Umsatzsteuerregistrierung
Deutschland 2026

Ob sich in Deutschland umsatzsteuerlich registrieren lassen müssen, hängt von Ihrem Geschäftsmodell und dem physischen Standort der Waren zum Zeitpunkt des Verkaufs ab. Beachten Sie, dass eine falsche Einstufung von Transaktionen und damit nicht gezahlte Steuern in Deutschland nicht nur zu Steuerrückständen, sondern auch zur Sperrung von Konten auf Online-Marktplätzen.

Die Beantragung einer deutschen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist erforderlich, wenn ein nichtansässiger Steuerpflichtiger bestimmte steuerpflichtige Tätigkeiten in Deutschland ausübt. Zu den häufigsten Situationen zählen:

Das One-Stop-Shop-System wird 2026 Standard sein, ist aber keine Universallösung. Man muss zwischen Versandhandel und innerdeutschem Warenverkauf unterscheiden.

1. Umsatzgrenze von 10.000 €: Bitte beachten Sie, dass diese Grenze für Verkäufe innerhalb der gesamten Europäischen Union, nicht nur nach Deutschland. Sobald diese Grenze erreicht ist, können Sie Ihr OSS in Ihrem Wohnsitzland registrieren oder sich in Deutschland umsatzsteuerlich anmelden.
2. Einschränkungen von Open-Source-Software: Das OSS-Verfahren deckt nur innergemeinschaftliche Fernabsatzverkäufe an Verbraucher (B2C) ab. Es beinhaltet nicht:
   • B2B-Transaktionen (Verkäufe an Unternehmen).
   • Warentransfers zwischen Lagern (z. B. von Polen zu einem Lager in Deutschland).
   • Lieferungen von Waren, die sich zum Zeitpunkt des Verkaufs bereits in Deutschland befanden.

Wenn Ihr Geschäftsmodell einen der oben genannten Punkte umfasst, USt-IdNr, benötigen Sie

Marktplatzverkäufe ohne OSS: Ein Verkäufer bietet Möbel auf eBay.de an. Aufgrund der spezifischen Logistikkostenberechnung in Deutschland möchte er OSS nicht nutzen. Nachdem er mit Verkäufen in andere EU-Länder 10.000 € überschritten hat, entscheidet er sich für die lokale Registrierung in jedem Lieferland, einschließlich Deutschland, um die Steuern direkt vor Ort zu entrichten.

In Deutschland drei Steuer- und Unternehmensidentifikationsnummern: die Steuernummer, die USt-IdNr und die W-IdNr. Während vor wenigen Jahren die ersten beiden ausreichten, wird heute automatisch eine zusätzliche, sogenannte Wirtschaftsnummer vergeben.

Unkenntnis über die Unterschiede zwischen den einzelnen Systemen kann die Kommunikation mit den Behörden erheblich erschweren. Daher haben wir die folgende Tabelle als kurze Übersicht erstellt, um Ihnen die Unterschiede zu verdeutlichen:

Die Steuernummer ist die lokale Steueridentifikationsnummer in Deutschland, die vom zuständigen Finanzamt zur Abwicklung der nationalen Steuern vergeben wird.

Dies entspricht einer lokalen, grundlegenden Identifikationsnummer (z. B. der NIP in Polen). Sie wird vom zuständigen Finanzamt vergeben.Lokale Unternehmen registrieren sich bei dem Finanzamt, das ihrem Sitz entspricht. Nichtansässige, d. h. polnische Unternehmen, die sich in Deutschland umsatzsteuerlich registrieren lassen, werden hingegen alphabetisch einem bestimmten Finanzamt zugeordnet (mehr dazu weiter unten).

• Wozu dient diese Nummer? Unter dieser Nummer wird Ihre Steuerakte geführt. Sie verwenden sie für die laufende Korrespondenz mit dem Finanzamt, für die monatliche Umsatzsteuervoranmeldungundfür die direkte Zahlung Ihrer Steuern auf das Konto des Finanzamts.
• Wichtiger Hinweis: Auch 2026 bleibt die Steuernummer für inländische Abrechnungen wichtig, darf aber nicht mit der EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) verwechselt werden. Auf Rechnungen für Verkäufe innerhalb Deutschlands (z. B. an deutsche Privatpersonen) geben Sie bitte entweder die Steuernummer oder die USt-IdNr. an.

