Zalando a VAT – jak rozliczać sprzedaż i magazyny ZFS oraz ZEOS?
ZFS i ZEOS mogą wymagać rejestracji VAT w państwach magazynowania. OSS nie rozlicza transferu własnego zapasu, a status Zalando jako deemed supplier zależy od konkretnego modelu transakcji.
Najpierw ustal kraj fizycznego zapasu i wysyłki. Dopiero potem rozstrzygnij, czy występuje lokalna sprzedaż, WSTO w OSS, WDT B2B albo obowiązek związany z przemieszczeniem towaru.
Ogólne modele porównuje przewodnik Magazyn za granicą a VAT.
Logistyka Zalando nie zastępuje analizy VAT
- ZFS i ZEOS są usługami logistycznymi, a nie procedurami podatkowymi.
- Wysłanie własnego zapasu do innego państwa UE może oznaczać WDT i WNT.
- Sprzedaż z lokalnego magazynu do lokalnego klienta zasadniczo nie trafia do OSS.
- WSTO z jednego państwa UE do konsumenta w innym może być rozliczona w OSS.
- Status deemed supplier może przenieść VAT od określonej sprzedaży na platformę, ale nie usuwa automatycznie obowiązków magazynowych.
ZFS czy ZEOS – co właściwie wybierasz?
ZFS obsługuje fulfillment w ekosystemie Zalando. ZEOS wykorzystuje wspólną sieć i pulę zapasu do realizacji zamówień z wielu kanałów.
ZFS
Zalando Fulfilment Solutions obejmuje magazynowanie, kompletowanie, wysyłkę i – zależnie od wariantu – obsługę zwrotów.
- realizacja zamówień Zalando;
- magazyny niemieckie i opcjonalne centra międzynarodowe;
- raporty sprzedaży, zwrotów i ruchów zapasu.
ZEOS Fulfilment
ZEOS umożliwia realizację zamówień z Zalando, własnego sklepu oraz innych marketplace’ów z jednej puli zapasu.
- wielokanałowe zamówienia;
- jedna integracja i widok zapasu;
- sieć centrów fulfillment i zwrotów.
| Rozwiązanie | Co robi? | Najważniejsze pytanie VAT |
|---|---|---|
| Partner Program | Udostępnia kanał sprzedaży na Zalando | Kto jest sprzedawcą i czy działa deemed supplier? |
| ZFS | Magazynuje i realizuje zamówienia Zalando | W których państwach znajduje się zapas? |
| ZEOS | Realizuje zamówienia wielokanałowe | Z którego magazynu wyszło każde zamówienie? |
| ZRS | Obsługuje zwroty | Gdzie po zwrocie znalazł się towar? |
| Własny fulfillment | Sprzedawca sam przechowuje i wysyła | Czy lokalny zapas tworzy obowiązki VAT? |
W jakich państwach może znaleźć się zapas ZFS?
Podstawowy model wykorzystuje centra w Niemczech. International warehousing pozwala włączać dodatkowe lokalne centra w innych państwach.
Czy ZFS lub ZEOS wymaga rejestracji VAT za granicą?
Często tak, ale nie dlatego, że oferta jest widoczna na Zalando. Decydują kraj magazynu, przemieszczenie zapasu i sposób późniejszej sprzedaży.
1. Zapas
Czy wysyłasz własny towar do centrum w innym państwie i zachowujesz jego własność?
2. Sprzedaż
Czy z tego centrum realizujesz sprzedaż lokalną, WSTO albo WDT B2B?
3. Rola platformy
Czy Zalando jest pośrednikiem, nabywcą, czy deemed supplier dla konkretnej dostawy?
- numer VAT w każdym aktywnym kraju magazynu;
- WNT i deklaracja lokalna przy przyjęciu zapasu;
- sprzedaż krajowa z lokalnego centrum;
- WSTO w OSS lub lokalnej rejestracji;
- WDT B2B, zwroty i możliwy Intrastat.
Polska → magazyn ZFS → sprzedaż lokalna, WSTO albo WDT
Transport do centrum i późniejsza sprzedaż to dwa odrębne etapy. Każdy wymaga własnej kwalifikacji.
