Deklaracje VAT w Belgii 2026

Potrzebujesz wsparcia pełnomocnika podatkowego w Belgii?

Skontaktuj się z nami po bezpłatną konsultację.
Bezpłatnie przeanalizujemy Twoje obowiązki podatkowe

Kontakt

Adrian Andrzejewski, CEO Taxenlight

Rozliczenia podatku VAT w Belgii odbywają się poprzez miesięczne deklaracje VAT. Rytm miesięczny jest podstawowym modelem wobec większości podatników, którzy dokonują opodatkowanych transakcji. Kwartalne rozliczenia VAT w Belgii są możliwe wyłącznie w nielicznych przypadkach, o ile podatnik spełni określone wymagania.

Deklaracje VAT w Belgii składamy wyłącznie elektronicznie, poprzez rządowy system InterVAT – zarówno w przypadku deklaracji miesięcznych, jak i kwartalnych. System jest dostępny za pośrednictwem belgijskiego portalu MyMinfin.

Jeśli w danym okresie nie zrealizowałeś żadnych transakcji, nadal masz obowiązek złożenia zerowej deklaracji VAT w Belgii.

Kiedy możliwe jest kwartalne składanie deklaracji VAT w Belgii?

Kwartalne deklaracje VAT w Belgii są zarezerwowane wyłącznie dla tych firm, których roczny obrót nie przekracza kwoty 2 500 000 EUR netto. Limit ten jednak zostaje obniżony do 250 000 EUR netto w przypadku dostawy określonych kategorii towarów, takich jak:

• Produkty energetyczne (np. dostawa gazu i innych paliw, prądu)
• Sprzęt telefonii komórkowej
• Komputery oraz ich akcesoria i podzespoły
• Pojazdy lądowe podlegające obowiązkowej rejestracji

Uwaga: nie masz możliwości skorzystania z kwartalnego rozliczania VAT w Belgii, jeśli przekroczyłeś próg dostaw wewnątrzwspólnotowych w wysokości 50 000 EUR. Dlatego w praktyce – jeśli dostarczasz towary z innego kraju UE – bardzo szybko może okazać się, że przekroczysz ten próg.

Wówczas musisz składać miesięczne deklaracje VAT. Z naszego doświadczenia wynika, że kwartalne deklaracje VAT składają głównie firmy usługowe, np. budowlane, które rzadko przekraczają próg dostaw UE.

Zgodnie z belgijskimi przepisami ( art. 53, § 1, 2° Kodeksu VAT oraz art.18 Dekretu Królewskiego nr 1) w Belgii obowiązują następujące terminy składania deklaracji VAT i płatności podatku:

• Deklaracje VAT miesięczne w Belgii  – 20 dzień miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym. Ten sam termin obowiązuje dla płatności VAT.
• Deklaracje VAT kwartalne w Belgii – 25 dzień miesiąca następującego po zakończeniu kwartału rozliczeniowego. Ten sam termin obowiązuje dla płatności VAT.

Belgijski urząd skarbowy aktualizuje również swój kalendarz rządowy, w którym znajdziesz szczegółowo rozpisane terminy dla poszczególnych okresów.

Oprócz deklaracji VAT, w Belgii składane są również deklaracje VAT UE – EC Sales List oraz Listing Clients (omawiamy je niżej). Dla łatwiejszego zobrazowania, wszystkie deadline’y umieściliśmy w tabeli:

*Tolerance permanente – jeśli 20. przypada w weekend/święto, termin przesuwa się na kolejny dzień roboczy
**Bez przesunięcia – termin nie ulega wydłużeniu w przypadku weekendu/święta

Zgodnie z belgijskimi przepisami i instrukcjami Federalnej Publicznej Służby Finansów, składanie deklaracji VAT odbywa się obowiązkowo drogą elektroniczną. Głównym narzędziem do tego celu jest system InterVAT, dostępny za pośrednictwem portalu MyMinfin.

