E-faktura i Tyskland 2026: forpliktelse, PDF og frister 2025–2028
I 2026 kan vanlig PDF fortsatt fungere midlertidig, men det er ikke en tysk e-faktura. Finn ut når bedriften din må motta strukturerte fakturaer, når de skal utstedes, og om et tysk MVA-nummer alene utgjør noen forskjell.
Fire prinsipper som organiserer emnet
En e-faktura inneholder data som systemet automatisk kan lese og behandle.
Selskapet kan være forpliktet til å innkreve før utstedelse.
Et tysk momsnummer alene innebærer ikke et registrert kontor eller fast driftssted i Tyskland.
Utstillere kan fortsatt bruke papir og – med mottakerens samtykke – PDF.
PDF ≠ e-faktura
Metoden for sending av dokumentet eller dets utseende er ikke avgjørende. Det som betyr noe er det strukturerte formatet, i samsvar med tekniske krav.
Standard elektronisk faktura
- PDF, skanning eller bilde,
- data leses hovedsakelig visuelt,
- i 2026, midlertidig mulig med mottakerens samtykke.
E-faktura
- data i en maskinstruktur,
- automatisk regnskapsføring og validering,
- f.eks. XRechnung eller den passende ZUGFeRD.
De nødvendige MVA-dataene må inkluderes i den strukturerte delen. En visualisering eller et vedlegg kan supplere, men ikke erstatte.
Offisielle forklaringer: BMF - Vanlige spørsmål om e-fakturaer og § 14 UStG.
Fra innkreving i 2025 til full prinsippinnføring i 2028
Selskaper som er underlagt den tyske regelen må være teknisk klare til å motta e-fakturaer. En enkel e-postinnboks kan være tilstrekkelig.
Enhver utsteder kan fortsatt bruke papir. PDF og andre ustrukturerte formater krever mottakerens samtykke.
Dette gjøres enklere for utstillere med en omsetning på ikke over 800 000 euro i fjor. En spesiell overgang er også i gang for EDI.
I innenlandske B2B-transaksjoner som er omfattet av forpliktelsen, bør fakturaen utstedes som en e-faktura, med mindre et unntak gjelder.
Grunnlag for overgangsperioder: § 27 UStG.
Først, sjekk transaksjonen og statusen til begge parter
Regelen gjelder primært for innenlandske B2B-transaksjoner der utsteder og mottaker er etablert i Tyskland.
Vanligvis innenfor rekkevidden
- B2B-levering eller -tjeneste som er skattepliktig i Tyskland,
- begge parter har sitt registrerte kontor, sitt styre eller deltakende Betriebsstätte i Tyskland,
- Det lovbestemte unntaket gjelder ikke.
De viktigste unntakene
- små fakturaer opptil 250 euro,
- reisebilletter,
- utvalgte fritatte ytelser angitt i § 4 UStG.
B2G kan kreve XRechnung, en innkrevingskanal og en bestillings-ID. Denne veiledningen fokuserer på e-fakturering i B2B-relasjoner.
MVA-nummer DE ≠ etablering i Tyskland
Registrering for tysk merverdiavgift etablerer ikke i seg selv et registrert kontor eller fast driftssted. Selskapets faktiske struktur må undersøkes.
Lagring av varer kan utløse momsplikt, men for e-fakturaplikter undersøkes fortsatt eksistensen av et deltakende fast driftssted. Se også momsregistrering i Tyskland.
XRechnung, ZUGFeRD eller EDI?
| Format | Hva er inkludert | Status | Det viktigste notatet |
|---|---|---|---|
| Dokumentbilde | Annen elektronisk faktura | Det er ikke en e-faktura; i 2026 krever det mottakerens samtykke. | |
| XTeknikk | Strukturert XML | E-faktura | Maskinformat uten det nødvendige visuelle laget. |
| ZUGFeRD ≥ 2.0.1 | PDF/A‑3 + innebygd XML | E-faktura i riktig profil | MINIMUM- og BASIC-WL-profilene oppfyller ikke kravet. |
| EDI | Avtalt datautveksling | Mulig etter å ha oppfylt kravene | Innholdet må samsvare med de nødvendige dataene; en spesifikk overgang fungerer. |
Referansestandarden er EN 16931. Det finnes ikke et enkelt obligatorisk program eller anbefalt leverandør.
