BTW-factuur in Duitsland in 2026: gegevens, deadlines en voorbeelden
De juiste factuur is afhankelijk van het type transactie. Controleer wanneer de termijn van 6 maanden van toepassing is, wanneer de termijn van de 15e van de volgende maand, en welke informatie u moet vermelden voor IDT, verlegging van de btw of vooruitbetaling.
Eerst de kwalificatie, dan het sjabloon
Bepaal de plaats van belastingheffing en het type verkoop.
Bedrijf, rechtspersoon of consument?
Verkoper, ontvanger of OSS-procedure?
Selecteer nu pas de datum, de datum en de symbolen.
Als de belasting door de ontvanger wordt betaald, mag het document geen Duitse btw vermelden zoals bij een normale binnenlandse verkoop.
Wat is een factuur en wanneer moet deze worden opgesteld?
Een factuur is elk document dat een levering of dienst bevestigt, ongeacht de benaming. Het kan uit meerdere, duidelijk samenhangende documenten bestaan.
Bij belastingplichtige verkopen is de ondernemer doorgaans verplicht een factuur uit te geven.
De verplichting omvat ook bepaalde voordelen voor een rechtspersoon die geen ondernemer is.
Er bestaat geen algemene regel die voor elke consument geldt. Uitzonderingen zijn bijvoorbeeld van toepassing op bepaalde vastgoeddiensten en STO's (Special Target Operators).
De volledige dataset bepaalt nog niet of een document voldoet aan de eisen voor een elektronische factuur. Dit is een aparte analyse.
Grondslag: §14 UStG. Zie ook e-factuur in Duitsland.
6 maanden of de 15e van de volgende maand?
Dit geldt voor facturen die vallen onder de verplichting van §14 lid 2 van de UStG. De termijn gaat in vanaf de voltooiing van de levering of dienstverlening.
Een factuur voor intracommunautaire levering van goederen en voor bepaalde B2B-diensten in een ander EU-land wordt uiterlijk op de 15e dag van de daaropvolgende maand uitgegeven.
De factuur moet uiterlijk 15 oktober 2026 worden opgesteld. De algemene termijn van 6 maanden is hier niet van toepassing.
Bijzondere termen en aanduidingen: §14a UStG.
Welke informatie moet een standaardfactuur bevatten?
21.09.2026
USt-IdNr. of Steuernummer
, btw-nummer (indien vereist). van de koper
- Namen en adressen van beide partijen
- Steuernummer of USt-IdNr. van de uitgevende instelling
- Datum van uitgave
- Uniek factuurnummer
- Hoeveelheid en soort goederen of omvang van de dienstverlening
- Datum van levering of dienstverlening
- Nettobedrag volgens tarieven en vrijstellingen
- Kortingen of teruggaven, indien niet in mindering gebracht
- Informatie over btw-tarief en -bedrag of vrijstelling
- "Gutschrift" wanneer selfbilling werkt
Er kunnen meerdere reeksen, letters en cijfers worden gebruikt als het systeem het document uniek identificeert en voorkomt dat het nummer opnieuw wordt gebruikt.
Steuernummer of USt-IdNr.?
Eén uitgiftenummer
Een standaardfactuur bevat ofwel het Steuernummer (belastingnummer) of het USt-IdNr (Amerikaanse btw-nummer) van de uitgever. Het is niet nodig om beide automatisch in te voeren.
USt-ID-nummer van beide zijden
Voor specifieke transacties zijn EU-btw-nummers vereist voor zowel de verkoper als de koper. Het nummer alleen vervangt geen transactieanalyse.
Een bedrijf kan een Duits btw-nummer hebben en toch een document uitgeven volgens een ander model. Eerst worden de feitelijke processen en de rollen van de betrokken partijen onderzocht.
Vereenvoudigde factuur tot EUR 250 bruto
Minimale dataset
- naam en adres van de verkoper,
- datum van uitgifte,
- beschrijving en hoeveelheid of omvang van de dienst,
- Brutobedrag en btw-tarief of informatie over vrijstelling.
Wanneer faalt vereenvoudiging?
- WDT,
- transactie die valt onder §13b UStG,
- voordeel onder §3c UStG.
Een document met een lage waarde is niet voldoende. Je moet eerst het transactietype controleren.
Grondslag: §33 UStDV.
Binnenlandse verkoop, intracommunautaire levering en verlegging van de btw op facturen
Binnenlandse verkoop
In principe het correcte Duitse btw-tarief en -bedrag.
