OSS-btw-gegevens – welke gegevens moeten 10 jaar bewaard worden?
De OSS-gegevens zijn bedoeld om de reconstructie van elke transactie mogelijk te maken: van de locatie van de goederen en het land van consumptie tot de betaling en de daaropvolgende correctie.
U bewaart de gegevens gedurende 10 jaar vanaf het einde van het jaar waarin de transactie plaatsvond en stelt deze op verzoek van de betreffende instantie elektronisch beschikbaar.
Elk record moet zeven gebieden met elkaar verbinden
Een verkooprapport alleen is niet voldoende. De gegevens moeten onder andere de kwalificatie van de transactie, logistiek, belastingen, financiën en een volledig overzicht van alle wijzigingen bevatten.
Klant en locatie
Consumptiestatus en bewijs van klantlocatie.
Goederen of diensten
Soort dienst, artikelen, aantallen en identificatiegegevens.
Logistiek
Plaats van aanvang en einde van transport en opslag.
Belasting
Btw-grondslag, valuta, tarief en bedrag.
Betaling
Datum, ID, voorschotten en daadwerkelijk ontvangen bedragen.
Handelsplatform
Kanaal-ID en bepaling van wie de btw afrekent.
Correcties
Annulerings-, terugbetalings-, kortings- en correctiedocument.
Bewaar het oorspronkelijke transactie-ID zodat u heen en weer kunt schakelen tussen de verkoop en de wissel.
De reikwijdte van de gegevens is onder meer gebaseerd op artikel 63c van de uitvoeringsverordening. De Commissie beschrijft dit in het materiaal over gegevens en controles in de OSS.
Welke informatie moeten de OSS-gegevens bevatten?
De gegevensbron kan variëren, maar elk item moet een eigenaar, validatie en een vastgestelde bewaartermijn hebben.
| Veld | Bron | Geldigmaking | Behoud | Een veelgemaakte fout | Nodig voor |
|---|---|---|---|---|---|
| De staat van consumptie | Winkel- en btw-regels | Locatiebewijs | 10 jaar | Land handmatig geselecteerd | VIU-DO |
| Soort product of dienst | Productcatalogus | Artikelcode en omschrijving | 10 jaar | Een te algemene beschrijving | Tarief |
| Datum van levering of dienstverlening | Bestelling en logistiek | Belastinggebeurtenis | 10 jaar | Besteldatum in plaats van leverdatum | Periode |
| Belastinggrondslag | Verkoopsysteem | Totaal aantal artikelen en kortingen | 10 jaar | Geen korting | VIU-DO |
| Transactievaluta | Volgorde | Valutacode | 10 jaar | Valuta zonder wisselkoers | Conversie |
| BTW-tarief | Belastingdienst | Product en staat | 10 jaar | Actueel in plaats van historisch | Controle |
| BTW-bedrag en valuta | Verkoopsysteem | Basis × tarief | 10 jaar | Afrondingsverschillen | VIU-DO |
| Betaling en datum | Betalingsoperator | Betalings-ID | 10 jaar | Geen verband met de bestelling | Controle |
| Voorschot | Betalingen en boekhouding | Datum van ontvangst | 10 jaar | Vooruitbetaling overgeslagen | Periode |
| Factuur | Facturatiesysteem | Nummer en datum | 10 jaar | Factuur zonder OSS-registratie | Bewijs |
| Terugbetaling, korting of correctie | Retourverwerking | originele verkoop-ID | 10 jaar | Verkoopoverride | Aanpassing |
| Locatiebewijs | Winkel, bank, keten | Consistentie van het bewijs | 10 jaar | Alleen het land uit het formulier | BTW-plaats |
| Begin en einde van het transport | Vervoerder en magazijn | Werkelijke route | 10 jaar | Hoofdkantoor in plaats van een magazijn | WSTO |
| BTW-nummer en magazijn | Magazijnsysteem | Verzendlocatie | 10 jaar | Geen voorraadnummer per land | Lokale btw |
| Platform- en btw-afrekening | Platformrapport | De rol van een erkende leverancier | 10 jaar | Dubbele demonstratie | Controle |
Eén door de klant ingevoerd land is mogelijk niet voldoende
Voor diensten, met name telecommunicatie, radio- en televisie-uitzendingen en elektronische diensten, hangen het type en de hoeveelheid bewijsmateriaal af van de specifieke regelgeving.
