Registri IVA OSS: quali dati devono essere conservati per 10 anni?
I dati OSS hanno lo scopo di consentire la ricostruzione di ogni transazione: dall'ubicazione delle merci e dal paese di consumo al pagamento e alla successiva rettifica.
I dati vengono conservati per 10 anni a partire dalla fine dell'anno in cui è stata effettuata la transazione e resi disponibili elettronicamente su richiesta dell'amministrazione competente.
Ogni record deve collegare sette aree
Un semplice rapporto di vendita non è sufficiente. La documentazione deve includere la qualificazione della transazione, la logistica, gli aspetti fiscali e finanziari, nonché una cronologia completa delle modifiche.
Cliente e luogo
Stato di consumo e prova dell'ubicazione del cliente.
beni o servizi
Tipologia di servizio, articoli, quantità e identificativi.
Logistica
Luogo di partenza e di arrivo del trasporto e del deposito.
Tassare
Base imponibile IVA, valuta, aliquota e importo.
Pagamento
Data, ID, anticipi e importi effettivamente ricevuti.
Piattaforma di trading
Identificazione del canale e determinazione di chi versa l'IVA.
Correzioni
Documento di cancellazione, rimborso, sconto e rettifica.
Memorizza l'ID della transazione originale in modo da poter passare agevolmente dalla vendita al resto.
L'ambito di applicazione dei documenti deriva, tra l'altro, dall'articolo 63c del regolamento di esecuzione. La Commissione lo descrive nel materiale relativo ai documenti e ai controlli contenuto nel documento OSS.
Quali informazioni dovrebbero contenere i record OSS?
La fonte dei dati può variare, ma ogni elemento deve avere un responsabile, una convalida e una data di fine conservazione predefinita.
| Campo | Fonte | Validazione | Ritenzione | Un errore comune | Necessario per |
|---|---|---|---|---|---|
| Lo stato del consumo | Regolamento negozi e IVA | prove di localizzazione | 10 anni | Paese selezionato manualmente | VIU-DO |
| Tipo di prodotto o servizio | Catalogo prodotti | Codice articolo e descrizione | 10 anni | Descrizione troppo generica | Valutare |
| Data di consegna o di servizio | Ordini e logistica | Evento fiscale | 10 anni | Data dell'ordine anziché data di consegna | Periodo |
| base imponibile | Sistema di vendita | Totale articoli e sconti | 10 anni | Nessuno sconto | VIU-DO |
| Valuta di transazione | Ordine | Codice valuta | 10 anni | Valuta senza tasso di cambio | Conversione |
| aliquota IVA | Motore di tassazione | Prodotto e stato | 10 anni | Attuale invece che storico | Controllare |
| Importo e valuta dell'IVA | Sistema di vendita | Base × tasso | 10 anni | Differenze di arrotondamento | VIU-DO |
| Pagamento e data | Operatore di pagamento | ID di pagamento | 10 anni | Nessun collegamento con l'ordine | Controllare |
| Anticipo | Pagamenti e contabilità | Data di ricezione | 10 anni | Pagamento anticipato saltato | Periodo |
| Fattura | Sistema di fatturazione | Numero e data | 10 anni | Fattura senza record OSS | Prova |
| Rimborso, sconto o correzione | Gestione dei resi | ID di vendita originale | 10 anni | SalesOverride | Regolazione |
| prove di localizzazione | Negozio, banca, catena | Coerenza delle prove | 10 anni | Solo il paese dal modulo | lavoro IVA |
| Inizio e fine del trasporto | Trasportatore e magazzino | Percorso effettivo | 10 anni | Sede centrale anziché magazzino | WSTO |
| Partita IVA e magazzino | Sistema di armadi | Luogo di spedizione | 10 anni | Nessun numero di paese disponibile | IVA locale |
| Piattaforma e liquidazione IVA | Rapporto sulla piattaforma | Il ruolo di un fornitore riconosciuto | 10 anni | Doppia dimostrazione | Controllare |
Un solo paese inserito dal cliente potrebbe non essere sufficiente
Per i servizi, in particolare quelli di telecomunicazione, radiodiffusione e servizi elettronici, il tipo e la quantità di prove dipendono dalla specifica normativa.
Dati forniti al momento della vendita
- Indirizzo di fatturazione;
- indirizzo di residenza permanente;
- altre informazioni commerciali.
Conferma indipendente
- Indirizzo IP;
- coordinate bancarie;
- Codice paese della scheda SIM.
Un ordine DE → FR e restituzione dopo otto mesi
Con WSTO, ciò che conta è il luogo effettivo di spedizione e consegna. Le vendite devono essere collegate al magazzino tedesco, al cliente francese e ai successivi adeguamenti.
Magazzino in Germania, cliente in Francia
Controlla anche WSTO e VAT OSS e VAT OSS e Amazon FBA.