Aby złożyć deklarację VAT w Belgii samodzielnie, przede wszystkim należy posiadać autoryzację do konta podatkowego. W praktyce dla nierezydentów nie jest możliwe uzyskanie uwierzytelnienia, jeśli podatnik nie posiada następujących kanałów identyfikacji:

• Karta eID: Wymaga fizycznej belgijskiej elektronicznej karty tożsamości oraz czytnika kart podłączonego do komputera.
• Aplikacja itsme®: Mobilna aplikacja powszechnie stosowana w Belgii do autoryzacji tożsamości.

Ważne: Od 31 stycznia 2024 r. certyfikaty komercyjne, takie jak Isabel czy Globalsign, nie dają już dostępu do e-usług SPF Finances.

Po uwierzytelnieniu logowania wymagany jest wybór roli w przedsiębiorstwie:

• Przedstawiciel prawny (Legal Representative)
• Pełnomocnik podatkowy (np. księgowy), który posiada aktywny numer VAT i pełnomocnictwo

Pracownik firmy po nadaniu odpowiednich uprawnień przez przedstawiciela prawnego w aplikacji Mijn eGov-rollenbeheer

Po dokonaniu uwierzytelnienia logowania oraz wyboru roli w systemie InterVAT, raportowanie transakcji w Belgii możliwe jest na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest bezpośrednie (ręczne) wprowadzanie danych w systemie. Drugą metodą jest przesłanie do systemu ustrukturyzowanego pliku elektronicznego wygenerowanego z systemu księgowego. To, jaką metodę należy wybrać zależy od sposobu prowadzonej księgowości oraz skali działalności w tym kraju.

Deklaracja podatkowa w Belgii ma charakter formularza podsumowującego – nie załącza się do niej faktur, lecz wykazuje wartości zagregowane według odpowiednich kategorii przewidzianych w belgijskim formularzu VAT.

Przed wysłaniem deklaracji system InterVAT automatycznie sprawdza poprawność wprowadzonych danych. W razie wykrycia ewentualnych niezgodności pojawi się alert o konieczności wprowadzenia poprawek. Dopiero po ich poprawie jest możliwość elektronicznego podpisu deklaracji i jej wysyłki do urzędu skarbowego.

Skuteczne złożenie deklaracji w Belgii potwierdzane jest urzędowym potwierdzeniem odbioru, które stanowi dowód dopełnienia obowiązku podatkowego.

Od 1 stycznia 2025 r. (reformą VAT Chain) belgijska administracja podatkowa wprowadziła kluczową zmianę w podejściu do korygowania okresowych deklaracji VAT. Zlikwidowano możliwość złożenia „deklaracji korygującej” po upływie ustawowego terminu złożenia deklaracji za dany okres. Innymi słowy, jeżeli termin na złożenie deklaracji już minął, nie można „wrócić” do tego samego okresu i dosłać poprawionej deklaracji za ten sam miesiąc/kwartał.

Zamiast tego, gdy podatnik zorientuje się, że w deklaracji zaistniał tzw. błąd materialny po terminie deklaracji za dany okres – powinien wykazać korektę w deklaracji VAT za kolejny okres. Belgijskie wytyczne doprecyzowują przy tym, że „błąd materialny” to każdy błąd lub pominięcie, które nie wymaga sporządzenia lub przekazania odrębnego dokumentu korygującego.

Reforma VAT Chain wprowadziła również nowy, sformalizowany mechanizm reagowania na brak złożenia deklaracji VAT w ogóle. Jeżeli podatnik nie złoży deklaracji w terminie oraz przez 3 miesiące od zakończenia danego okresu rozliczeniowego, administracja podatkowa inicjuje procedurę tzw. propozycji deklaracji zastępczej.

Deklaracja ta opiera się na szacunkowej kwocie podatku, ustalonej według najwyższej kwoty VAT należnego wykazanej w polu G71 w deklaracjach z ostatnich 12 miesięcy, przy czym kwota ta nie może być niższa niż 2 100 EUR.