Die USt-IdNr. ist eine EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Sie berechtigt, EU-Transaktionen in Deutschland durchzuführen.

Wenn Sie innergemeinschaftliche Transaktionen (B2B) durchführen, auf Plattformen wie Amazon oder eBay verkaufen oder das Reverse-Charge-Verfahren nutzen möchten, benötigen Sie eine USt-IdNr. Dies ist das Äquivalent zur polnischen NIP-UE-Nummer und beginnt mit dem Präfix „DE“.

• Diese Nummer wird vom Bundeszentralamtfür Steuern (BZSt) vergeben, ist aber Voraussetzung für die Beantragung einer Steuernummer beim zuständigen Finanzamt. Ab 2026 wird dieses Verfahren automatisiert, sofern Sie Ihren Wunsch nach einer Steuernummer bei Ihrer Anmeldung entsprechend angeben.
• Sobald Sie diese Nummer haben, können Ihre Geschäftspartner Ihr Unternehmen in VIES verifizieren. Ohne sie können Sie keine Rechnung mit 0 % Mehrwertsteuer für innergemeinschaftliche Lieferungen ausstellen.
• Das deutsche Finanzamt hat angekündigt, dass sich das Verfahren zur Vergabe der USt-IdNr bis ins Jahr 2026 verlängern könnte. Grund dafür ist die enorme Arbeitsbelastung der Finanzämter im Zusammenhang mit der Einführung der W-IdNr. Daher sind ein ordnungsgemäß eingereichter Antrag und vollständige Registrierungsunterlagen besonders wichtig.

Bei der Wirtschafts -Identifikationsnummer (W-IdNr.) handelt es sich um eine relativ neue Regelungsänderung.

• Seit November 2024 vergibt das BZSt diese Nummer automatisch an alle Unternehmen,die sich in diesem Jahr umsatzsteuerlich registrieren. Im Hintergrund wird die Nummer bereits an Unternehmen vergeben, die vor 2024 in Deutschland eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer registriert haben. Die Vergabe der W-IdNr. wird voraussichtlich bis Ende 2026 andauern.
• Die W-IdNr basiert auf der USt-IdNr, verfügt aber über eine zusätzliche 5-stellige Kennung (z. B. -00001). Sie dient der eindeutigen Identifizierung des Unternehmens im Umgang mit allen deutschen Behörden (nicht nur den Finanzbehörden).
• Die W-IdNr ersetzt die EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei EU-Transaktionen nicht . Ihre Angabe in elektronischen Formularen (z. B. ELSTER) ist 2026 in vielen Fällen noch optional, wird sich aber letztendlich zu einem Kommunikationsstandard entwickeln.

	Steuernummer (St.-Nr.)	Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.)	Wirtschafts-ID (W-IdNr.)
Beschreibung	Lokale Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Deutschland	Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Deutschland	Geschäftsnummer in Deutschland
Wer vergibt die Nummer?	Lokales Finanzamt – das Finanzamt in Deutschland. Für polnische Unternehmen gilt die alphabetische Reihenfolge	BZSt – Bundessteueramt	BZSt – Bundessteueramt
Muss ich mich dafür bewerben?	Ja	Ja	Nein, die Steuernummer wird von Amts wegen bei der Registrierung vergeben
Anwendung	Nationale und lokale Steuern (Mehrwertsteuer, Einkommensteuer)	EU WNT/WDT-Transaktionen	Digitale Unternehmenskennung, die in Zukunft die verbleibenden Nummern vereinheitlichen könnte
Rezeption	Lokal (abhängig vom Bundesland/der Stadt)	International (im VIES-System sichtbar)	National
Format	z. B. 11/123/45678	z.B. DE123456789	z.B. DE123456789-00001

Die Wartezeit für eine deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist eines der am häufigsten von unseren Mandanten angesprochenen Themen. Dank der nahezu vollständigen Digitalisierung der Behördenprozesse (verpflichtende Nutzung des ELSTER-) wurden die Verfahren im Jahr 2026 etwas vereinfacht.

