BTW-registratie
Duitsland 2026

Of btw-registratie in Duitsland voor u verplicht is, hangt af van uw bedrijfsmodel en de fysieke locatie van de goederen op het moment van verkoop. Houd er rekening mee dat onjuiste classificatie van transacties, en daarmee onbetaalde belastingen in Duitsland, niet alleen kan leiden tot belastingachterstanden, maar ook tot blokkering van accounts op online marktplaatsen.

Registratie voor een Duits btw-nummer is vereist als een niet-ingezeten belastingplichtige bepaalde belastbare activiteiten in dat land verricht. De meest voorkomende situaties zijn:

In 2026 zal het One Stop Shop-systeem de standaard zijn, maar het is geen universele oplossing. Je moet onderscheid maken tussen postorderverkoop en goederenverkoop binnen Duitsland.

1. Drempelbedrag van € 10.000: Houd er rekening mee dat deze limiet geldt voor verkopen binnen de gehele Europese Unie, niet alleen in Duitsland. Zodra dit bedrag is bereikt, kunt u ervoor kiezen om uw OSS in uw woonland te registreren of om lokaal in Duitsland btw-plichtig te worden.
2. Beperkingen van OSS: De OSS-procedure is alleen van toepassing op verkoop op afstand binnen de Europese Unie aan consumenten (B2C). Het omvat niet:
   • B2B-transacties (verkoop aan bedrijven).
   • Goederenoverdracht tussen magazijnen (bijvoorbeeld van Polen naar een magazijn in Duitsland).
   • Leveringen van goederen die zich op het moment van de verkoop al in Duitsland bevonden.

Als uw bedrijfsmodel een van de bovenstaande punten omvat, heeft u een USt-IdNr nodig, ongeacht of u een OSS heeft

Marktplaatsverkopen zonder OSS: Een verkoper biedt meubels aan op eBay.de. Hij wil geen gebruik maken van OSS vanwege de specifieke logistieke kostenberekeningen in Duitsland. Nadat hij voor meer dan € 10.000 aan producten naar andere EU-landen heeft verkocht, kiest hij ervoor om zich in elk land van levering, inclusief Duitsland, lokaal te registreren om de belastingen daar direct te kunnen afhandelen.

In Duitsland drie identificatienummers voor belastingen en bedrijven: het Steuernummer, het USt-IdNr en het W-IdNr. Waar de eerste twee enkele jaren geleden nog volstonden, wordt er tegenwoordig automatisch een extra, zogenaamd economisch nummer, toegekend.

Gebrek aan kennis over de verschillen ertussen kan leiden tot communicatieproblemen met de autoriteiten. Daarom hebben we onderstaande tabel opgesteld als een beknopte handleiding om u te helpen de verschillen te begrijpen:

Steuernummer is het lokale belastingidentificatienummer in Duitsland, uitgegeven door de betreffende belastingdienst (Finanzamt) voor de afwikkeling van nationale belastingen.

Dit is vergelijkbaar met lokale, basisidentificatienummers (bijvoorbeeld het NIP in Polen). Het wordt toegekend door de betreffende lokale belastingdienst (Finanzamt). Lokale bedrijven registreren zich bij hun lokale belastingdienst, die overeenkomt met hun statutaire zetel. Niet-ingezetenen, dat wil zeggen Poolse bedrijven die zich in Duitsland registreren voor btw, worden echter alfabetisch toegewezen aan een specifieke Finanzamt (hierover later meer).

• Waarvoor dient dit nummer? Dit is het nummer waaronder uw belastingdossier wordt beheerd. U gebruikt het voor de correspondentie met de belastingdienst, bij het indienen van de maandelijkse btw-aangifte (Umsatzsteuer-Voranmeldung) en bij het rechtstreeks overmaken van belastingen naar de rekening van de belastingdienst.
• Belangrijke opmerking: In 2026 blijft het Steuernummer (nummer van het Duitse belastingnummer) essentieel voor binnenlandse afrekeningen, maar het mag niet worden verward met het EU-btw-nummer of USt-IdNr. Op facturen voor lokale verkopen in Duitsland (bijvoorbeeld aan Duitse particulieren) dient u dit nummer of het USt-IdNr te vermelden.