Po doręczeniu propozycji (listem poleconym) podatnik otrzymuje ostatnią możliwość dopełnienia obowiązków podatkowych:

• Ma jeden miesiąc na złożenie prawidłowej, standardowej deklaracji VAT za dany okres
• Złożenie tej deklaracji automatycznie unieważnia procedurę zastępczą.

Jeżeli jednak podatnik nie zareaguje w tym terminie, deklaracja zastępcza staje się ostateczna. Od tego momentu nie można już złożyć deklaracji VAT za dany okres, a jedyną drogą zmiany ustalonej kwoty podatku pozostaje odwołanie administracyjne (recours administratif).

Kary podatkowe w Belgii za niedopełnienie obowiązków sprawozdawczych zostały określone w Dekrecie Królewskim nr 41 i 44 oraz w Kodeksie VAT (art. 70–71). Od 1 stycznia 2025 r. obowiązują zaktualizowane wytyczne zawarte w instrukcji 2025/I/12, które wprowadzają nowe „drabinki” kar oraz zrewidowaną politykę łagodzenia sankcji.

W przepisach określono również szereg zasad, które są stosowane podczas nakładania kar. Najważniejsze z nich:

1. Podczas ustalania kwoty kary za dane uchybienie lub przestępstwo organy podatkowe biorą pod uwagę historię naruszeń danej firmy z ostatnich czterech lat.
2. Istnieje odgórny limit kar za pojedyncze uchybienie, nawet w przypadku oszustwa i wynosi 5 000 EUR.
3. Belgijskie organy podatkowe informują o nałożonych karach poprzez portal MyMinfin lub przez system e-Box o ile podatnik z niego korzysta. Dołączany jest również arkusz z wyliczeniem grzywny.
4. Każdy podatnik, który nie zgadza się z nałożoną karą, ma prawo do obrony – ustnie lub pisemnie przed ostatecznym ustaleniem kwoty kary przez delegata Ministra Finansów.

Ważne: Nowa polityka administracyjna kładzie nacisk na „dobrą wolę podatnika” (bonne foi). Przy pierwszym naruszeniu danego typu podatnik ma szansę na całkowite umorzenie kary ryczałtowej po złożeniu odpowiednich wyjaśnień i wniosku.

Odliczenie belgijskiego VAT naliczonego jest możliwe wyłącznie za zakupy, które bezpośrednio związane są z Twoją działalnością biznesową w Belgii. Nierezydenci, czyli firmy z siedzibą poza Belgią, ale zarejestrowane do celów VAT mogą odzyskać podatek VAT wyłącznie przez okresową deklarację VAT. Firmy, które nie posiadają numeru VAT, a dokonały tam zakupów opodatkowanych mogą uzyskać zwrot VAT wyłącznie w ramach procedury określonej w Dyrektywie Unijnej (nr 8 oraz 13).

Podczas składania okresowej deklaracji VAT wykazujemy zarówno sprzedaż, jak i zakupy. Jeśli zakupy są bezpośrednio związane z Twoją działalnością biznesową w Belgii, masz prawo do odliczenia VAT. W deklaracji obliczana jest nadwyżka VAT, o którą można zawnioskować lub – tak jak u nas w Polsce – przenieść na kolejny okres w celu kompensaty (gdy np. kwota jest zbyt mała). Aby móc odzyskać podatek VAT, należy zaznaczyć to w formularzu. Zwrot VAT dokonywany jest wyłącznie na konto bankowe wskazane podczas rejestracji do VAT.