Andererseits teilt das Finanzamt mit, dass sich die Formalitäten bis Ende 2026 verlängern könnten, da sich die Behörde auf die Vergabe von W-IdNr-Nummern.

In Deutschland ist die rückwirkende Umsatzsteuerregistrierungzulässig. Die Steuerpflicht entsteht kraft Gesetzes mit dem ersten steuerpflichtigen Geschäftsvorgang in Deutschland, nicht mit der Vergabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Der polnische Unternehmer lagerte seit Januar 2023 Waren in Deutschland, reichte aber erst im März 2023 einen Umsatzsteuerantrag ein. Sein Verkäuferkonto bei Amazon wurde gesperrt, sodass er nichts mehr verkaufen konnte.

Das Amt hat das Unternehmen rückwirkend zum 1. Januar 2023 registriert. Die Umsatzsteuerregistrierung in Deutschland dauerte fast drei Monate. Nach Erhalt der Registrierung musste er die ausstehenden Umsatzsteuererklärungen für den Zeitraum vom 1. Januar bis Juni 2023 einreichen, die Umsatzsteuer auf die bis dahin erzielten Umsätze hinzurechnen und Zinsen zahlen.

Darüber hinaus musste sein Buchhalter in Polen polnische JPK_VAT-Erklärungen korrigieren und eine Mehrwertsteuerrückerstattung beantragen, was leider zu einer Steuerprüfung führte.

Dieses Beispiel lehrt uns, dass man bei der Planung des Fernabsatzes ins Ausland seine Steuerpflichten kennen und die Formalitäten rechtzeitig erledigen muss.

ist Das Umsatzsteuerregistrierungsverfahren in Deutschland im Vergleich zu anderen EU-Ländern insofern besonders, als Nichtansässige bestimmten Behörden zugeordnet werden (weitere Informationen unten). Dabei wird das Wohnsitzland berücksichtigt, im Falle Polens die alphabetische Reihenfolge.

Vor Einleitung des Verfahrens eine Analyse des Unternehmens, des Transaktionsumfangs und der angebotenen Waren oder Dienstleistungen erfolgen. Anschließend sollten mögliche Optimierungswege geprüft werden, da für Bauunternehmen andere Vorschriften gelten als für E-Commerce-Unternehmen. Sprachbarrieren und die ELSTER-Authentifizierungsmethoden können ebenfalls Hindernisse darstellen.

Wenn Sie Ihre Angelegenheiten und Formalitäten in Deutschland nicht selbst erledigen können, unsSie . Wir übernehmen das kostenlos für Sie. Gerne kümmern wir uns auch um alle weiteren Aufgaben und Formalitäten in Ihrem Namen.

Um sich 2026 in Deutschland für die Umsatzsteuer anzumelden, müssen Sie sich auf dem Steuerportal ELSTER registrieren. Alle Dokumente, einschließlich des Antrags auf die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, werden elektronisch eingereicht.

Im Jahr 2026 wird es keine Papieranträge mehr geben – alles wird über das ELSTER-System abgewickelt. Eine Papierregistrierung ist nur noch in Ausnahmefällen zulässig.

Nachfolgend finden Sie eine Liste der Dokumente, die zum Ausfüllen des ELSTER-Anmeldeformulars. Die Dokumente müssen ins Deutsche übersetzt werden – ist nicht erforderlich.

