plus sûr de conserver une exportation machine avec des descriptions de champs, un dictionnaire de codes et des contrôles d'exhaustivité.
Exportation transactionnelle simple
Fonctionne bien avec un grand nombre d'enregistrements et des vérifications automatiques des totaux.
- un enregistrement ou des éléments non ambigus ;
- noms de colonnes fixes ;
- Formats de date et de devise compatibles.
Fichier contenant la description et le contrôle
Il peut contenir un dictionnaire de champs, une feuille de calcul de sommes de contrôle et une description des règles d'exportation.
- description des codes et des sources ;
- totaux par pays et par taux ;
- Liaison claire des corrections.
Le pays de consommation peut demander des données détaillées
Les documents doivent être prêts pour un transfert électronique via le pays d'identification.
Demande de données
L'administration précise le champ d'application, la période et la date limite de soumission des documents.
Exportation et rapprochement
Le fichier doit combiner les enregistrements de transactions avec les déclarations et les corrections.
Récupération des ventes
Chaque montant doit avoir une source, une preuve et un historique clair des modifications.
Le non-respect persistant des obligations peut entraîner l' exclusion du système OSS de TVA. La procédure complète est décrite dans le guide relatif aux inspections et aux sanctions du système OSS de TVA.
Vérifiez les données avant de clôturer la période
Un contrôle régulier réduit le nombre de clarifications manuelles avant la préparation du VIU-DO.
Complétude
- tous les canaux de vente ;
- commandes en double ;
- distinction entre B2B et B2C ;
- preuve de localisation ;
- lieu d'expédition.
Impôts et argent
- Taux de TVA ;
- devises et conversions ;
- paiements reçus;
- ventes via des plateformes ;
- Totaux par pays.
Histoire et sécurité
- retours et remises ;
- Numéro d'identification de la vente d'origine ;
- Conformité VIU-DO ;
- Copie d'exportation et autorisations ;
- date de fin de conservation.
Conservez une copie de l'exportation, confirmez la sauvegarde et vérifiez que les totaux des enregistrements correspondent aux données soumises pour la facturation.
Enregistrez le taux, et non seulement le montant de la taxe
En cas de retour ou d'inspection ultérieure, vous devez recréer le taux approprié au produit, au pays et à la date de vente.
La portée générale de la procédure est expliquée dans le VAT OSS.
Impossible de faire correspondre les informations relatives à votre magasin, à vos paiements et à votre entrepôt ?
Nous vous aidons à organiser les enregistrements OSS, à séparer les transactions locales et à préparer les données pour les déclarations et les audits.
Bibliothèque VAT OSS
Sélectionnez un sujet à gauche. À droite, vous verrez un bref résumé et un lien direct vers le guide correspondant.
TVA OSS
Guide général du mécanisme du guichet unique, des procédures, du pays d'identification et du pays de consommation.
Lisez le guideLimite de TVA OSS
Explication du seuil de 10 000 EUR, de son mode de calcul et des conditions de changement du lieu d’imposition.
Lisez le guideWSTO et TVA OSS
Conditions applicables aux ventes à distance de biens au sein de la Communauté, destinataires et principales exclusions.
Lisez le guideOSS et IOSS
Comparaison des ventes de biens situés dans l'UE avec les importations en provenance d'un pays tiers.
Lisez le guideEnregistrement à la TVA OSS
Instructions séparées pour l'inscription à la procédure OSS de l'UE via le formulaire VIU-R.
Lisez le guideVIU-DO
Guide pratique de la déclaration trimestrielle de TVA OSS, en devise EUR et avec le numéro UNR.
Lisez le guideCorrection de TVA OSS
Règles de règlement des remboursements, des remises et des erreurs relatives à une période antérieure.
Lisez le guideRegistres de TVA OSS
L’étendue des données nécessaires à l’établissement des déclarations et au contrôle ultérieur des règlements OSS.
Lisez le guideRadiation du système OSS de TVA
Retrait de la procédure et changement de pays d'identification.
Lisez le guideExclusion de TVA OSS
Motifs d’exclusion, conséquences et conditions de réinscription.
Lisez le guideContrôle et pénalités de TVA OSS
Risques liés aux erreurs, aux déclarations manquantes, aux arriérés et aux dossiers incomplets.
Lisez le guideTVA OSS et Amazon FBA
Séparation des STO des mouvements de stock et des ventes locales à partir de l'entrepôt étranger.
Lisez le guideTVA OSS à vendre sans entrepôt propre
Analyse de la chaîne d'approvisionnement et choix entre OSS, IOSS et TVA locale.
Lisez le guidePlateformes de TVA OSS et de trading
Cas dans lesquels une plateforme peut être considérée comme un fournisseur aux fins de la TVA.
Lisez le guideTVA OSS et ventes interentreprises
Distinguer la procédure OSS de la procédure IDT, INT, du lieu de fourniture et de l'autoliquidation.
Lisez le guideTVA OSS pour les services aux consommateurs
Services dont le lieu d'imposition peut se situer dans le pays du consommateur.
Lisez le guideTVA OSS et INTRASTAT
Explication des raisons pour lesquelles la procédure OSS ne remplace pas les obligations statistiques.
Lisez le guideFactures, KSeF, JPK et caisse enregistreuse
La relation entre la procédure OSS et les obligations nationales en matière de documentation et de tenue de registres.
Lisez le guideTVA OSS ou locale
Scénarios dans lesquels la procédure ne remplace pas l'enregistrement et la déclaration dans un autre pays.
Lisez le guideProcédure PME et système OSS de TVA
Comparaison de deux solutions distinctes pour le règlement transfrontalier de la TVA.
Lisez le guideTVA facturée à OSS
Moyens de récupérer la TVA sur les coûts non inclus dans la déclaration OSS.
Lisez le guideProcédure OSS pour les non-syndicats
Dispositif hors UE pour les services aux consommateurs éligibles fournis par des entreprises hors UE.
Lisez le guidesiège social permanent
L’influence d’un établissement stable sur le choix du pays d’identification et l’étendue de l’établissement OSS.
Lisez le guideterritoires spéciaux de l'UE
Domaines nécessitant une analyse distincte du champ d'application territorial de la TVA de l'UE.
Lisez le guideCartes-cadeaux et bons d'achat
Règlement des bons à usage unique et à usages multiples et date d’exigibilité de la TVA.
Lisez le guideAvez-vous besoin de données conformes à la déclaration de TVA OSS ?
Préparez une exportation transactionnelle cohérente avant la clôture du trimestre et l'envoi du formulaire VIU-DO.
Enregistrements de TVA OSS - Questions et réponses
Dix ans à compter de la fin de l'année au cours de laquelle la transaction a été effectuée.
Non. Les enregistrements comprennent également la qualification des transactions, les preuves de localisation, les paiements, le transport et les ajustements.
Pas toujours. Il faut la combiner avec la logistique, les paiements, les tarifs et les ventes hors plateforme.
Oui, si les données sont sécurisées, complètes, disponibles pendant la période requise et peuvent être partagées électroniquement.
Non. L’obligation de conserver les documents pendant 10 ans reste en vigueur même après la clôture de la procédure.
Il peut comprendre plusieurs sources connexes si, ensemble, elles constituent un enregistrement complet, permettent la reconstitution de la transaction et peuvent être mises à disposition efficacement par voie électronique.