- ID ordine
- ORD-0842
- Prodotto
- Codice articolo 114
- Magazzino
- DE-BER-02
- Data di consegna
- 15.03.2026
- aliquota IVA
- Francia
- Valuta di vendita
- Sterlina inglese
- Valuta OSS
- euro
- Pagamento
- PAY-98471
- Il periodo primitivo
- Primo trimestre 2026
La rettifica mantiene il paese, l'aliquota, il tasso di cambio e il periodo di fatturazione originali.
CORRELATO: ORD-0842IVA in Europa.
Scegli il tuo mercato.
Registrazione, tariffe, dichiarazioni e obblighi locali: descritti nello specifico per ogni Paese in cui effettuate vendite.
In primo piano
Più frequentemente scelto
Germania,
scelta più frequenteGuida IVA 2026
IVA
in Germania
Italia 2026
Guida IVA 2026
IVA
in Italia
Francia 2026
Guida IVA 2026
IVA
in Francia
dei Paesi Bassi
2026Guida IVA 2026
IVA
nei Paesi Bassi
della Repubblica Ceca
2026Guida IVA 2026
IVA
nella Repubblica Ceca
del Belgio
2026Guida IVA 2026
IVA
in Belgio
della Spagna
2026Guida IVA 2026
IVA
in Spagna
La correzione richiede la versione originale della transazione
Per una dichiarazione dei redditi annuale, è comunque necessario utilizzare i dati in uso al momento della vendita. Non ricalcolare il vecchio record con la nuova tariffa e non sostituire la vendita originale con essa.
Vendite a partire dal 2026.
- Paese
- Francia
- Valutare
- Storico
- Corso
- Dal periodo di vendita
- Trimestre
- Primo trimestre 2026
Rimborso o sconto
- Collegamento
- ID di vendita
- Causa
- Rimborso o sconto
- Somma
- Valore del cambiamento
- Storia
- Nessuna sovrascrittura
Da ciascuna correzione, risalire alla vendita iniziale e da quest'ultima a tutte le modifiche successive. I dettagli della liquidazione sono descritti nella correzione OSS IVA.
Si contano dieci anni a partire dalla fine dell'anno della transazione
La cancellazione dalla piattaforma OSS non estingue l'obbligo di conservazione dei dati.
- 115.03.2026
Vendite coperte da OSS.
- 231.12.2026
La fine dell'anno a partire dal quale si calcola il ciclo mestruale.
- 10Anni 2027–2036
I documenti rimangono completi e disponibili in formato elettronico.
- ✓Dopo il 31 dicembre 2036
Data di scadenza più vicina per questa transazione.
La politica di cancellazione dei dati deve essere coerente anche con gli altri obblighi di legge. La Commissione conferma che il periodo di 10 anni rimane in vigore anche dopo la conclusione della procedura OSS.
Lo screenshot del negozio non è una registrazione completa
La soluzione più sicura è mantenere un'esportazione dei dati della macchina con descrizioni dei campi, un dizionario dei codici e controlli di completezza.
Esportazione transazionale semplice
Funziona bene con un gran numero di record e con i controlli automatici del totale.
- un record o elementi inequivocabili;
- nomi di colonna fissi;
- Formati di data e valuta compatibili.
File con descrizione e controllo
Può contenere un dizionario dei campi, un foglio di calcolo per il checksum e una descrizione delle regole di esportazione.
- descrizione dei codici e delle fonti;
- totali per paese e percentuale;
- Collegamento chiaro delle correzioni.
Il paese di consumo potrebbe richiedere dati dettagliati
I documenti devono essere pronti per il trasferimento elettronico tramite il paese di identificazione.
Richiesta di dati
L'amministrazione indica l'ambito, il periodo e la scadenza per la presentazione della documentazione.
Esportazione e riconciliazione
Il file deve combinare le registrazioni delle transazioni con le dichiarazioni e le correzioni.
Recupero delle vendite
Per ogni importo è necessario fornire una fonte, una prova e una chiara cronologia delle variazioni.
La violazione ripetuta degli obblighi può comportare l'esclusione dal sistema OSS IVA. La procedura completa è descritta nella alle ispezioni e alle sanzioni del sistema OSS IVA.
Verificare i dati prima della chiusura del periodo
La verifica periodica riduce il numero di chiarimenti manuali necessari prima della preparazione del VIU-DO.
Completezza
- tutti i canali di vendita;
- ordini duplicati;
- distinzione tra B2B e B2C;
- prove dell'ubicazione;
- luogo di spedizione.
Tasse e denaro
- Aliquote IVA;
- valute e conversioni;
- pagamenti ricevuti;
- vendite tramite piattaforme;
- totali per paese.