Wymogi, które należy spełnić aby uzyskać zwrot VAT w Belgii (zgodnie ze zmianami w VAT Chain 2025):

• Deklaracja, w której wykazano nadwyżkę VAT do zwrotu została złożona w ustawowym terminie
• Wszystkie deklaracje VAT za ostatnie 6 miesięcy (dla miesięcznych) lub odpowiednio wcześniejsze okresy (dla kwartalnych) zostały również złożone w terminie
• Kwota kredytu przekracza minimalny próg (po reformie – 50 EUR)
• Podatnik nie ma nieuregulowanych, bezspornych zaległości wobec FPS Finance (inne podatki, kary itp.) – w przeciwnym razie nadwyżka VAT może zostać użyta do kompensaty
• Podatnik podlega pod VAT (nie korzysta ze zwolnień określonych w art. 44 Kodeksu VAT)
• Na żądanie muszą zostać udostępnione wszystkie faktury zakupowe, z których VAT ma zostać zwrócony podatnikowi

Po spełnieniu warunków administracja dokonuje zwrotu w terminach wynikających ze znowelizowanych przepisów VAT Chain 2025:

• Dla miesięcznych podatników – zwrot nie później niż do końca drugiego miesiąca następującego po okresie deklaracji.
• Dla kwartalnych podatników – zwrot nie później niż do końca trzeciego miesiąca po kwartale, którego dotyczy deklaracja.

Zasady odliczeń zostały określone w belgijskim Kodeksie VAT (wytyczne do art. 45 i nas.). Ogólna zasada jest podobna jak w innych krajach UE – odliczeniu podlegają tylko te wydatki, które są bezpośrednio związane z działalnością opodatkowaną w Belgii.

Przykłady wydatków, za które odzyskasz podatek VAT w Belgii:

• Zakup towarów handlowych, materiałów, surowców.
• Usługi związane z działalnością: transport, magazynowanie, logistyka, najem powierzchni, usługi profesjonalne (księgowi, doradcy, prawnicy, konsultanci).
• Środki trwałe i wyposażenie wykorzystywane w działalności opodatkowanej (maszyny, urządzenia, sprzęt biurowy).
• Usługi marketingowe i reklamowe (jeśli służą działalności opodatkowanej).

Przykłady wydatków z wyłączonym lub ograniczonym prawem do odliczenia VAT:

• Pojazdy samochodowe (samochody osobowe, samochody o mieszanym użyciu, minibusy): VAT od zakupu, leasingu, paliwa, serwisu można odliczyć tylko proporcjonalnie do użytku służbowego, przy czym odliczenie nigdy nie może przekroczyć 50% (limit z art. 45 §2 ustawy, doprecyzowany w okólnikach).
• Koszty restauracyjne, hotelowe i reprezentacyjne: art. 45 §3 i komentarze administracji przewidują zasadniczo brak prawa do odliczenia VAT od kosztów zakwaterowania oraz jedzenia i napojów spożywanych na miejscu (z wyjątkami, np. gdy podatnik refakturuje te koszty innemu podatnikowi).
• Wydatki prywatne – brak prawa do odliczenia (jeśli faktura dotyczy prywatnego użytku, a nie działalności).

Rozliczanie podatku VAT w Belgii w 2026 roku wymaga dużej dyscypliny ze względu na pełną cyfryzację i rygorystyczną reformę VAT Chain. Obowiązkowe e-fakturowanie B2B oraz brak możliwości korygowania deklaracji „wstecz” wymuszają na podatnikach bezbłędne raportowanie w systemie Intervat. Terminowe składanie deklaracji okresowych, listingu klientów oraz EC Sales List jest kluczowe, by uniknąć automatycznych i progresywnych kar finansowych, które po zmianach przepisów mogą sięgać nawet 5 000 EUR. Prawidłowe wypełnianie obowiązków nie tylko chroni przed sankcjami, ale jest również warunkiem niezbędnym do sprawnego odzyskania zwrotu nadpłaconego podatku na konto bankowe.

Zachęcamy do zapoznania się z najczęściej zadawanymi pytaniami o deklaracje VAT w Belgii 2026 poniżej (FAQ). Jesteśmy przekonani, że odnajdziesz tam odpowiedź na swoje pytania. A jeśli artykuł nie wyczerpał Twoich wątpliwości, zachęcamy do kontaktu i bezpłatnej konsultacji.