BTW-teruggave vanuit Duitsland in 2026: BTW-REF, termijnen en voorwaarden
Kies eerst het juiste pad: btw-referentienummer of Duitse aangifte. Pas daarna kunt u de facturen en invoerdocumenten kwalificeren.
BTW-REF of Duitse aangifte?
De btw-teruggave is geen gemakshalve gekozen alternatief. De procedure is afhankelijk van de vestigingsplaats en de transacties die in Duitsland zijn verricht gedurende de terugbetalingsperiode.
Retourneren via het portaal van het land van verblijf
Voor een EU-ondernemer die niet in Duitsland gevestigd is en daar geen transacties verricht die de procedure uitsluiten.
- elektronische applicatie,
- Het besluit wordt genomen door BZSt
- in Polen: btw-referentie(6).
Duitse btw-aangifte
Wanneer een bedrijf transacties uitvoert die het zelf in Duitsland moet aangeven, vordert het de voorbelasting doorgaans terug in de lokale afrekening.
- BTW-registratie, indien vereist
- UStVA of jaarlijkse verklaring,
- zonder de factuur dubbel te tellen.
Het enkele bezit van een btw-nummer (USt-IdNr. of Steuernummer) sluit btw-teruggave niet uit. Ook het ontbreken van een nummer garandeert geen recht op teruggave. Wat telt, zijn de daadwerkelijke transacties en de aanwezigheid van het bedrijf in Duitsland.
Raadpleeg apart de informatie over btw-registratie in Duitsland, Duitse btw-aangiften en soorten Duitse belastingnummers.
Wanneer is de btw-REF-procedure beschikbaar?
De aanvrager heeft een bedrijf en is gevestigd in een ander EU-land.
Er bestaat geen geregistreerde vestiging of gekwalificeerde vaste inrichting in Duitsland voor het verrichten van transacties.
Tijdens de terugbetalingsperiode vinden er geen verkopen plaats die deze procedure uitsluiten. Uitzonderingen hierop kunnen transacties onder §13b betreffen.
De aankoop betreft belastingplichtige activiteiten, er was btw verschuldigd en het document voldoet aan de Duitse eisen.
Als uw bedrijf alleen transacties uitvoert waarbij de afnemer de btw afdraagt, is de regeling mogelijk nog steeds van toepassing. Controleer eerst de wettelijke grondslag in de handleiding voor de btw-verleggingsregeling in Duitsland.
Hoe komt de btw-referendumcode in Duitsland terecht?
Een bedrijf dient zijn aanvraag in via het elektronische portaal van het land waar het zijn hoofdkantoor heeft. In Polen is het huidige formulier VAT-REF(6).
Controleer de transacties en de aftrekbaarheid.
Koppel facturen aan onkostenposten en bonnen.
In Polen kan dat via het e-belastingkantoor of het daarvoor bestemde elektronische kanaal.
De administratie van het land waar men woonachtig is, stuurt de aanvraag door naar Duitsland.
BZSt accepteert, vraagt, beperkt of weigert de retourzending.
2027voor btw die in 2026 is betaald.
Levertijd materiaal - wacht niet tot de laatste dag met verzenden
Voordat u de declaratie indient, moet u de facturen, bedragen, onkostenposten, bankrekening en vereiste bijlagen controleren. Vertragingen kunnen leiden tot het verlies van uw recht op vergoeding.
Drie maanden, een jaar of het einde van het jaar
De terugbetalingsperiode bedraagt minimaal drie opeenvolgende maanden.
Eén aanvraag mag niet langer dan één kalenderjaar geldig zijn.
Het minimaal aangevraagde bedrag voor een reguliere periode.
Minimum voor het hele jaar of het laatste deel van het jaar.
Bijvoorbeeld november-december. Perioden mogen elkaar niet overlappen en dezelfde factuur mag niet meer dan één keer worden ingediend.
Wat moet ik voorbereiden voordat ik het btw-referentieformulier verstuur?
Registratie van elk item
U heeft onder andere de volgende gegevens nodig: leveranciersgegevens, documentdatum en -nummer, belastinggrondslag, btw in euro's, terugbetalingspercentage, onkostenpostcode, IBAN en BIC.
De code registreert de uitgave; hij geeft geen recht op terugbetaling.
Bewijs in geval van een vraag
Bewaar facturen, importdocumenten, bewijs van reisdoel of aankoop, ratioberekeningen, verzendbevestigingen en alle correspondentie met BZSt.
Een betalingsbewijs alleen vervangt geen factuur.
