Mehrwertsteuerrechnung in Deutschland im Jahr 2026: Daten, Fristen und Beispiele
Die korrekte Rechnung hängt von der Art der Transaktion ab. Prüfen Sie, wann die 6-Monats-Frist, wann der 15. des Folgemonats anzuwenden ist und welche Angaben bei IDT, Reverse-Charge-Verfahren oder Vorauszahlung erforderlich sind.
Zuerst die Qualifikation, dann die Vorlage
Ermitteln Sie den Besteuerungsort und die Verkaufsart.
Unternehmen, juristische Person oder Verbraucher?
Verkäufer-, Empfänger- oder OSS-Verfahren?
Wählen Sie erst jetzt Datum, Daten und Symbole aus.
Wird die Steuer vom Empfänger entrichtet, sollte auf dem Dokument keine deutsche Mehrwertsteuer wie bei einem normalen Inlandsverkauf ausgewiesen werden.
Was ist eine Rechnung und wann sollte sie ausgestellt werden?
Eine Rechnung ist jedes Dokument, das eine Lieferung oder Dienstleistung abrechnet, unabhängig von seiner Bezeichnung. Sie kann aus mehreren, klar miteinander verbundenen Dokumenten bestehen.
Bei steuerpflichtigen Umsätzen ist der Unternehmer grundsätzlich verpflichtet, eine Rechnung auszustellen.
Die Verpflichtung umfasst auch bestimmte Leistungen für juristische Personen, die keine Unternehmer sind.
Es gibt keine allgemeingültige Regel für alle Verbraucher. Ausnahmen gelten beispielsweise für bestimmte Immobiliendienstleistungen und STOs (Strategic Token Offerings).
Anhand des vollständigen Datensatzes lässt sich noch nicht feststellen, ob ein Dokument die Anforderungen an eine elektronische Rechnung erfüllt. Dies ist Gegenstand einer separaten Analyse.
Grundlage: §14 UStG. Siehe auch E-Rechnung in Deutschland.
6 Monate oder der 15. des Folgemonats?
Gilt für Rechnungen, die unter die Verpflichtung nach § 14 Abs. 2 UStG fallen. Die Frist beginnt mit der Fertigstellung der Lieferung oder der Erbringung der Leistung.
Eine Rechnung für die innergemeinschaftliche Lieferung von Waren und für bestimmte B2B-Dienstleistungen in einem anderen EU-Land wird bis zum 15. des Folgemonats ausgestellt.
Die Rechnung sollte spätestens am 15. Oktober 2026 ausgestellt werden. Die allgemeine Frist von 6 Monaten gilt hier nicht.
Besondere Begriffe und Bezeichnungen: §14a UStG.
Welche Angaben muss eine Standardrechnung enthalten?
21.09.2026
USt-IdNr. oder Steuernummer
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls erforderlich)
- Namen und Adressen beider Parteien
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Emittenten
- Datum der Ausstellung
- Eindeutige Rechnungsnummer
- Menge und Art der Waren oder Leistungsumfang
- Liefer- oder Leistungsdatum
- Nettobetrag gemäß Sätzen und Freibeträgen
- Rabatte oder Gutschriften, sofern nicht abgezogen
- Informationen zu Mehrwertsteuersatz und -betrag bzw. Befreiungen
- „Gutschrift“, wenn die Selbstabrechnung funktioniert
Mehrere Serien, Buchstaben und Zahlen können verwendet werden, sofern das System das Dokument eindeutig identifiziert und eine Wiederverwendung der Nummer verhindert.
Steuernummer oder USt-IdNr.?
Eine Ausstellernummer
Eine Standardrechnung enthält entweder die Steuernummer oder die USt-IdNr. des Ausstellers. Es ist nicht erforderlich, beide automatisch einzugeben.
