Rejestracja VAT
za granicą
w 30 krajach Europy

Nie ma jednej dobrej odpowiedzi na pytanie, ile kosztuje zarejestrowanie zagranicznego numeru VAT, ponieważ w każdym kraju są inne stawki. Inna cena będzie w Czechach, inna w Szwajcarii. U nas ceny zaczynają się od 400€. Opłata za rejestrację do VAT jest jednorazowa i w jej ramach przejmujemy na siebie większość formalności związanych z nabyciem dla Twojej firmy numeru VAT za granicą.

Stawki VAT co roku mogą ulegać zmianom. Aktualne stawki VAT (tożsame z danymi Unii Europejskiej) znajdziesz na naszym blogu. Sprawdź: Aktualne stawki VAT UE 2026

Czas oczekiwania na zagraniczny numer VAT różni się w zależności od kraju. W oparciu o nasze doświadczenie sporządziliśmy tabelę wyżej, gdzie możesz sprawdzić orientacyjny czas potrzebny na nadanie numeru VAT za granicą.

Najczęściej wymagane dokumenty do rejestracji VAT za granicą to: wyciąg z rejestru handlowego (KRS lub CEIDG), wnioski rejestracyjne, pełnomocnictwo, dokumenty potwierdzające planowaną działalność w danym kraju (np. umowa lub zamówienie). Wymagane są również kopie dowodów tożsamości, dane bankowe rachunku walutowego czy też umowa spółki. Dokumenty muszą być przetłumaczone na język lokalny lub angielski, niejednokrotnie wymagane jest tłumaczenie przysięgłe lub ich poświadczenie notarialnie. Lista dokumentów różni się zależności od kraju, jednak od nas dostaniesz komplet informacji wraz z instrukcją ich uzyskania.

Każda firma, która wykonuje choć jedną z poniższych przykładowych transakcji opodatkowanych musi identyfikować się zagranicznym numerem VAT:

• Świadczenie określonych usług, które wymagają rejestracji do VAT
• Sprzedaż towarów za granicę której łączna wartość przekroczyła 10 000€.
• Import/eksport do/z zagranicznego kraju (innego niż kraj siedziby)
• Magazynowanie za granicą (także FBA, Fullfilment, konsygnacja, call-of stock etc)

Aby sprawdzić, czy numer VAT UE jest aktywny skorzystaj z unijnej bazy VIES. Pamiętaj, aby każdorazowo weryfikować, czy numer VAT Twojego partnera biznesowego jest aktywny, ponieważ od tego zależy, w jaki sposób wystawić fakturę VAT.

Możesz prowadzić sprzedaż z wysyłką z kraju swojej siedziby do każdego unijnego państwa do momentu aż osiągniesz górny limit sprzedaży w wysokości 10 000€. Wówczas, jeśli nadal będziesz wysyłać towar z tego samego miejsca, możesz zarejestrować się do OSS, bez konieczności rejestracji VAT. Jeśli jednak będziesz chciał skorzystać z choćby magazynowania towarów w Amazonie, niezbędne jest posiadanie numeru już przed pierwszą wysyłką towaru.

Najważniejsze – zachowaj spokój. Dowiedz się, co jest powodem blokady w obsłudze klienta Amazona. Jeśli Twoje konto zostało zablokowane, bo nie masz zagranicznego numeru VAT – konieczna jest jak najszybsza rejestracja VAT za granicą, co pozwoli Ci na ponowny dostęp do platformy Amazona.

Tak, jeśli zamierzasz magazynować towar w ramach fullfilmentu w Amazon FBA w pierwszej kolejności musisz dostarczyć go na zagraniczny magazyn. Już sama ta transakcja to tzw. nietransakcyjna wewnątrzwspólnotowa dostawa towaru, po stronie przeciwnej nietransakcyjne wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru. Obie transakcje należy wykazać w kraju wysyłki i dostawy, a to wymusza posiadanie numeru VAT za granicą.

To zależy, skąd będziesz wysyłać swój towar. Jeśli z kraju swojej siedziby – nie musisz rejestrować się do VAT. Jeśli chcesz korzystać z Amazon FBA – musisz posiadać numer VAT w kraju, w którym znajduje się magazyn. Jednak gdy przekroczysz limit łączny sprzedaży 10 000€ masz dwie opcje – albo rejestrujesz się do VAT w kraju dostawy, albo korzystasz z procedury unijnej OSS.

Nie. Zasadniczo obie procedury – rejestracja VAT i OSS różnią się od siebie. Rejestracja do VAT nakłada na Ciebie więcej obowiązków. W zamian jednak otrzymujesz niemal te same prawa w zagranicznym kraju co lokalna firma nie mając tam siedziby. Możesz dokonywać zakupów opodatkowanych i odliczać VAT (jednocześnie odprowadzając nadal podatek dochodowy w kraju siedziby), przesuwać towary na zagraniczny magazyn, sprzedawać z lokalną stawką VAT, rozwijać się na zagranicznych platformach sprzedażowych.

Z kolei OSS daje możliwość sprzedaży za granicę bez posiadania numeru VAT w kraju dostawy. Możesz stosować zagraniczne stawki VAT, a podatek odprowadzać tylko raz na kwartał w polskim urzędzie skarbowym. Nie masz jednak możliwości sprzedawania towarów z fizyczną wysyłką z zagranicznego magazynu. 

Tak, jest to szczególnie opłacalne, jeśli np. magazynujesz towar tylko w jednym lub dwóch krajach, ale sprzedaż odbywa się do wielu innych zagranicznych krajów. Wówczas możesz korzystać z  VAT OSS i zarejestrować się do VAT jedynie w tych krajach, do których wysyłasz towar za granicę.

Podatek dochodowy należny jest zawsze w kraju, w którym masz swoją siedzibę. Jeśli więc za granicą jesteś zarejestrowany do celów VAT jako nierezydent – podatek dochodowy nadal odprowadzasz w kraju siedziby. Jeśli jednak utworzysz stały zakład prowadzenia działalności tzw. „fixed establishment” w zagranicznym kraju, będziesz zobowiązany aby prowadzić tam pełną księgowość, a więc i odprowadzać podatek dochodowy.

Obowiązki podatkowe różnią się w zależności od kraju oraz rodzaju prowadzonej działalności. Jednak to, co jest w każdym kraju niezmienne to realizacja transakcji zgodnie z lokalnymi przepisami (+wystawianie faktur), składanie deklaracji VAT za granicą w wyznaczonym rytmie oraz odprowadzanie należnego podatku VAT.

Zasadniczo – nie. Jeśli prowadzisz biznes w jednym z unijnych krajów, instytucja pełnomocnika podatkowego nie jest wymagana. Jednak jego wsparcie i pomoc mogą okazać się nieodzowne w przypadku skomplikowanych procedur, lokalnych przepisów i języka urzędowego, a także pytań ze strony urzędu skarbowego. Jeśli natomiast zamierzasz rozwijać się poza Unią Europejską (np. w Szwajcarii lub Norwegii) – musisz wyznaczyć tzw. przedstawiciela podatkowego, który solidarnie będzie odpowiadał za Twoje zobowiązania podatkowe w danym kraju.

Tak, możesz posiadać zagraniczne numery VAT w różnych krajach.

Tak, pamiętaj jednak, aby odpowiednio wcześniej zasygnalizować urzędowi skarbowemu taką ewentualność, abyś nie musiał składać zerowych deklaracji za okres, w którym numer VAT nie będzie Ci już potrzebny.

Tak, ale nie we wszystkich krajach unijnych.