Zalando nie kupuje całej partii, jeżeli działa wyłącznie jako operator logistyczny. Transfer może jednak wywołać VAT. Szczegółową dokumentację opisuje artykuł Przesunięcie towarów za granicę a VAT.
Jak rozliczać sprzedaż z magazynu ZFS?
Nazwa marketplace’u nie rozstrzyga VAT. Potrzebujesz kraju magazynu, kraju dostawy i statusu klienta.
| Magazyn | Klient | Typowa kwalifikacja | OSS? |
|---|---|---|---|
| Niemcy | Konsument w Niemczech | Sprzedaż krajowa w Niemczech | Nie dla zwykłej sprzedaży krajowej |
| Niemcy | Konsument we Francji | WSTO z Niemiec do Francji | Możliwe po spełnieniu warunków |
| Niemcy | Firma VAT we Francji | Możliwa WDT z Niemiec | Nie |
| Francja | Konsument we Francji | Sprzedaż krajowa we Francji | Nie dla zwykłego sprzedawcy |
| Francja | Konsument w Polsce | WSTO z Francji do Polski | Możliwe po spełnieniu warunków |
| Polska | Konsument w Hiszpanii | WSTO z Polski do Hiszpanii | Możliwe po spełnieniu warunków |
Czy OSS obejmuje tę sprzedaż?
Przejdź przez trzy pytania. Odpowiedź „nie” na jednym etapie może skierować transakcję do lokalnej deklaracji albo poza OSS.
Czy to sprzedaż B2C?
OSS dotyczy określonych transakcji konsumenckich. Sprzedaż do firmy analizuj odrębnie.
B2B → poza OSSCzy transport przekracza granicę UE?
Jeżeli wysyłka zaczyna się i kończy w tym samym kraju, zwykle jest to sprzedaż lokalna.
Lokalna → deklaracja krajowaKto rozlicza dostawę?
Potwierdź, czy partner rozlicza WSTO, czy Zalando ma status deemed supplier w tej transakcji.
WSTO partnera → możliwe OSSKiedy Zalando jest deemed supplier?
Uznany dostawca to szczególny model, w którym platforma jest dla VAT traktowana tak, jakby sama otrzymała i dostarczyła towar. Nie obejmuje automatycznie każdej sprzedaży.
Pośrednik
Partner pozostaje sprzedawcą i rozlicza własne dostawy według kierunku transportu oraz statusu klienta.
Deemed supplier
Zalando może odpowiadać za lokalny VAT od określonych sprzedaży przypisanych do tego modelu.
Nabywca B2B
Jeżeli platforma rzeczywiście kupuje towar, analizujesz odrębną dostawę do konkretnego kontrahenta.
Co status może zmienić?
- podmiot rozliczający VAT od konkretnej sprzedaży;
- sposób dokumentowania dostawy;
- dane potrzebne w raportach platformy.
Czego nie usuwa automatycznie?
- transferu i WNT własnego zapasu;
- sprzedaży B2B i importu;
- zwrotów, relokacji i lokalnych obowiązków magazynowych.
Czy magazyn Zalando w Niemczech wymaga niemieckiego VAT?
W praktycznym modelu opisanym przez Zalando niemiecki numer VAT jest wymagany przy korzystaniu z ZFS w Niemczech. To osobne zagadnienie od rozliczenia WSTO w OSS.
Magazyn i transfer
Przyjęcie własnego zapasu w Niemczech może oznaczać WNT i obowiązki deklaracyjne pod niemieckim numerem VAT.
Późniejsza sprzedaż
Niemcy → Niemcy to zwykle dostawa krajowa. Niemcy → konsument w innym kraju może być WSTO rozliczaną w OSS.
Jak połączyć magazyn, sprzedaż, zwrot i deklarację VAT?
Raport przychodów nie wystarcza. Musisz odtworzyć położenie i ruch konkretnego SKU w całym okresie.
Dane podstawowe
- stan początkowy i końcowy per kraj;
- SKU, EAN, ilość i wartość;
- kraj magazynu od i do;
- daty przyjęcia, wydania i transferu;
- numer ruchu lub zamówienia.