Het USt-IdNr.-nummer is een EU-btw-nummerwaarmee u EU-transacties in Duitsland kunt verrichten.

Als u van plan bent om transacties binnen de Europese Gemeenschap (B2B) uit te voeren, te verkopen via platforms zoals Amazon of eBay, of gebruik wilt maken van de verleggingsregeling, heeft u een USt-IdNr. Dit is het equivalent van het Poolse NIP-EU-nummer, beginnend met het voorvoegsel "DE".

• Dit nummer wordt uitgegeven door de Federale Belastingdienst (Bundeszentralamt für Steuern – BZSt), maar is een voorwaarde voor het verkrijgen van een Steuernummer bij het lokale belastingkantoor. In 2026 zal dit proces geautomatiseerd zijn als u in uw registratieaanvraag correct aangeeft dat u er een wilt ontvangen.
• Zodra u dit nummer heeft, kunnen uw zakenpartners uw bedrijf verifiëren in VIES. Zonder dit nummer kunt u geen factuur met een btw-tarief van 0% uitstellen voor leveringen binnen de Europese Unie.
• De Duitse belastingdienst (Finanzamt) heeft aangekondigd dat de procedure voor de afgifte van het USt-IdNr mogelijk wordt verlengd tot 2026. Dit komt door de enorme werklast voor de belastingdiensten in verband met de implementatie van het W-IdNr. In dit kader zijn een correct ingediende aanvraag en een complete set registratiedocumenten bijzonder belangrijk.

Het Wirtschafts -Identifikationsnummer (W-IdNr.) is een relatief nieuwe wijziging in de regelgeving.

• Sinds november 2024 kent de BZSt dit nummer automatisch toe aan alle entiteitendie zich dit jaar voor de btw registreren. Op de achtergrond wordt het nummer toegekend aan entiteiten die vóór 2024 een btw-nummer in Duitsland hadden geregistreerd. De toekenning van het W-IdNr.-nummer zal naar verwachting tot eind 2026 doorgaan.
• Het W-ID-nummer is gebaseerd op het USt-ID-nummer, maar heeft een extra 5-cijferige identificatiecode (bijv. -00001). Het dient om het bedrijf uniek te identificeren in zijn relaties met alle Duitse autoriteiten (niet alleen de belastingdienst).
• Het W-IdNr vervangt het EU-btw-nummer niet bij transacties binnen de EU. In 2026 is de vermelding ervan in elektronische formulieren (bijv. ELSTER) in veel gevallen nog optioneel, maar uiteindelijk zal het een communicatiestandaard worden.

	Steuernummer (St.-Nr.)	Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.)	Wirtschafts-ID (W-IdNr.)
Beschrijving	Lokaal btw-nummer in Duitsland	BTW-nummer in Duitsland	Economisch/zakelijk nummer in Duitsland
Wie kent het nummer toe?	Het lokale Finanzamt is de belastingdienst in Duitsland. Voor Poolse bedrijven geldt de alfabetische volgorde	BZSt – Federale Belastingdienst	BZSt – Federale Belastingdienst
Moet ik me ervoor aanmelden?	Ja	Ja	Nee, ambtshalve toegekend bij inschrijving Steuernummer
Sollicitatie	Nationale en lokale belastingen (btw, inkomstenbelasting)	EU WNT/WDT-transacties	Digitale bedrijfsidentificatiecode, die in de toekomst mogelijk de resterende nummers zal samenvoegen
Receptie	Lokaal (afhankelijk van de staat/stad)	Internationaal (zichtbaar in het VIES-systeem)	Nationaal
Formaat	bijv. 11/123/45678	bijv. DE123456789	bijv. DE123456789-00001

De wachttijd voor een Duits btw-nummer is een van de meest voorkomende vragen van onze klanten. Dankzij de bijna volledige digitalisering van officiële processen (verplicht gebruik van het ELSTER-) zijn de procedures in 2026 enigszins vereenvoudigd.