Storia e sicurezza
- resi e sconti;
- ID di vendita originale;
- Conformità alle normative VIU-DO;
- Copia di esportazione e autorizzazioni;
- data di fine conservazione.
Conserva una copia dell'esportazione, conferma il backup e verifica che i totali dei record corrispondano ai dati inviati per la fatturazione.
Registra l'aliquota, non solo l'importo dell'imposta
In caso di restituzione o ispezione successiva, è necessario ricreare la tariffa appropriata per il prodotto, il paese e il momento della vendita.
La portata generale della procedura è illustrata nella VAT OSS.
Non riesci a far coincidere i dati del tuo negozio, del pagamento e del magazzino?
Aiutiamo a organizzare i record OSS, a separare le transazioni locali e a preparare i dati per dichiarazioni e verifiche.
Libreria OSS dell'IVA
Seleziona un argomento a sinistra. A destra, troverai un breve riepilogo e un link diretto alla guida corrispondente.
IVA OSS
Guida generale al meccanismo dello Sportello Unico, alle procedure, al paese di identificazione e al paese di consumo.
Leggi la guidaLimite IVA OSS
Spiegazione della soglia di 10.000 euro, come viene calcolata e quando cambia il luogo di tassazione.
Leggi la guidaWSTO e OSS IVA
Condizioni per le vendite intracomunitarie a distanza di beni, destinatari ed esclusioni più importanti.
Leggi la guidaOSS e IOSS
Confronto tra le vendite di beni prodotti all'interno dell'UE e le vendite di beni importati da un paese terzo.
Leggi la guidaRegistrazione OSS IVA
Istruzioni separate per la registrazione alla procedura EU OSS tramite il modulo VIU-R.
Leggi la guidaVIU-DO
Una guida pratica alla dichiarazione IVA trimestrale OSS, in valuta EUR e con codice UNR.
Leggi la guidaCorrezione OSS IVA
Regole per la liquidazione di rimborsi, sconti ed errori relativi a un periodo precedente.
Leggi la guidaRegistri IVA OSS
L'insieme dei dati necessari per la preparazione delle dichiarazioni e il successivo controllo dei pagamenti OSS.
Leggi la guidaCancellazione dal sistema OSS IVA
Ritiro dalla procedura e cambio del paese di identificazione.
Leggi la guidaEsclusione dall'IVA OSS
Motivi di esclusione, conseguenze e condizioni per la reiscrizione.
Leggi la guidaControllo IVA e sanzioni OSS
Rischi legati a errori, dichiarazioni mancanti, arretrati e documentazione incompleta.
Leggi la guidaVAT OSS e Amazon FBA
Separazione delle operazioni STO dai movimenti di magazzino e dalle vendite locali provenienti dal magazzino estero.
Leggi la guidaVendita di unità IVA OSS senza magazzino proprio
Analisi della catena di fornitura e scelta tra OSS, IOSS e IVA locale.
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Casi in cui una piattaforma può essere considerata un fornitore ai fini IVA.
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Distinguere la procedura OSS da IDT, INT, luogo di fornitura e inversione contabile.
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Servizi per i quali il luogo di tassazione può essere il paese del consumatore.
Leggi la guidaIVA OSS e INTRASTAT
Spiegazione del motivo per cui la procedura OSS non sostituisce gli obblighi statistici.
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Il rapporto tra la procedura OSS e gli obblighi nazionali di documentazione e tenuta dei registri.
Leggi la guidaOSS o IVA locale
Scenari in cui la procedura non sostituisce la registrazione e la dichiarazione in un altro paese.
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Confronto tra due soluzioni distinte per la liquidazione transfrontaliera dell'IVA.
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Modalità per recuperare l'IVA sui costi non inclusi nella dichiarazione OSS.
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L'influenza della presenza di una stabile organizzazione sulla scelta del paese di identificazione e sull'ambito di insediamento presso l'OSS.
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Preparare un'esportazione transazionale coerente prima della chiusura del trimestre e dell'invio del VIU-DO.
Registri IVA OSS - Domande e risposte
Dieci anni dalla fine dell'anno in cui è stata effettuata la transazione.
No. I registri includono anche la qualificazione della transazione, la prova dell'ubicazione, i pagamenti, il trasporto e le rettifiche.
Non sempre. Deve essere combinato con la logistica, i pagamenti, le tariffe e le vendite al di fuori della piattaforma.
Sì, a condizione che i dati siano sicuri, completi, disponibili per il periodo richiesto e condivisibili elettronicamente.
No. L'obbligo di conservare la documentazione per 10 anni rimane in vigore anche dopo la conclusione della procedura.
Può essere costituito da diverse fonti correlate se, nel loro insieme, creano una registrazione completa, consentono la ricostruzione della transazione e possono essere rese disponibili elettronicamente in modo efficiente.