Gegevens worden verstrekt bij verkoop
- factuuradres;
- vast woonadres;
- Overige commerciële informatie.
Onafhankelijke bevestiging
- IP-adres;
- bankgegevens;
- Landcode van de simkaart.
Eén bestelling DE → FR en retour na acht maanden
Bij WSTO is de daadwerkelijke verzend- en leveringslocatie doorslaggevend. De verkoop moet gekoppeld worden aan het Duitse magazijn, de Franse klant en de daaropvolgende correcties.
Magazijn in Duitsland, klant in Frankrijk
Bekijk ook WSTO en VAT OSS en VAT OSS en Amazon FBA.
- Bestel-ID
- ORD-0842
- Product
- SKU-114
- Magazijn
- DE-BER-02
- Leveringsdatum
- 15.03.2026
- BTW-tarief
- Frankrijk
- Verkoopvaluta
- GBP
- OSS-valuta
- EUR
- Betaling
- PAY-98471
- De primitieve periode
- Q1 2026
De aanpassing behoudt het oorspronkelijke land, tarief, wisselkoers en factureringsperiode.
GERELATEERD: ORD-0842BTW in Europa.
Kies uw markt.
Registratie, tarieven, aangiften en lokale verplichtingen – specifiek beschreven voor elk land waar u verkoopactiviteiten ontplooit.
Uitgelicht
Meest gekozen
Duitsland
Meest gekozenBTW-gids 2026
BTW
in Duitsland
Italië 2026
BTW-gids 2026
BTW
in Italië
Frankrijk
Update 2026BTW-gids 2026
BTW
in Frankrijk
Nederland
Gids 2026BTW-gids 2026
BTW
in Nederland
voor Tsjechië
2026BTW-gids 2026
BTW
in Tsjechië
België
Gids 2026BTW-gids 2026
BTW
in België
Spanje
reisgids 2026BTW-gids 2026
BTW
in Spanje
Voor de correctie is de oorspronkelijke versie van de transactie vereist
Voor een aangifte over één jaar heeft u nog steeds de gegevens nodig die op het moment van de verkoop zijn gebruikt. Herbereken de oude gegevens niet met het nieuwe tarief en vervang de oorspronkelijke verkoop niet door de nieuwe gegevens.
Verkoopcijfers vanaf 2026.
- Land
- Frankrijk
- Tarief
- Historisch
- Cursus
- Vanaf de verkoopperiode
- Kwartaal
- Q1 2026
Terugbetaling of korting
- Link
- Verkoop-ID
- Oorzaak
- Terugbetaling of korting
- Som
- Waarde van verandering
- Geschiedenis
- Niet overschrijven
Ga vanuit elke correctie terug naar de oorspronkelijke verkoop en vanuit de oorspronkelijke verkoop naar alle daaropvolgende wijzigingen. Details van de afwikkeling worden beschreven in de btw-correctie (OSS).
Je telt tien jaar vanaf het einde van het jaar waarin de transactie plaatsvond
Uitschrijving bij OSS beëindigt de verplichting tot het bewaren van gegevens niet.
- 115.03.2026
Verkopen die onder OSS vallen.
- 231.12.2026
Het einde van het jaar vanaf welk je je menstruatie telt.
- 10Jaren 2027–2036
De gegevens blijven volledig en elektronisch beschikbaar.
- ✓Na 31 december 2036
Vroegst mogelijke einddatum voor de bewaartermijn van deze transactie.
Het beleid voor gegevensverwijdering moet ook in overeenstemming zijn met andere wettelijke verplichtingen. De Commissie bevestigt dat de periode van 10 jaar van kracht blijft, zelfs nadat de OSS-procedure is beëindigd.