Aan de andere kant, zoals het Finanzamt meldt, kunnen de formaliteiten worden verlengd tot eind 2026, omdat het bureau zich richt op het uitgeven van W-IdNr-nummers.

In Duitsland is terugwerkende kracht van de btw-registratie (rückwirkende Registrierung) toegestaan. De belastingplicht ontstaat van rechtswege op het moment dat de eerste belastbare transactie in Duitsland plaatsvindt, niet op het moment dat het btw-nummer wordt toegekend.

De Poolse ondernemer had sinds januari 2023 goederen in Duitsland opgeslagen , maar diende pas in maart 2023 een btw-aanvraag in. Zijn verkopersaccount op Amazon werd geblokkeerd, waardoor hij niet meer kon verkopen.

Het kantoor registreerde het bedrijf met terugwerkende kracht – op 1 januari 2023. De btw-registratie in Duitsland duurde bijna drie maanden. Na de registratie moest hij nog openstaande aangiften indienen voor de periode van 1 januari tot en met juni 2023, de btw over de tot dan toe behaalde omzet bijschrijven en rente betalen.

Bovendien moest zijn accountant in Polen de Poolse JPK_VAT-aangiften corrigeren en een btw-teruggave aanvragen, wat helaas resulteerde in een belastingcontrole.

Dit voorbeeld leert ons dat je bij het plannen van verkoop op afstand in het buitenland je fiscale verplichtingen moet kennen en de formaliteiten ruim van tevoren moet afhandelen.

Wat de btw-registratieprocedure in Duitsland in vergelijking met andere EU-landen, is dat niet-ingezetenen aan specifieke kantoren worden toegewezen (meer informatie hieronder). Er wordt rekening gehouden met het land van verblijf, en in het geval van Polen – alfabetische volgorde.

Voordat de procedure wordt gestart een analyse van het bedrijf, de omvang van de transacties en de soorten verkochte goederen of diensten worden uitgevoerd. Vervolgens moeten mogelijke optimalisatiemogelijkheden worden beoordeeld, aangezien er voor bouwbedrijven andere regelgeving geldt dan voor e-commercebedrijven. Taalbarrières en ELSTER-authenticatiemethoden kunnen ook obstakels vormen.

Als u denkt dat u uw behoeften en formaliteiten in Duitsland niet zelf kunt regelen, neem dan contact met ons open wij doen het kosteloos voor u. We nemen ook graag de overige verantwoordelijkheden op ons en verzorgen de formaliteiten namens u.

Om je in 2026 in Duitsland voor de btw te registreren, moet je je aanmelden via het ELSTER-belastingportaal. Alle documenten, inclusief de aanvraag voor een btw-nummer, worden elektronisch ingediend.

In 2026 zijn papieren aanvragen niet meer mogelijk – alles wordt via het ELSTER-systeem afgehandeld. Papieren registratie is alleen nog toegestaan ​​in uitzonderlijke gevallen (de zogenaamde unbillige Härte).

Hieronder vindt u een lijst met documenten die nodig zijn om het ELSTER-registratieformulier in te vullen. De documenten moeten in het Duits vertaald zijn – is niet vereist.