Controleer: datum van ingebruikname, uitgiftenummer en eventuele bijzondere bepalingen.
WDT
Geen Duitse btw verschuldigd na het voldoen aan de vrijstellingsvoorwaarden.
Op de factuur: BTW-nummer van beide partijen, informatie over de vrijstelling en de uiterste betaaldatum van 15 dagen.
Omgekeerde lading
Exclusief afzonderlijk vermelde Duitse btw.
Op de factuur: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers", "Reverse Charge" of een passend equivalent.
Dit gedeelte heeft betrekking op het document, niet op de volledige classificatie van de transactie. Zie de btw-regels voor intracommunautaire transacties en de aangifte van intracommunautaire transacties in Duitse aangiften.
Van aanbetaling tot eindfactuur
Hierin wordt het toekomstige voordeel, het bedrag van de ontvangen vooruitbetaling en de btw daarover vermeld.
Bepaal de volledige waarde, de datum en de toepasselijke belastingregels.
Het toont het totaalbedrag en trekt daar het eerder ontvangen nettobedrag en de toepasselijke btw vanaf.
Het document wordt door de ontvanger namens de leverancier opgesteld op basis van een voorafgaande overeenkomst. De termen "zelffacturering" of "zelfinvoking" kunnen worden gebruikt.
Het document kan worden gecorrigeerd zonder een fictieve transactie te creëren
Vermeld het nummer en de datum van de originele factuur, het te wijzigen onderdeel, de correcte inhoud en de gevolgen voor de nettoprijs en de btw.
BTW die zonder grondslag wordt aangegeven, kan alsnog verschuldigd worden. Voeg geen belasting toe "voor de zekerheid".
De factuur mag in PLN zijn. Voor de Duitse btw-berekening worden de bedragen omgerekend volgens de daarvoor geldende methode.
Er bestaat geen algemene verplichting om een factuur volledig in het Duits op te stellen. Het document moet wel ondubbelzinnig zijn.
Grondslag voor onjuiste btw-aangifte: §14c UStG.
Vier situaties die extra controle vereisen
De aanduiding moet overeenkomen met de specifieke grondslag voor de vrijstelling.
Vanaf 2025 zijn de minimumvereisten vastgelegd in §34a UStDV. Een lage omzet van slechts één factuur is niet voldoende.
Bij WSTO is de verplichting mogelijk niet van toepassing wanneer de verkoper gebruikmaakt van Union OSS.
In 2026 is een volledige factuur mogelijk nog steeds geen e-factuur. Meer details vindt u in een aparte handleiding.
Voor elektronische facturering in Duitsland, zie de voorwaarden en formaten die in Duitsland van toepassing zijn. Het in kaart brengen van magazijnstromen wordt beschreven in de Amazon FBA-handleiding voor Duitsland en btw.
Transactie en de belangrijkste documentvereisten
| Situatie | Betaling van de factuur | Bijzondere aandacht |
|---|---|---|
| Goederen uit magazijn in Duitsland → bedrijf in Duitsland | In principe de Duitse btw | Gegevens uit §14, uitgiftenummer en leveringsdatum |
| Duitse goederen → bedrijf in een ander EU-land | Zonder Duitse btw met correcte IDT | USt-ID-nummer van beide partijen, vrijstelling, uiterste datum: 15e dag |
| Dienst die onder de verleggingsregeling valt | Exclusief Duitse btw | Omgekeerde heffing, niet "btw 0%" |
| Eindfactuur na vooruitbetaling | Totaal minus vooruitbetaling | Trek het voorgaande nettobedrag en de daaraan toerekenbare btw af |
| Binnenlandse omzet 180 EUR bruto | Mogelijke Kleinbetragsrechnung | Controleer eerst de uitzonderingen onder §33 UStDV |
| Lokale factuur in PLN | Buitenlandse valuta is mogelijk | Voor aangiftedoeleinden dient u de bedragen om te rekenen naar euro's |
De meest voorkomende fouten op Duitse facturen
De deadline voor IDT is de 15e dag van de volgende maand.
De USt-ID-nummers van beide partijen zijn vereist.
De uitgiftedatum vervangt deze niet automatisch.
De omvang van de uitkering moet vaststelbaar zijn.
Onjuist aangegeven belasting kan alsnog verschuldigd worden.
Gutschrift is belastinggerelateerde selfbilling.
De eindfactuur mag niet tweemaal hetzelfde bedrag belasten.
