E-Rechnung in Deutschland 2026: Pflicht, PDF und Fristen 2025–2028
Im Jahr 2026 werden herkömmliche PDF-Rechnungen möglicherweise noch vorübergehend funktionieren, sie stellen jedoch keine deutsche E-Rechnung dar. Informieren Sie sich, wann Ihr Unternehmen strukturierte Rechnungen erhalten muss, wann diese auszustellen sind und ob eine deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer allein einen Unterschied macht.
Vier Prinzipien, die das Thema strukturieren
Eine elektronische Rechnung enthält Daten, die das System automatisch lesen und verarbeiten kann.
Das Unternehmen kann verpflichtet sein, die Zahlung vor der Auszahlung einzuziehen.
Eine deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer allein impliziert weder einen eingetragenen Firmensitz noch eine Betriebsstätte in Deutschland.
Aussteller können weiterhin Papier und – mit Zustimmung des Empfängers – PDF verwenden.
PDF ≠ E-Rechnung
Die Art und Weise, wie das Dokument versendet wird, oder sein Erscheinungsbild sind nicht entscheidend. Wichtig ist sein strukturiertes Format, das den technischen Anforderungen entspricht.
Standard-Elektronikrechnung
- PDF, Scan oder Foto,
- Daten werden hauptsächlich visuell erfasst
- im Jahr 2026, vorübergehend möglich mit Zustimmung des Empfängers.
E-Rechnung
- Daten in einer Maschinenstruktur,
- automatische Buchhaltung und Validierung,
- z.B. XRechnung oder das entsprechende ZUGFeRD.
Die erforderlichen Umsatzsteuerdaten müssen im strukturierten Abschnitt enthalten sein. Eine Visualisierung oder ein Anhang kann diese ergänzen, aber nicht ersetzen.
Offizielle Erläuterungen: BMF - FAQ zu E-Rechnungen und § 14 UStG.
Von der Sammlung im Jahr 2025 bis zur vollständigen Tilgung im Jahr 2028
Unternehmen, die der deutschen Regelung unterliegen, müssen technisch für den Empfang von elektronischen Rechnungen gerüstet sein. Ein einfaches E-Mail-Postfach kann ausreichen.
Jeder Aussteller kann weiterhin Papier verwenden. PDF und andere unstrukturierte Formate erfordern die Zustimmung des Empfängers.
Dies wird Ausstellern erleichtert, deren Umsatz im Vorjahr 800.000 EUR nicht überstieg. Auch für EDI ist ein spezieller Übergang im Gange.
Bei inländischen B2B-Transaktionen, die unter die Verpflichtung fallen, ist die Rechnung als elektronische Rechnung auszustellen, es sei denn, es liegt eine Ausnahme vor.
Grundlage für Übergangsfristen: § 27 UStG.
Prüfen Sie zunächst die Transaktion und den Status beider Parteien
Die Regelung gilt vor allem für inländische B2B-Transaktionen, bei denen Emittent und Empfänger in Deutschland ansässig sind.
Üblicherweise im Bereich
- B2B-Lieferungen oder -Dienstleistungen, die in Deutschland steuerpflichtig sind
- Beide Parteien haben ihren Sitz, ihre Geschäftsführung oder ihre beteiligte Betriebsstätte in Deutschland
- Die gesetzliche Ausnahme findet keine Anwendung.
Die wichtigsten Ausnahmen
- Kleinrechnungen bis zu 250 EUR,
- Fahrkarten,
- ausgewählte befreite Leistungen gemäß § 4 UStG.
Für B2G-Transaktionen sind möglicherweise XRechnung, ein Zahlungskanal und eine Bestell-ID erforderlich. Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die elektronische Rechnungsstellung in B2B-Beziehungen.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer DE ≠ Niederlassung in Deutschland
Die Registrierung für die deutsche Umsatzsteuer begründet an sich weder einen Firmensitz noch eine Betriebsstätte. Die tatsächliche Struktur des Unternehmens muss geprüft werden.