USt-ID-Nummer beider Seiten
Für bestimmte Transaktionen werden EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummern sowohl für den Verkäufer als auch für den Käufer benötigt. Die Nummer allein ersetzt jedoch keine Transaktionsanalyse.
Ein Unternehmen kann eine deutsche USt-IdNr. besitzen und dennoch ein Dokument nach einem anderen Modell ausstellen. Zunächst werden der tatsächliche Ablauf und die Rollen der Beteiligten geprüft.
Vereinfachte Rechnung bis zu 250 EUR brutto
Minimaler Datensatz
- Name und Anschrift des Verkäufers,
- Datum der Ausstellung,
- Beschreibung und Menge bzw. Umfang der Dienstleistung,
- Bruttobetrag und Mehrwertsteuersatz oder Informationen zur Befreiung.
Wann scheitert die Vereinfachung?
- WDT,
- Transaktion, die unter §13b UStG fällt,
- Vorteil gemäß §3c UStG.
Ein Dokument mit geringem Wert reicht nicht aus. Zuerst müssen Sie den Transaktionstyp überprüfen.
Grundlage: §33 UStDV.
Inlandsverkäufe, innergemeinschaftliche Lieferungen und Umkehrung der Steuerschuldnerschaft bei Rechnungen
Inlandsabsatz
Im Wesentlichen der korrekte deutsche Mehrwertsteuersatz und -betrag.
Bitte prüfen Sie: Datum der Leistungserbringung, Ausstellernummer und etwaige Sonderbestimmungen.
WDT
Keine deutsche Mehrwertsteuer nach Erfüllung der Befreiungsbedingungen.
Auf der Rechnung: USt-ID-Nummer beider Parteien, Informationen zur Befreiung und zur Frist bis zum 15. Tag.
Umgekehrte Ladung
Ohne gesondert ausgewiesene deutsche Mehrwertsteuer.
Auf der Rechnung: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, „Reverse Charge“ oder entsprechendes Äquivalent.
Dieser Abschnitt bezieht sich auf das Dokument, nicht auf die vollständige Klassifizierung der Transaktion. Siehe Mehrwertsteuervorschriften für innergemeinschaftliche Transaktionen und die Meldung von innergemeinschaftlichen Transaktionen in deutschen Erklärungen.
Von der Anzahlung bis zur Schlussrechnung
Ermittelt den zukünftigen Nutzen, die Höhe der erhaltenen Vorauszahlung und deren Mehrwertsteuer.
Ermitteln Sie den vollen Wert, das Datum und die entsprechenden Steuervorschriften.
Es zeigt den Gesamtbetrag an und subtrahiert den zuvor erhaltenen Nettobetrag sowie die anfallende Mehrwertsteuer.
Das Dokument wird vom Empfänger im Namen des Lieferanten auf Grundlage einer vorherigen Vereinbarung ausgestellt. Die Begriffe „Selbstfakturierung“ oder „Selbstrechnungsstellung“ können verwendet werden.
Das Dokument kann korrigiert werden, ohne eine fiktive Transaktion zu erzeugen
Geben Sie die Nummer und das Datum der Originalrechnung, den geänderten Posten, den korrekten Inhalt sowie die Auswirkungen auf Nettobetrag und Mehrwertsteuer an.
Eine ohne Grundlage gemeldete Mehrwertsteuer kann fällig werden. Erheben Sie keine Steuer „nur für alle Fälle“.
Die Rechnung kann in PLN ausgestellt sein. Für die deutsche Mehrwertsteuer werden die Werte nach der entsprechenden Methode umgerechnet.
Es besteht keine generelle Verpflichtung, eine Rechnung ausschließlich in deutscher Sprache auszustellen. Das Dokument muss jedoch eindeutig sein.
Grundlage für die fehlerhafte Umsatzsteuererklärung: §14c UStG.
Vier Situationen, die zusätzliche Kontrolle erfordern
Die Bezeichnung sollte der konkreten Grundlage für die Befreiung entsprechen.