Documenttype	Documentnaam	Uitleg
Identiteitsbevestiging	Kopie van identiteitskaart of paspoort	Een document dat toebehoort aan personen die gemachtigd zijn het bedrijf te vertegenwoordigen
	Bedrijfsovereenkomst, wet, notariële akte	Documenten moeten in het Duits vertaald worden
	Uittreksel uit het handelsregister	KRS-uittreksel voor bedrijven, CEIDG voor eenmanszaken. Documenten moeten actueel zijn en in het Duits vertaald (niet ouder dan 3-6 maanden)
	BTW-certificaat afgegeven in het land van vestiging	Het document wordt afgegeven door de belastingdienst in het land waar u gevestigd bent; het document moet in het Duits vertaald worden
	Bedrijfsplan, beschrijving van de geleverde diensten of goederen, beschrijving van de goederenstroom	Toelichting op geplande transacties in Duitsland (in het Duits)
	Gegevens van een buitenlandse valutabankrekening	Een recent bankdocument ter bevestiging van de bankgegevens van de buitenlandse valutarekening (niet ouder dan 3-6 maanden)
	Bijvoorbeeld: Amazon FBA-overeenkomst, kopie van getekende contracten of officiële bestellingen van klanten, huurovereenkomst voor magazijnruimte, bewijs van vooruitbetaling en proforma facturen	Bewijs van geplande belastbare activiteiten in Duitsland
Registratieaanvraag	Fragebogen zur steuerlichen Erfassung-vorm	Een document gebaseerd op een officieel sjabloon, ondertekend door een persoon die bevoegd is het bedrijf te vertegenwoordigen
Volmacht	Vollmacht	Alleen als u zich met behulp van een belastingadviseur of advocaat voor de btw registreert. De volmacht moet in het Duits zijn opgesteld en ondertekend door de persoon die bevoegd is om het bedrijf te vertegenwoordigen.
SEPA-mandaat	SEPA-Lastschriftmandat	Alleen als u wilt dat de btw automatisch van uw rekening wordt afgeschreven na het indienen van uw periodieke aangifte

In gerechtvaardigde gevallen een aanvraag voor btw-registratie in Duitsland op papier worden ingediend, maar dit moet wel worden gemotiveerd. Deze vorm van registratie verlengt de registratieprocedure. Verreweg de snelste manier om een ​​btw-nummer in Duitsland te verkrijgen , is door de procedure over te laten aan een belastingadviseur.

Een belastingadviseur in Duitsland is iemand die formeel uw belastingverplichtingen behartigt.

– Het afhandelen van btw-afdrachten in Duitsland en het indienen van periodieke btw- aangiften – Het indienen van ZM- en jaarlijkse btw- aangiften – Ondersteuning bij de correcte betaling van belastingen in Duitsland – Bemiddeling bij belastingcontroles tussen de belastingplichtige en de Finanzamt.

EU-bedrijven zijn niet verplicht een fiscaal vertegenwoordiger in Duitsland aan te stellen. Hun ondersteuning kan echter van onschatbare waarde zijn bij het afhandelen van formaliteiten, het overbruggen van taalbarrières en het begrijpen van de regelgeving.

In het geval van Polen ging de Duitse belastingdienst nog een stap verder en verdeelde, vanwege het enorme aantal entiteiten (vooral in de e-commerce- en bouwsector), de dienstverlening voor Poolse bedrijven over vier gespecialiseerde kantoren.

De eerste letter van uw achternaam (in het geval van eenmanszaken) of de eerste letter van de bedrijfsnaam (in het geval van vennootschappen en maatschappen) bepaalt aan welke van deze entiteiten u wordt toegewezen.

Eerste letter– achternamen voor JDG, bedrijfsnamen voor bedrijven	Bevoegd belastingkantoor – Finanzamt	Duitse staat
A-G	Finanzamt Hameln-Holzminden	Niedersachsen (Nedersaksen)
H – L	Finanzamt Oranienburg	Brandenburg
M – R	Finanzamt Cottbus	Brandenburg
S – Z (inclusief Poolse eindletters: Ś, Ź, Ż)	Finanzamt Nördlingen met Außenstelle Donauwörth	Bayern (Beieren)

Zodra u een btw-nummer in Duitsland ontvangt, heeft u in principe dezelfde rechten en plichten als Duitse bedrijven.  Enerzijds profiteert u van lagere btw-tarieven (dan bijvoorbeeld in Polen), maar anderzijds moet u zich aan de Duitse regelgeving houden. Laten we daarom de belangrijkste verplichtingen bespreken:

1. Het toepassen van Duitse btw-tarieven op verkoopfacturen.
   De belastingplichtige is verplicht de in Duitsland geldende btw-tarieven correct toe te passen:
   – 19% – standaardtarief
   – 7% – verlaagd tarief

De actuele btw-tarieven in de EU vindt u hier: EU-btw-tarieven 2026 – Tabel

2. Het indienen van periodieke btw-aangiften in Duitsland. Btw-aangiften worden maandelijks of per kwartaal, afhankelijk van de gerapporteerde/aangegeven omzet.
3. Het indienen van een btw-aangifte voor de EU is verplicht als uw bedrijf transacties verricht in de EU. Een btw-aangifte voor de EU is niet vereist als u in een bepaalde periode geen dergelijke transacties heeft verricht.
4. Het indienen van een jaarlijkse btw-aangifte in Duitsland als overzicht van alle transacties die in het voorgaande belastingjaar zijn verricht.  
5. Het indienen van INTRASTAT-aangiften bij overschrijding van de Duitse statistische drempelwaarden (3 miljoen aankomsten, 1 miljoen export). Alle INTRASTAT-drempelwaarden vindt u hier: INTRASTAT 2026 Drempelwaarden – Tabel
6. Betaling van de verschuldigde btw, zoals vermeld in de ingediende aangiften. De btw moet worden betaald op de rekening van de betreffende belastingdienst in Duitsland die uw bedrijf voor de btw heeft geregistreerd (conform de bovenstaande tabel). Sinds oktober 2025 besteden de Duitse autoriteiten extra aandacht aan de juistheid van de bankgegevens – deze moeten alle gegevens van de belastingdienst en een correct overschrijvingskenmerk bevatten. Anders kan de belastingdienst de betaling niet correct verwerken en worden er rentekosten wegens te late betaling totdat de kwestie is opgelost.

De btw-registratie in Duitsland zal in 2026 volledig elektronisch zijn. Dit vereenvoudigt het proces aanzienlijk voor niet-ingezeten bedrijven buiten Duitsland die daar zaken willen doen. De belangrijkste punten om te onthouden:

• Drie identificatienummers in Duitsland: vanaf 2026 gebruikt u het Steuernummer (lokaal), het USt-IdNr (EU) en het nieuwe W-IdNr (bedrijf). Elk nummer heeft een andere functie.
• ELSTER is verplicht: papieren aanvragen zijn verleden tijd. Het hele proces, van registratie tot maandelijkse aangiften, verloopt via het Mein ELSTER-portaal.
• Alfabetische jurisdictie: Uw zaak wordt doorverwezen naar een van de vier kantoren (Hameln, Oranienburg, Cottbus of Nördlingen), afhankelijk van de eerste letter van uw bedrijfsnaam (als u een vennootschap runt) of uw achternaam (als u een eenmanszaak runt).
• E-facturering is een noodzaak in de markt: zelfs als u als niet-ingezetene niet strikt verplicht bent om e-facturen te versturen, verwachten uw Duitse B2B-partners deze mogelijk in XML-formaat (XRechnung/ZUGFeRD). Het is raadzaam dit rechtstreeks bij hen te controleren.
• Terugwerkende kracht kan bedrijven helpen, maar er hangt wel een prijskaartje aan: je kunt een terugwerkend betalingsnummer krijgen om je Amazon-account te deblokkeren, maar wees voorbereid op rente en mogelijke boetes voor te late betalingen.

Als u niet zeker weet of uw bedrijf zich in Duitsland voor de btw moet registreren , of als u het hele proces zonder risico op fouten, vertragingen of boetes wilt doorlopen, neem dan contact met ons op. Wij analyseren uw situatie kosteloos en bepalen uw fiscale verplichtingen in Duitsland.  

---