Die Lagerung von Waren kann Umsatzsteuerpflichten auslösen, für die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung wird jedoch weiterhin das Vorliegen einer teilnehmenden festen Niederlassung geprüft. Siehe auch Umsatzsteuerregistrierung in Deutschland.
XRechnung, ZUGFeRD oder EDI?
| Format | Was ist enthalten? | Status | Die wichtigste Anmerkung |
|---|---|---|---|
| Dokumentenbild | Sonstige elektronische Rechnung | Es handelt sich nicht um eine elektronische Rechnung; ab 2026 ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. | |
| XRechnung | Strukturiertes XML | E-Rechnung | Maschinenformat ohne die notwendige visuelle Ebene. |
| ZUGFeRD ≥ 2.0.1 | PDF/A-3 + eingebettetes XML | E-Rechnung im entsprechenden Profil | Die Profile MINIMUM und BASIC‐WL erfüllen die Anforderungen nicht. |
| EDI | Vereinbarter Datenaustausch | Möglich nach Erfüllung der Anforderungen | Der Inhalt muss mit den erforderlichen Daten übereinstimmen; ein bestimmter Übergang ist erforderlich. |
Die Referenznorm ist EN 16931. Es gibt kein einheitliches, verpflichtendes Programm und keinen empfohlenen Lieferanten.
Der Prozess vom Posteingang bis zur Buchhaltung
Eine E-Mail kann ausreichend sein. Die Parteien können sich auch auf ein Portal, EDI oder eine andere sichere Übertragungsmethode einigen.
Die ursprüngliche Struktur beibehalten und das Dokument mit dem Auftragnehmer und der Transaktion verknüpfen.
Zuerst das Format und das Schema, dann die Steuer-, Geschäfts- und Buchhaltungsdaten.
Gewährleisten Sie Lesbarkeit, Integrität, Zugänglichkeit und Nachvollziehbarkeit während des gesamten Aufbewahrungszeitraums.
1. Technische Validierung
Weist die Datei das korrekte Format, Schema, die korrekte Version und alle erforderlichen Felder auf?
2. Inhaltsvalidierung
Sind die Angaben zu den beteiligten Parteien, der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, den Daten, den Beträgen, den Steuersätzen und der Transaktionsbeschreibung korrekt?
Während der Übergangszeit ist die Zustimmung des Empfängers für einfache PDF-Dateien oder andere unstrukturierte elektronische Formate erforderlich.
Archivierung, Korrekturlesen und Gutschrift
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Originaldatei muss verfügbar bleiben.
Wenn die ursprüngliche Transaktion der elektronischen Rechnungsstellung unterliegt, sollte die Korrektur der Rechnungsdaten ebenfalls die korrekte Struktur beibehalten.
Die Bezeichnung des Verfahrens schließt die Verpflichtung nicht aus. Entscheidend sind die Parteien, die Transaktion und der gesetzliche Anwendungsbereich.
Grundlage für die Aufbewahrung: § 14b UStG. Die detaillierten Bestandteile einer Standardrechnung sind Gegenstand eines gesonderten Leitfadens.
Häufige Fehler – und schnelle Lösungen
Die Datei sieht aus wie eine Rechnung, enthält aber keine strukturierten Daten.
Was zu tun ist: Verwenden Sie konformes XML oder eine Hybridlösung.Das Unternehmen wartet auf die Ausgabe seiner eigenen Anleihe.
Was zu tun ist: Bereiten Sie jetzt Ihren Kanal und Ihre Verantwortlichkeiten vor.Die Steuernummer wird als ständiger Wohnsitz behandelt.
Was zu tun ist: Untersuchen Sie die Ressourcen und die Beteiligung der Einrichtung.Das korrekte XML enthält eine falsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder falsche Beträge.
Vorgehensweise: Inhaltssteuerung hinzufügen.Das Unternehmen löscht die Struktur, nachdem die Vorschau generiert wurde.
Was zu tun ist: Bewahren Sie die Originaldatei auf.Die wichtigsten Informationen sind nur in der Visualisierung enthalten.
Vorgehensweise: Platzieren Sie sie in einer Struktur.Checkliste zur Implementierung der elektronischen Rechnung
- Unterteilen Sie die Transaktionen in inländische B2B-, B2C-, B2G- und grenzüberschreitende Transaktionen.