Ab 2025 sind die Mindestelemente in § 34a UStDV festgelegt. Ein geringer Umsatz einer einzelnen Rechnung allein genügt nicht.
Bei WSTO gilt die Verpflichtung möglicherweise nicht, wenn der Verkäufer Union OSS nutzt.
Auch im Jahr 2026 kann es vorkommen, dass eine vollständige Rechnung nicht als elektronische Rechnung ausgestellt wird. Einzelheiten hierzu finden Sie in einem separaten Leitfaden.
Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland finden Sie in den dort geltenden Bedingungen und Formaten. Die Abbildung von Lagerflüssen wird im Amazon FBA-Leitfaden für Deutschland und die Mehrwertsteuer.
Transaktion und die wichtigsten Dokumentenanforderungen
| Situation | Begleichung der Rechnung | Besondere Aufmerksamkeit |
|---|---|---|
| Waren aus dem deutschen Lager → deutsches Unternehmen | Im Grunde deutsche Mehrwertsteuer | Daten aus §14, Ausstellernummer und Lieferdatum |
| DE-Waren → Unternehmen in einem anderen EU-Land | Ohne DE-MwSt. mit korrekter IDT | USt-ID-Nummer beider Parteien, Befreiung, Frist bis zum 15. Tag |
| Die Leistung unterliegt dem Reverse-Charge-Verfahren | Ohne deutsche Mehrwertsteuer | Umkehrung der Steuerschuldnerschaft, nicht „MwSt. 0%“ |
| Endrechnung nach Vorauszahlung | Gesamtbetrag abzüglich Anzahlung | Subtrahieren Sie den vorherigen Nettobetrag und die zurechenbare Mehrwertsteuer |
| Inlandsumsatz 180 EUR brutto | Mögliche Kleinbetragsrechnung | Prüfen Sie zunächst die Ausschlüsse gemäß §33 UStDV |
| Lokale Rechnung in PLN | Fremdwährung möglich | Für Deklarationszwecke rechnen Sie die Werte bitte in EUR um |
Die häufigsten Fehler auf deutschen Rechnungen
Die Frist für IDT ist der 15. Tag des Folgemonats.
Es werden die USt-ID-Nummern beider Parteien benötigt.
Das Ausstellungsdatum ersetzt es nicht automatisch.
Der Umfang des Vorteils muss bestimmbar sein.
Falsch deklarierte Steuern können fällig werden.
Gutschrift ist eine steuerliche Selbstabrechnung.
Auf der Schlussrechnung darf derselbe Betrag nicht zweimal ausgewiesen werden.
Für §14b UStG beträgt die Regel derzeit 8 Jahre.
Das Dokument und seine Glaubwürdigkeit erhalten
Es ist möglich festzustellen, wer das Dokument ausgestellt hat.
Die erforderlichen Daten wurden nicht unkontrolliert verändert.
Die Rechnung bleibt während des gesamten Zeitraums lesbar.
Die vorsätzliche oder fahrlässige Verletzung der Pflicht zur Ausstellung oder Aufbewahrung kann eine Straftat darstellen.
10 Prüfungen auf korrekte Rechnungen
- Ermitteln Sie den Besteuerungsort und die Art der Transaktion.
- Prüfen Sie die Ausstellungspflicht und die korrekte Frist.
- Überprüfen Sie die Namen, Adressen und Funktionen beider Parteien.
- Wählen Sie Steuernummer oder USt-IdNr.
- Geben Sie das Ausstellungsdatum und das Datum der Leistungserbringung an.
- Weisen Sie der ausgewählten Serie eine eindeutige Nummer zu.
- Beschreiben Sie das Produkt oder den Leistungsumfang detailliert.
- Nettobeträge, Steuersätze, Ausnahmen und Rabatte verteilen.
- Fügen Sie die Kennzeichnung WDT, Reverse Charge oder Selbstabrechnung hinzu.