Dane podatkowe
- status klienta B2C lub B2B;
- numer VAT przypisany do transakcji;
- sprzedaż, zwroty, braki i likwidacje;
- kwalifikacja do OSS albo deklaracji lokalnej;
- dane potrzebne do Intrastat.
Zwroty, relokacje i import do magazynu Zalando
Zwrot do tego samego centrum
Uzgodnij refundację z fizycznym przyjęciem oraz ponowną dostępnością towaru.
Zwrot do innego państwa
Sprawdź, czy towar zmienił kraj zapasu i czy powstał kolejny transfer własnych towarów.
Import spoza UE
Ustal importera of record, EORI, zgłoszenie celne, cło, VAT importowy i dalszy ruch zapasu.
- centrum przyjęcia zwrotu i data;
- status towaru: ponowna sprzedaż, naprawa, likwidacja;
- dokumenty celne wskazujące właściwy podmiot;
- transfer po imporcie do kolejnego państwa;
- zgodność raportu refundacji z ruchem magazynowym.
Jak ZFS i ZEOS wpływają na VAT w praktyce?
Polska → ZFS Niemcy → klient niemiecki
Najpierw analizujesz transfer własnego zapasu i WNT w Niemczech. Późniejsza sprzedaż z niemieckiego magazynu do niemieckiego konsumenta jest zasadniczo lokalna.
ZFS Niemcy → konsument we Francji
Jeżeli partner sam rozlicza dostawę, może to być WSTO z Niemiec do Francji ujęta w OSS. Wcześniejszy transfer do Niemiec pozostaje osobnym zdarzeniem.
ZFS w Niemczech i Francji
Sprzedaż lokalna z każdego centrum trafia do właściwego kraju. Nie można połączyć obu dostaw w OSS tylko dlatego, że powstały na Zalando.
ZEOS i własny sklep
Połącz kanał zamówienia, kraj magazynu, kraj i status klienta, rolę marketplace’u oraz historię transferów i zwrotów. Jeden raport przychodów nie wystarczy.
Jakie dokumenty i faktury przygotować?
Zakres zależy od rynku, klienta i roli platformy. W dokumentach muszą zgadzać się kraj wysyłki, właściwy numer VAT i podmiot rozliczający dostawę.
Sprzedaż
- dane sprzedawcy i nabywcy;
- kraj wysyłki i konsumpcji;
- właściwa stawka i numer VAT;
- status B2C albo B2B.
Transfer
- dokument wewnętrzny;
- ilość i wartość zapasu;
- potwierdzenie transportu;
- numery VAT obu państw.
Korekty
- zwroty i refundacje;
- braki, uszkodzenia i likwidacje;
- relokacje między centrami;
- uzgodnienie z raportami.
Najczęstsze błędy przy Zalando, ZFS i ZEOS
Zalando jako nabywca całego zapasu
Usługa logistyczna nie oznacza automatycznie zakupu towarów przez platformę.
Wszystko w OSS
OSS nie obejmuje transferu zapasu ani zwykłej sprzedaży lokalnej.
Numer VAT po fakcie
Rejestracja może być potrzebna przed przyjęciem towaru do centrum.
Tylko raport sprzedaży
Bez danych ruchu nie odtworzysz relokacji i kraju fizycznego zapasu.
ZFS i ZEOS jako jeden model
ZEOS może obsługiwać wiele kanałów, więc potrzebujesz danych o źródle zamówienia.
Zasady UK kopiowane do UE
Po Brexicie import, VAT i deemed supplier działają w odrębnym otoczeniu.
Checklista ZFS i ZEOS
Jeżeli nie potrafisz odpowiedzieć na któreś pytanie, nie uruchamiaj dodatkowego centrum wyłącznie na podstawie prognozy sprzedaży.
Model i umowa
- Kto jest sprzedawcą dla VAT?
- Czy Zalando działa jako deemed supplier?
- Czy towary pozostają Twoją własnością?
- Co dokładnie obejmuje usługa?
Magazyny i VAT
- Które centra są aktywne?
- Czy możliwa jest relokacja?
- Czy masz numery VAT przed wysyłką?