Voor §14b UStG geldt momenteel een termijn van 8 jaar.
Behoud het document en de geloofwaardigheid ervan
Het is mogelijk om te achterhalen wie het document heeft uitgegeven.
De benodigde gegevens zijn niet op oncontroleerbare wijze gewijzigd.
De factuur blijft gedurende de gehele periode leesbaar.
Opzettelijke of roekeloze schending van de verplichting tot uitgifte of opslag kan een strafbaar feit opleveren.
10 controles op juistheid van de facturen
- Bepaal de plaats van belastingheffing en het type transactie.
- Controleer de verplichting tot uitgifte en de juiste deadline.
- Controleer de namen, adressen en functies van beide partijen.
- Selecteer Steuernummer of USt-IdNr.
- Vul de uitgiftedatum en de datum van betekening in.
- Wijs een uniek nummer toe in de geselecteerde reeks.
- Beschrijf het product of de dienstverlening in detail.
- Verdeel de nettoprijs, tarieven, vrijstellingen en kortingen.
- Voeg de WDT-, omgekeerde tarief- of zelffactureringsoptie toe.
- Controleer het formaat van de e-factuur en de archiveringsmethode.
Controleer de factuur voordat u deze bij uw Duitse afrekening voegt
We zullen het transactiemodel, de deadlines, de belastingnummers, de IDT- en verleggingsheffingsmarkeringen en de methode voor het verrekenen van vooruitbetalingen en correcties controleren.
Veelgestelde vragen over btw-facturen in Duitsland
Welke informatie moet een standaardfactuur in Duitsland bevatten?
Gegevens en adressen van de betrokken partijen, het btw-nummer (of USt-ID-nummer) van de uitgever, uitgiftedatum, uniek nummer, omschrijving en datum van dienstverlening, nettobedrag, btw-tarief en -bedrag, of informatie over vrijstellingen. Voor speciale transacties zijn aanvullende gegevens vereist.
Moet ik zowel het Steuernummer als het USt-IdNr. tegelijk invoeren?
Niet op elke factuur. De standaardcatalogus vereist een van deze uitgiftenummers. Voor leveringen binnen de EU en bepaalde diensten binnen de EU moeten de USt-ID-nummers van beide partijen worden vermeld.
Tot wanneer wordt er een reguliere B2B-factuur uitgegeven?
In het algemeen geldt een termijn van 6 maanden na de uitvoering van de dienst, indien de transactie onderworpen is aan de verplichting van §14 lid 2 van de UStG. Voor intracommunautaire levering van goederen en bepaalde B2B-diensten binnen de EU geldt een kortere termijn.
Welke deadline geldt voor IDT?
De IDT-factuur wordt uiterlijk op de 15e dag van de maand volgend op de maand van levering uitgegeven.
Kan een Duitse factuur in PLN zijn?
Ja. Voor de Duitse btw-afrekening moeten bedragen in vreemde valuta worden omgerekend naar euro's overeenkomstig §16 lid 6 van de UStG of de specifieke regels voor de betreffende procedure.
Moet de factuur in het Duits worden opgesteld?
Er is geen algemene regel die vereist dat het document uitsluitend in het Duits is opgesteld. Het document moet duidelijk en volledig zijn. In de praktijk beperkt een Duitse of tweetalige versie het aantal vragen dat een klant kan hebben.
Wat betekent Gutschrift?
In de Duitse btw-wetgeving betekent dit zelffacturering: het document wordt door de afnemer van de dienst namens de leverancier op basis van een voorafgaande overeenkomst opgesteld.
Kan een factuur tot € 250 altijd vereenvoudigd worden?
Nee. De Kleinbetragsrechnung is onder meer niet van toepassing op intracommunautaire levering van goederen, transacties in de zin van §13b UStG en diensten die vallen onder §3c UStG.
Hoe lang moeten Duitse facturen bewaard worden?
Voor de toepassing van §14b UStG is dit over het algemeen acht jaar, gerekend vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de factuur is uitgegeven. Andere regelgeving of lopende procedures kunnen een langere bewaartermijn vereisen.
Een goede factuur begint al voordat je de bedragen invult
Het type transactie bepaalt de datum, de bedragen en de manier waarop de btw wordt weergegeven.
Een standaardfactuur hoeft niet zowel het Steuernummer als het USt-IdNr. te bevatten.
Documentbeheer vermindert het risico op correcties, dubbele btw-heffing en problemen met aftrekposten.