- Prüfen Sie das Format der elektronischen Rechnung und die Archivierungsmethode.
Prüfen Sie die Rechnung, bevor Sie sie Ihrer deutschen Abrechnung beifügen
Wir werden das Transaktionsmodell, die Fristen, die Steuernummern, die IDT- und Reverse-Charge-Kennzeichnungen sowie die Methode zur Abwicklung von Vorauszahlungen und Korrekturen überprüfen.
Häufig gestellte Fragen zu Mehrwertsteuerrechnungen in Deutschland
Welche Angaben muss eine Standardrechnung in Deutschland enthalten?
Angaben und Adressen der Parteien, Steueridentifikationsnummer oder USt-ID-Nummer des Emittenten, Ausstellungsdatum, eindeutige Nummer, Beschreibung und Datum der Leistungserbringung, Nettobetrag, Mehrwertsteuersatz und -betrag oder Informationen zu Steuerbefreiungen. Besondere Transaktionen erfordern zusätzliche Angaben.
Muss ich sowohl die Steuernummer als auch die USt-IdNr. gleichzeitig eingeben?
Nicht auf jeder Rechnung. Der Standardkatalog erfordert eine dieser Ausstellernummern. Bei Lieferungen innerhalb der EU und bestimmten Dienstleistungen innerhalb der EU muss die USt-ID beider Parteien angegeben werden.
Bis wann wird eine reguläre B2B-Rechnung ausgestellt?
Grundsätzlich beträgt die Frist sechs Monate nach Erbringung der Dienstleistung, sofern die Transaktion der Verpflichtung nach § 14 Abs. 2 UStG unterliegt. Für innergemeinschaftliche Lieferungen von Waren und bestimmte B2B-Dienstleistungen innerhalb der EU gilt eine kürzere Frist.
Welche Frist gilt für IDT?
Die IDT-Rechnung wird spätestens am 15. Tag des Monats ausgestellt, der auf den Liefermonat folgt.
Kann eine deutsche Rechnung in PLN ausgestellt werden?
Ja. Für die deutsche Mehrwertsteuerabrechnung müssen Werte in Fremdwährungen gemäß § 16 Abs. 6 UStG oder den für das jeweilige Verfahren spezifischen Vorschriften in Euro umgerechnet werden.
Muss die Rechnung auf Deutsch ausgestellt sein?
Es gibt keine allgemeine Regel, die ausschließlich Deutsch vorschreibt. Das Dokument muss klar und vollständig sein. In der Praxis verringert eine deutsche oder zweisprachige Version die Anzahl möglicher Rückfragen seitens des Kunden.
Was bedeutet Gutschrift?
Im deutschen Mehrwertsteuersystem bedeutet dies Selbstfakturierung: Das Dokument wird vom Leistungsempfänger im Namen des Lieferanten auf Grundlage einer vorherigen Vereinbarung ausgestellt.
Kann eine Rechnung bis zu 250 EUR immer vereinfacht werden?
Nein. Die Kleinbetragsrechnung findet unter anderem keine Anwendung auf innergemeinschaftliche Lieferungen von Waren, Umsätze nach § 13b UStG und Dienstleistungen nach § 3c UStG.
Wie lange sollten deutsche Rechnungen aufbewahrt werden?
Für die Zwecke des § 14b UStG beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Andere Vorschriften oder laufende Verfahren können eine längere Aufbewahrungsfrist erfordern.
Eine gute Rechnung beginnt schon vor der Eingabe der Beträge
Die Art der Transaktion bestimmt Datum, Anzahl und Art der Mehrwertsteuerdarstellung.
Eine Standardrechnung muss nicht sowohl die Steuernummer als auch die USt-IdNr. enthalten.
Die Dokumentenkontrolle verringert das Risiko von Korrekturen, doppelter Mehrwertsteuer und Abzugsproblemen.