- Gdzie rozliczasz WDT/WNT i sprzedaż?
Raporty i dowody
- Czy znasz saldo według kraju?
- Czy raport pokazuje kraj od i do?
- Czy zwroty są uzgadniane?
- Czy każdą wartość można odtworzyć?
Włączasz ZFS lub ZEOS i nie wiesz, gdzie potrzebujesz VAT?
Możemy przeanalizować aktywne centra, transfery, model deemed supplier, OSS oraz raporty Zalando przed wysłaniem zapasu lub przy porządkowaniu dotychczasowych rozliczeń.
Marketplace, magazyn i fulfillment – powiązane przewodniki
Co ViDA zmieni dla sprzedaży na Zalando?
Zmiany dotyczące platform, OSS i transferów własnych towarów są planowane od 2028 r. Nie wolno stosować przyszłych uproszczeń do rozliczeń ZFS i ZEOS za 2026 r.
ViDA dla e-commerce
Harmonogram oraz obowiązki platform opisuje ViDA 2028 dla e-commerce.
OSS od 2028 r.
Planowane rozszerzenie procedury przedstawia artykuł VAT OSS od 2028.
Zalando, ZFS i ZEOS a VAT – FAQ
Czy sprzedaż na Zalando zawsze wymaga zagranicznego numeru VAT?
Nie zawsze. Rejestracja zależy od miejsca magazynowania, kierunku wysyłki, rodzaju dostawy, statusu Zalando i lokalnych zasad. Przy ZFS platforma wskazuje jednak wymagania dotyczące numerów VAT dla państw aktywnych centrów.
Czy ZFS to to samo co ZEOS?
Nie. ZFS obsługuje przede wszystkim fulfillment w sieci Zalando, a ZEOS jest rozwiązaniem wielokanałowym dla Zalando, własnego sklepu i innych marketplace’ów.
Czy ZEOS oznacza jeden numer VAT na całą Europę?
Nie. Jedna integracja i pula zapasu nie oznaczają jednej lokalizacji podatkowej. Każdy kraj przechowywania i kierunek dostawy trzeba przeanalizować.
Czy OSS rozliczy sprzedaż z magazynu ZFS?
Może rozliczyć kwalifikowaną sprzedaż transgraniczną B2C, ale nie transfer własnego zapasu ani zwykłą sprzedaż lokalną. Trzeba też sprawdzić rolę Zalando w konkretnej transakcji.
Czy magazyn Zalando w Niemczech wymaga niemieckiego VAT?
Zalando wskazuje niemiecki numer VAT przy korzystaniu z ZFS w Niemczech. Niezależnie od wymogu platformy trzeba ocenić WNT i sprzedaż z magazynu.
Czy Zalando rozlicza VAT za sprzedawcę?
W niektórych modelach Zalando może być deemed supplier. Nie dotyczy to automatycznie wszystkich sprzedaży ani obowiązków związanych z magazynem, importem i transferem zapasu.
Czy wysyłka towaru do ZFS jest sprzedażą dla Zalando?
Nie, jeżeli Zalando działa wyłącznie jako operator logistyczny. Przemieszczenie własnych towarów może jednak powodować skutki VAT jako transfer zapasu.
Czy zwrot do magazynu ZFS wymaga osobnej analizy?
Tak. Sprawdź kraj ponownego przyjęcia i to, czy produkt wraca do sprzedaży. Refundacja klienta oraz fizyczna relokacja nie zawsze są tym samym zdarzeniem.
Czy ZFS może być magazynem call-off stock?
Tylko wyjątkowo, po spełnieniu wszystkich warunków procedury. Zapas dla nieznanych przyszłych klientów nie jest typowym call-off stock.
Czy raport ZFS wystarczy do deklaracji VAT?
Może być ważnym dowodem, ale trzeba sprawdzić jego kompletność i uzgodnić go z księgowością, fakturami, OSS, lokalnymi deklaracjami oraz dokumentami transferów.
Informacja prawna: materiał ma charakter informacyjny. Zakres usług, centra i wymagania Zalando mogą się zmieniać. Przed aktywacją sprawdź ustawienia konta, umowę i aktualne materiały Partner University.