Dokumenttyp	Dokumentname	Erläuterung
Identitätsbestätigung	Kopie des Personalausweises oder Reisepasses	Ein Dokument, das Personen gehört, die befugt sind, das Unternehmen zu vertreten
	Gesellschaftsvertrag, Gesetz, notarielle Urkunde	Die Dokumente müssen ins Deutsche übersetzt werden
	Auszug aus dem Handelsregister	KRS-Auszug für Unternehmen, CEIDG für Einzelunternehmen. Die Dokumente müssen aktuell und ins Deutsche übersetzt sein (nicht älter als 3-6 Monate)
	Im Wohnsitzland ausgestellte Mehrwertsteuerbescheinigung	Das Dokument wird vom Finanzamt Ihres Wohnsitzlandes ausgestellt; es muss ins Deutsche übersetzt werden
	Geschäftsplan, Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen oder gelieferten Waren, Beschreibung des Warenflusses	Erläuterung der geplanten Transaktionen in Deutschland (auf Deutsch)
	Details zum Fremdwährungsbankkonto	Ein aktuelles Bankdokument, das die Bankverbindung des Fremdwährungskontos bestätigt (nicht älter als 3-6 Monate)
	Beispiele hierfür sind: Amazon FBA-Vereinbarung, Kopien unterzeichneter Verträge oder offizieller Kundenbestellungen, Lagerflächenmietvertrag, Nachweis über Vorauszahlungen und Pro-forma-Rechnungen	Nachweis einer geplanten steuerpflichtigen Tätigkeit in Deutschland
Registrierungsantrag	Fragebogen zur steuerlichen Erfassung	Ein Dokument, das auf einer offiziellen Vorlage basiert und von einer Person unterzeichnet wurde, die zur Vertretung des Unternehmens befugt ist
Vollmacht	Vollmacht	Nur wenn Sie sich mit Hilfe eines Steuerberaters oder Rechtsanwalts für die Umsatzsteuer anmelden. Die Vollmacht muss in deutscher Sprache verfasst und von der zur Vertretung des Unternehmens bevollmächtigten Person unterzeichnet sein.
SEPA-Mandat	SEPA-Lastschriftmandat	Nur wenn Sie möchten, dass die Mehrwertsteuer nach Abgabe Ihrer periodischen Erklärung automatisch von Ihrem Konto abgebucht wird

In begründeten Fällen ein Antrag auf Umsatzsteuerregistrierung in Deutschland auch in Papierform eingereicht werden, dies muss jedoch nachvollziehbar sein. Diese Form der Registrierung verlängert das Verfahren. Der mit Abstand schnellste Weg zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Deutschland ist die Beauftragung eines Steuerberaters.

Ein Steuervertreter in Deutschland ist eine Person, die sich formell um Ihre Steuerpflichten kümmert:

– Abwicklung der Umsatzsteuer in Deutschland und Abgabe Umsatzsteuererklärungen periodischer
– Abgabe Umsatzsteuererklärungen der ZM- und jährlichen
– Unterstützung bei der korrekten Zahlung von Steuern in Deutschland
– Vermittlung bei Steuerprüfungen zwischen dem Steuerpflichtigen und dem Finanzamt.

Für EU-Unternehmen besteht keine Verpflichtung, einen Steuervertreter in Deutschland zu benennen. Dessen Unterstützung kann sich bei der Erledigung von Formalitäten, der Überwindung von Sprachbarrieren und dem Verständnis der Vorschriften als unschätzbar wertvoll erweisen.

Im Falle Polens ging das deutsche Finanzamt noch einen Schritt weiter und aufgrund der großen Anzahl von Unternehmen (insbesondere in der E-Commerce- und Baubranche) die Dienstleistungen für polnische Unternehmen auf vier spezialisierte Büros.

Der erste Buchstabe Ihres Nachnamens (bei Einzelunternehmen) bzw. der erste Buchstabe des Firmennamens (bei Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften) bestimmt, welchem ​​dieser beiden Bereiche Sie zugeordnet werden.

Erster Buchstabe– Nachnamen für JDG, Firmennamen für Unternehmen	Zuständiges Finanzamt – Finanzamt	Deutscher Staat
A-G	Finanzamt Hameln-Holzminden	Niedersachsen
H – L	Finanzamt Oranienburg	Brandenburg
HERR	Finanzamt Cottbus	Brandenburg
S – Z (einschließlich der polnischen Endbuchstaben: Ś, Ź, Ż)	Finanzamt Nördlingen mit Außenstelle Donauwörth	Bayern (Bayern)

Sobald Sie in Deutschland eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten haben, genießen Sie im Wesentlichen dieselben Rechte und Pflichten wie deutsche Unternehmen.  Einerseits profitieren Sie von niedrigeren Umsatzsteuersätzen (als beispielsweise in Polen), andererseits müssen Sie die deutschen Vorschriften einhalten. Lassen Sie uns daher die wichtigsten Pflichten besprechen:

1. Anwendung der deutschen Mehrwertsteuersätze auf Verkaufsrechnungen
   Der Steuerpflichtige ist verpflichtet, die in Deutschland geltenden Mehrwertsteuersätze korrekt anzuwenden:
   – 19 % – Regelsatz
   – 7 % – ermäßigter Satz

Die aktuellen Mehrwertsteuersätze in der EU finden Sie hier: EU-Mehrwertsteuersätze 2026 – Tabelle

2. In Deutschland müssen regelmäßig Umsatzsteuererklärungen abgegeben werden. Die Umsatzsteuererklärungen werden je monatlich oder vierteljährlichnach gemeldetem/deklariertem Umsatz
3. Sie müssen eine EU-Umsatzsteuererklärung abgeben, wenn Ihr Unternehmen Transaktionen innerhalb der EU durchführt. Wenn Sie in einem bestimmten Zeitraum keine solchen Transaktionen getätigt haben, ist keine EU-Umsatzsteuererklärung erforderlich.
4. Die jährliche Umsatzsteuererklärung in Deutschland dient als Zusammenfassung aller im vorangegangenen Steuerjahr getätigten Transaktionen.  
5. INTRASTAT-Meldungen sind abzugeben, wenn die deutschen statistischen Schwellenwerte überschritten werden (3 Mio. Einfuhren, 1 Mio. Ausfuhren). Alle INTRASTAT-Schwellenwerte finden Sie hier: INTRASTAT-Schwellenwerte 2026 – Tabelle
6. Die fällige Mehrwertsteuer ist gemäß den eingereichten Steuererklärungen zu entrichten. Die Mehrwertsteuer ist auf das Konto des zuständigen Finanzamts in Deutschland zu überweisen, das Ihr Unternehmen mehrwertsteuerlich registriert hat (siehe Tabelle oben). Seit Oktober 2025 achten die deutschen Behörden besonders auf die Richtigkeit der Banküberweisungsdaten – diese müssen die vollständigen Angaben zum Finanzamt und einen korrekten Verwendungszweck enthalten. Andernfalls kann die Zahlung nicht zugeordnet werden, und es fallen Verzugszinsen bis der Sachverhalt geklärt ist.

Die Umsatzsteuerregistrierung in Deutschland wird ab 2026 vollständig elektronisch erfolgen. Dies vereinfacht den Prozess erheblich für Unternehmen mit Sitz außerhalb Deutschlands, die dort geschäftlich tätig werden möchten. Das Wichtigste dabei:

• In Deutschland gibt es drei Identifikationsnummern: Ab 2026 benötigen Sie die Steuernummer (lokal), die USt-IdNr (EU) und die neue W-IdNr (Unternehmen). Jede dient einem anderen Zweck.
• ELSTER ist verpflichtend: Papieranträge gehören der Vergangenheit an. Der gesamte Prozess, von der Registrierung bis zu den monatlichen Meldungen, wird über das Portal Mein ELSTER abgewickelt.
• Alphabetische Zuständigkeit: Ihr Fall wird an eines von vier Büros (Hameln, Oranienburg, Cottbus oder Nördlingen) weitergeleitet, abhängig vom Anfangsbuchstaben Ihres Firmennamens (wenn Sie eine Firma führen) oder Ihres Nachnamens (wenn Sie ein Einzelunternehmen führen).
• Die elektronische Rechnungsstellung ist heutzutage unerlässlich: Auch wenn Sie als Nichtansässiger nicht zwingend zur Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichtet sind, erwarten Ihre deutschen B2B-Partner diese möglicherweise im XML-Format (XRechnung/ZUGFeRD). Klären Sie dies am besten direkt mit ihnen ab.
• Die Rückdatierung rettet Unternehmen, hat aber ihren Preis: Sie können zwar eine rückdatierte Nummer erhalten, um Ihr Amazon-Konto zu entsperren, müssen aber mit Zinsen und möglichen Mahngebühren rechnen.

Sind Sie sich unsicher, ob Ihr Unternehmen in Deutschland umsatzsteuerpflichtig ist , oder möchten Sie den gesamten Prozess ohne Fehler, Verzögerungen oder Strafen durchlaufen? Dann kontaktieren Sie uns. Wir analysieren Ihre Situation kostenlos und ermitteln Ihre Steuerpflichten in Deutschland.  

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