Vanuit deze waarde van de belastinggrondslag moet de kopie doorgaans elektronisch worden bijgevoegd.
De lagere drempel geldt ook voor de nettowaarde van het document, niet voor het btw-bedrag.
Een lagere factuurwaarde ontslaat u niet van de verplichting om een bewijs van ontvangst te overleggen. De bevoegde instantie kan om aanvullende kopieën, toelichtingen en, in gerechtvaardigde gevallen, originelen vragen.
Welke kosten kunnen worden vergoed?
Er bestaat geen lijst met gegarandeerde terugbetalingen. Elke aankoop moet aan het bedrijf worden gekoppeld en beoordeeld volgens de Duitse aftreklimieten.
Zakelijke overnachtingen komen mogelijk in aanmerking voor vergoeding. Houd rekening met overnachtingen los van ontbijt, parkeren, minibar en andere diensten.
Een zakelijk doel, de juiste koper en een gedetailleerde factuur zijn vereist. Een dagtarief of vast bedrag is exclusief btw op de factuur.
De vergoeding is afhankelijk van het zakelijk gebruik. Een redelijk deel is nodig bij gemengd gebruik.
Een geldig ticket kan als document dienen. Zorg voor een verband tussen de reis en uw activiteit.
Toegangsprijzen, standkosten en lokale diensten komen vaak in aanmerking voor btw als de Duitse btw correct is berekend.
Controleer de status van de importeur, de douanedocumentatie en de daaropvolgende transacties. Soms is een lokale aangifte nodig.
| Uitgaven | Typische richting | Het belangrijkste risico |
|---|---|---|
| Zakenhotel | Mogelijk | Verschillende tarieven en extra diensten op één factuur. |
| Brandstof / auto | Gedeeltelijk mogelijk | Privégebruik en geen routegegevens. |
| Goederen verzonden buiten Duitsland | Ten eerste, controle | Mogelijk sprake van intracommunautaire levering en een onjuist berekende Duitse btw. |
| Einfuhrumsatzsteuer | Afhankelijk van het model | Importeur, douanedocumenten en lokale verkoop na inklaring. |
| Privé-uitgaven | Geen restitutie | Geen verband met zakelijke activiteiten. |
Voor importkosten, zie import-btw in Duitslanden voor documentbeoordeling, zie btw-factuur in Duitsland.
Onjuist berekende btw: corrigeer dit eerst bij de verkoper
De btw die op een factuur staat vermeld, is niet automatisch terugvorderbaar omdat deze is betaald. De btw moet wettelijk verschuldigd zijn.
Factuur inclusief Duitse btw
Controleer de plaats van belastingheffing, het transport en de status van de partijen. De transactie kan een internationale transporttransactie (IDT) zijn geweest of onderworpen zijn aan de verleggingsregeling.
Correctie in plaats van btw-REF
Als er onterecht btw in rekening is gebracht, neem dan contact op met uw leverancier voor een correctie en terugbetaling van het teveel betaalde bedrag. Stuur de factuurfout niet door naar de BZSt.
Bekijk eerst de voorwaarden van de IDT. Als de levering vrijgesteld had kunnen zijn van btw, moet de Duitse btw op de factuur worden gecorrigeerd in plaats van automatisch te worden opgenomen in het btw-referentienummer.
Hoe lang duurt het voordat BZSt een aanvraag verwerkt?
De termijn gaat in vanaf het moment dat de terugbetalende staat de volledige aanvraag heeft ontvangen.
De instantie geeft doorgaans een maand de tijd om te reageren. Houd uw brievenbus en contactpersoon in de gaten.
Vervolgvragen kunnen de procedure verlengen. Gelieve uw antwoorden in opsommingstekens te formuleren en uw bijlagen te nummeren.
Aanvaarding, beperking of weigering
Vergelijk de beslissing met het factuurregister. Bepaal of het geschil betrekking heeft op het document, het recht op aftrek, het aandeel of de btw-REF-procedure zelf.
Factuur en eventuele rente
Na een positieve beslissing wordt de terugbetaling overgemaakt naar de opgegeven rekening. Het recht op rente is afhankelijk van het verloop van de procedure en tijdige medewerking.
Vijf situaties, vijf verschillende antwoorden
De btw-teruggaafregeling kan correct gedocumenteerde kosten dekken als er geen transacties zijn die de procedure uitsluiten.
De aanvraag bevat een legitiem zakelijk onderdeel, ondersteund door de route en de documentatie.
Allereerst verificatie van de IDT en eventuele correctie van de factuur met de leverancier.