- Festlegung des eingetragenen Firmensitzes und der teilnehmenden ständigen Standorte beider Parteien.
- Prüfen Sie die Ausnahmen und Übergangsfristen des Emittenten.
- Wählen Sie das Format und vereinbaren Sie die Abhol- und Versandart.
- Bereiten Sie die technische und inhaltliche Validierung vor.
- Ablehnungs-, Korrektur- und Duplikatsbearbeitung zuweisen.
- Die ursprüngliche Struktur muss für den erforderlichen Zeitraum erhalten bleiben.
- Testen Sie den Prozess anhand einiger typischer Transaktionen.
- Schulung in Vertrieb, Buchhaltung und Kundenservice.
- Dokumentieren Sie die Entscheidung, warum eine bestimmte Gruppe von Rechnungen der Verpflichtung unterliegt oder nicht.
Prüfen Sie den Umfang der Verpflichtung, bevor Sie den Abrechnungsprozess ändern
Wir werden den Status des Unternehmens in Deutschland, die Transaktionsarten, Übergangsfristen und den erforderlichen Dokumentenfluss analysieren – ohne ein Tool einzuführen, das das Unternehmen nicht benötigt.
Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland
Ist PDF in Deutschland eine elektronische Rechnung?
Nein. Eine Standard-PDF-Datei ist eine andere Art von elektronischer Rechnung, da sie nicht die für die automatisierte Verarbeitung erforderliche Struktur aufweist. Sie kann mit Zustimmung des Empfängers vorübergehend im Jahr 2026 verwendet werden.
Werden elektronische Rechnungen im Jahr 2026 vorgeschrieben sein?
Nicht in jeder Situation. Alle Emittenten können bis Ende 2026 von den Übergangsregeln profitieren. Die Einzugspflicht, die ab 2025 für Unternehmen gilt, die unter die deutsche Regelung fallen, muss jedoch gesondert geprüft werden.
Löst die deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer selbst die Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen aus?
Nein. Eine deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer begründet nicht automatisch einen eingetragenen Firmensitz oder eine Betriebsstätte. Entscheidend sind die tatsächliche Struktur und die Beteiligung der deutschen Niederlassung an der Transaktion.
Kann ein Unternehmen außerhalb Deutschlands freiwillig elektronische Rechnungen versenden?
Ja, sofern der Empfänger damit umgehen kann und das Format den Anforderungen entspricht. Die freiwillige Nutzung kann die Zusammenarbeit vereinfachen, selbst wenn eine bestimmte Transaktion rechtlich nicht vorgeschrieben ist.
Wie kann ich elektronische Rechnungen erhalten?
Es gibt kein obligatorisches Portal. Im einfachsten Fall genügt ein E-Mail-Postfach. Die Parteien können sich auf ein Portal, EDI, eine API oder einen anderen sicheren Kanal einigen.
Ist ZUGFeRD immer konsistent?
Nicht jedes Profil. Das BMF erkennt ZUGFeRD grundsätzlich ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC‐WL. Steuerlich relevante Daten müssen im strukturierten Teil enthalten sein.
Wie lange müssen elektronische Rechnungen in Deutschland aufbewahrt werden?
In der Regel beträgt diese Frist acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Der ursprüngliche strukturierte Teil muss aufbewahrt und seine Zugänglichkeit und Integrität gewährleistet sein.
Die elektronische Rechnung ist eine Prozessänderung, nicht nur eine Änderung des Dateiformats
Im Jahr 2026 wird das herkömmliche PDF noch eine Übergangslösung sein, keine elektronische Rechnung.
Eine deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer allein bedeutet nicht, dass ein Unternehmen in Deutschland ansässig ist.
Das sicherste Verfahren kombiniert Empfang, zweistufige Validierung und strukturierte Archivierung.
Mehr zu den allgemeinen Pflichten: Mehrwertsteuer in Deutschland. Es empfiehlt sich, den Umfang der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung getrennt von der Mehrwertsteuerregistrierung und -erklärung zu betrachten.