De schermafbeelding van de winkel is geen volledig beeld
Het is het veiligst om een machine-export te bewaren met veldbeschrijvingen, een codewoordenboek en volledigheidscontroles.
Eenvoudige transactie-export
Werkt goed met grote aantallen records en automatische totaalcontroles.
- één record of ondubbelzinnige items;
- vaste kolomnamen;
- compatibele datum- en valutaformaten.
Bestand met beschrijving en controle
Het kan een veldwoordenboek, een checksum-spreadsheet en een beschrijving van de exportregels bevatten.
- beschrijving van codes en bronnen;
- totalen per land en percentage;
- Duidelijke koppeling van correcties.
Het land van consumptie kan gedetailleerde gegevens opvragen
De documenten moeten gereed zijn voor elektronische overdracht via het land van identificatie.
Gegevensverzoek
De administratie geeft de omvang, de periode en de deadline voor het indienen van de documenten aan.
Export en afstemming
Het bestand moet transactiegegevens, aangiften en correcties bevatten.
Verkoopherstel
Elk bedrag moet een bron, bewijs en een duidelijke wijzigingshistorie hebben.
Herhaaldelijk niet-naleven van verplichtingen kan leiden tot uitsluiting van de btw-vrijstellingsregeling (VAT OSS). De volledige procedure wordt beschreven in de inspectie- en sanctiehandleiding voor de btw-vrijstellingsregeling.
Controleer de gegevens voordat u de periode afsluit
Regelmatig controleren vermindert het aantal handmatige verduidelijkingen dat nodig is voordat de VIU-DO wordt opgesteld.
Volledigheid
- alle verkoopkanalen;
- dubbele bestellingen;
- onderscheid tussen B2B en B2C;
- bewijs van locatie;
- plaats van verzending.
Belasting en geld
- BTW-tarieven;
- valuta's en omrekeningen;
- ontvangen betalingen;
- verkoop via platforms;
- totalen per land.
Geschiedenis en veiligheid
- retouren en kortingen;
- originele verkoop-ID;
- VIU-DO-conformiteit;
- Exporteer kopie en machtigingen;
- einddatum van de bewaartermijn.
Bewaar een kopie van de export, controleer de back-up en verifieer of de totalen overeenkomen met de gegevens die voor facturering worden aangeleverd.
Noteer het tarief, niet alleen het belastingbedrag
Bij een eventuele retourzending of inspectie dient u het tarief opnieuw vast te stellen dat van toepassing is op het product, het land en het tijdstip van verkoop.
De algemene reikwijdte van de procedure wordt uitgelegd in de VAT OSS-.
Kunt u uw winkel-, betalings- en magazijngegevens niet met elkaar overeenstemmen?
Wij helpen bij het ordenen van OSS-gegevens, het scheiden van lokale transacties en het voorbereiden van gegevens voor aangiften en audits.
BTW OSS-bibliotheek
Selecteer een onderwerp aan de linkerkant. Aan de rechterkant ziet u een korte samenvatting en een directe link naar de betreffende handleiding.
BTW OSS
Algemene handleiding voor het One Stop Shop-mechanisme, procedures, land van identificatie en land van consumptie.
Lees de handleidingOSS btw-limiet
Toelichting op de drempel van € 10.000, hoe deze wordt berekend en wanneer de plaats van belastingheffing verandert.
Lees de handleidingWSTO en btw-OSS
Voorwaarden voor verkoop op afstand van goederen binnen de Gemeenschap, ontvangers en belangrijkste uitzonderingen.
Lees de handleidingOSS en IOSS
Vergelijking van de verkoop van goederen die zich in de EU bevinden met de importverkoop vanuit een derde land.
Lees de handleidingBTW OSS-registratie
Aparte instructies voor registratie bij de EU OSS-procedure via het VIU-R-formulier.
Lees de handleidingVIU-DO
Een praktische handleiding voor de OSS-kwartaal-btw-aangifte, euro en UNR-nummer.
Lees de handleidingBTW OSS-correctie
Regels voor de afhandeling van terugbetalingen, kortingen en fouten met betrekking tot een voorgaande periode.