Het USt-ID-nummer alleen is niet voldoende om de procedure af te sluiten; alle transacties binnen de betreffende periode moeten worden gecontroleerd.
Bij lokale levering kan de btw-aftrek worden verrekend met de Duitse aangifte.
De meest voorkomende fouten bij het indienen van een btw-aangifte
BTW-REF ondanks de verplichting om verkopen in de Duitse aangifte te rapporteren.
Een terugbetaling aanvragen in plaats van een factuurcorrectie bij de leverancier te verkrijgen.
Er wordt 1.000/250 EUR van het btw-bedrag afgetrokken in plaats van van de nettowaarde.
Ontbrekende correspondentie van BZSt en de maandelijkse reactietermijn.
BTW-REF-checklist voor Duitsland
- Bevestig uw statutaire zetel, uw aanwezigheid in Duitsland en de voorwaarden van de procedure.
- Controleer alle transacties die tijdens de terugbetalingsperiode zijn uitgevoerd.
- Kies voor btw-REF of Duitse aangifte.
- Sluit facturen met een onjuist berekende btw uit en vraag een correctie aan.
- Selecteer de periode en vink het minimumbedrag van 400 of 50 EUR aan.
- Plan de verzending vóór 30 september van het volgende jaar.
- Controleer en vergelijk de gegevens van de leveranciers: aantallen, datums, bedragen en codes.
- Stel een verhouding vast voor gemengde uitgaven.
- Voeg documenten toe vanaf 1.000 EUR netto, voor brandstof vanaf 250 EUR.
- Controleer het IBAN- en BIC-nummer.
- Bewaar een kopie van uw aanvraag en de bevestiging van indiening.
- Wijs een persoon aan om de correspondentie van BZSt te controleren.
Weet u niet zeker of u voor btw-nummer (VAT-REF) of de Duitse aangifte moet kiezen?
Wij controleren de bedrijfsstatus, de aard van de transactie, de juistheid van de facturen, de omvang van de aftrekposten en de volledigheid van de documenten voordat we de aanvraag indienen.
Adrian Andrzejewski · CEO TaxenlightRaadpleeg uw btw-teruggave uit DuitslandBTW-teruggave uit Duitsland - veelgestelde vragen
Wanneer moet ik mijn btw-referentienummer voor 2026 indienen?
Uiterlijk 30 september 2027. Het is niet verstandig om de eerste aanvraag tot de laatste dag uit te stellen, omdat de gegevens, documenten en bijlagen vooraf gecontroleerd moeten worden.
Wordt de aanvraag rechtstreeks bij het Duitse Finanzamt ingediend?
Nee. Een EU-ondernemer dient een aanvraag in via het elektronische portaal van het land waar hij gevestigd is. In Polen gebeurt dit via de btw-REF(6), terwijl in Duitsland de zaak wordt behandeld door de BZSt.
Wat is het minimale terugbetalingsbedrag?
€400 voor een periode van minimaal drie maanden maar minder dan een jaar. Voor het hele jaar of de laatste periode van het jaar bedraagt het minimum €50.
Moet ik alle facturen bijvoegen?
Niet altijd bij de eerste indiening. Kopieën zijn over het algemeen vereist voor documenten met een nettowaarde van meer dan € 1.000 en voor brandstof met een nettowaarde van meer dan € 250. De BZSt kan echter ook andere documenten opvragen.
Kan ik de btw op hotel- en brandstofkosten terugvorderen?
Over het algemeen wel, mits de kosten zakelijk zijn, de btw correct is berekend, het document aan de vereisten voldoet en privégebruik is uitgesloten.
Voorkomt een Duits btw-nummer btw-aangifte?
Niet automatisch. De bepalende factoren zijn de statutaire zetel, de vaste inrichting en de transacties die tijdens de terugbetalingsperiode zijn verricht. Het bedrag alleen is niet doorslaggevend voor de procedure.
Wat te doen met een onjuist berekende Duitse btw?
Vraag een correctie en terugbetaling aan bij de uitgevende instantie. Btw die niet wettelijk verschuldigd was, mag niet via btw-REF worden teruggevorderd.
Hoe lang duurt het voordat ik btw terugkrijg uit Duitsland?
De standaardtermijn voor een beslissing is vier maanden. Indien BZSt om aanvullende informatie verzoekt, kan de procedure worden verlengd tot zes, en in bepaalde gevallen tot acht maanden.
Eerst de kwalificatie, dan het formulier
Een succesvolle aanvraag combineert drie elementen: een correcte procedure, een correct berekende btw en een consistente documentatie. Het simpelweg overzetten van facturen naar het btw-nummer is niet voldoende.