Lees de handleidingOSS btw-administratie
De hoeveelheid gegevens die nodig is voor het opstellen van aangiften en de daaropvolgende controle van OSS-schikkingen.
Lees de handleidingUitschrijving uit het btw-systeem (VAT OSS)
Terugtrekking uit de procedure en wijziging van het land van identificatie.
Lees de handleidingUitsluiting van btw OSS
Redenen voor uitsluiting, gevolgen en voorwaarden voor herregistratie.
Lees de handleidingOSS btw-controle en boetes
Risico's gerelateerd aan fouten, ontbrekende verklaringen, achterstanden en onvolledige dossiers.
Lees de handleidingBTW OSS en Amazon FBA
Scheiding van STO van voorraadbewegingen en lokale verkopen vanuit het buitenlandse magazijn.
Lees de handleidingBTW-plichtige OSS te koop zonder eigen magazijn
Analyse van de toeleveringsketen en de keuze tussen OSS, IOSS en lokale btw.
Lees de handleidingBTW-OSS en handelsplatformen
Situaties waarin een platform voor btw-doeleinden als leverancier kan worden beschouwd.
Lees de handleidingBTW-vrijstelling en zakelijke verkopen
Het onderscheiden van de OSS-procedure van IDT, INT, plaats van levering en omgekeerde heffing.
Lees de handleidingBTW-vrijstelling voor consumentendiensten
Diensten waarbij de plaats van belastingheffing zich in het land van de consument kan bevinden.
Lees de handleidingBTW OSS en INTRASTAT
Toelichting op waarom de OSS-procedure de statistische verplichtingen niet vervangt.
Lees de handleidingFacturen, KSeF, JPK en kassa
De relatie tussen de OSS-procedure en de nationale documentatie- en archiveringsverplichtingen.
Lees de handleidingOSS of lokale btw
Scenario's waarin de procedure de registratie en aangifte in een ander land niet vervangt.
Lees de handleidingMKB-procedure en btw-OSS
Vergelijking van twee verschillende oplossingen voor grensoverschrijdende btw-afwikkeling.
Lees de handleidingBTW berekend bij OSS
Mogelijkheden om btw terug te vorderen op kosten buiten de OSS-aangifte.
Lees de handleidingOSS-procedure voor niet-vakbondslidmaatschap
Regeling voor niet-EU-landen voor in aanmerking komende consumentendiensten die worden geleverd door bedrijven buiten de EU.
Lees de handleidingVaste vestigingsplaats
De invloed van een vaste inrichting op de keuze van het identificatieland en de reikwijdte van de OSS-regeling.
Lees de handleidingSpeciale gebieden van de EU
Gebieden die een afzonderlijke analyse vereisen van het territoriale toepassingsgebied van de EU-btw.
Lees de handleidingCadeaubonnen en vouchers
De afhandeling van vouchers voor eenmalig en meervoudig gebruik en het moment waarop de btw verschuldigd is.
Lees de handleidingHeeft u gegevens nodig die overeenkomen met de OSS-btw-aangifte?
Zorg voor een consistente transactie-export vóór de kwartaalafsluiting en het verzenden van VIU-DO.
OSS btw-administratie - Vragen en antwoorden
Tien jaar vanaf het einde van het jaar waarin de transactie plaatsvond.
Nee. De gegevens omvatten ook de kwalificatie van de transactie, bewijs van locatie, betalingen, transport en correcties.
Niet altijd. Het moet worden gecombineerd met logistiek, betalingen, tarieven en verkoop buiten het platform.
Ja, als de gegevens veilig en volledig zijn, gedurende de vereiste periode beschikbaar zijn en elektronisch kunnen worden gedeeld.
Nee. De verplichting om documenten 10 jaar te bewaren blijft van kracht, ook nadat de procedure is afgerond.
Het kan uit meerdere samenhangende bronnen bestaan, mits deze samen een volledig beeld geven, de transactie reconstrueren en efficiënt elektronisch beschikbaar kunnen worden gesteld.