Prosessen fra innboks til regnskap
E-post kan være tilstrekkelig. Partene kan også bli enige om en portal, EDI eller annen sikker overføringsmetode.
Behold den opprinnelige strukturen og koble dokumentet til entreprenøren og transaksjonen.
Først formatet og skjemaet, deretter skatte-, forretnings- og regnskapsdata.
Sørg for lesbarhet, integritet, tilgang og revisjonsspor gjennom hele oppbevaringsperioden.
1. Teknisk validering
Har filen riktig format, skjema, versjon og et komplett sett med obligatoriske felt?
2. Innholdsvalidering
Er partene, mva-nummeret, datoene, beløpene, satsene og transaksjonsbeskrivelsen riktige?
I overgangsperioden kreves mottakerens samtykke for vanlig PDF eller andre ustrukturerte elektroniske formater.
Arkivering, korrekturlesing og gutschrift
Perioden telles fra slutten av kalenderåret fakturaen ble utstedt. Originalfilen må forbli tilgjengelig.
Hvis den opprinnelige transaksjonen er underlagt e-fakturering, bør korrigeringen av fakturadataene også opprettholde riktig struktur.
Navnet på prosessen utelukker ikke forpliktelsen. Det som betyr noe er partene, transaksjonen og det lovpålagte virkeområdet.
Grunnlag for lagring: § 14b UStG. De detaljerte elementene i en standardfaktura er gjenstand for en egen veiledning.
Vanlige feil – og raske løsninger
Filen ser ut som en faktura, men inneholder ingen strukturerte data.
Hva du skal gjøre: Bruk kompatibel XML eller en hybrid.Selskapet venter på sin egen forpliktelse til å utstede.
Hva du bør gjøre: Forbered kanalen og ansvarligheten din nå.Skattenummeret behandles som et permanent bosted.
Hva du skal gjøre: Undersøk anleggets ressurser og deltakelse.Riktig XML inneholder feil mva-nummer eller beløp.
Hva du skal gjøre: legg til innholdskontroll.Selskapet sletter strukturen etter at forhåndsvisningen er generert.
Hva du skal gjøre: Behold den originale datafilen.Nøkkelinformasjonen finnes kun i visualiseringen.
Hva du skal gjøre: Plasser dem i en struktur.Sjekkliste for implementering av e-faktura
- Del transaksjoner inn i innenlandsk B2B, B2C, B2G og grenseoverskridende.
- Etabler det registrerte kontoret og de deltakende permanente lokasjonene til begge parter.
- Sjekk utstederens unntak og overgangsperioder.
- Velg format og bli enig om hente- og fraktkanal.
- Forbered teknisk og innholdsmessig validering.
- Tilordne avvisning, korrigering og duplikathåndtering.
- Oppretthold den opprinnelige strukturen i den nødvendige perioden.
- Test prosessen på noen få typiske transaksjoner.
- Opplæring i salg, regnskap og kundeservice.
- Dokumenter avgjørelsen om hvorfor en gitt gruppe fakturaer er eller ikke er underlagt forpliktelsen.
Sjekk omfanget av forpliktelsen før du endrer faktureringsprosessen
Vi vil analysere selskapets status i Tyskland, transaksjonstyper, overgangsperioder og nødvendig dokumentflyt – uten å implementere et verktøy som selskapet ikke trenger.
Ofte stilte spørsmål om e-fakturering i Tyskland
Er PDF en e-faktura i Tyskland?
Nei. En standard PDF er en annen elektronisk faktura fordi den ikke inneholder den nødvendige strukturen for automatisert behandling. Den kan brukes midlertidig i 2026 med mottakerens samtykke.
Vil e-fakturaer bli påkrevd i 2026?
Ikke i alle situasjoner. Alle utstedere kan dra nytte av overgangsreglene frem til slutten av 2026. Innkrevingsplikten, som gjelder fra 2025 for selskaper som omfattes av den tyske regelen, må imidlertid vurderes separat.
Utløser det tysk momsnummeret i seg selv plikten til å utstede e-fakturaer?
Nei. Et tysk MVA-nummer etablerer ikke automatisk et registrert kontor eller fast driftssted. Det som betyr noe er den faktiske strukturen og involveringen til den tyske filialen i transaksjonen.
Kan et selskap utenfor Tyskland frivillig sende e-fakturaer?
Ja, hvis mottakeren kan håndtere det og formatet oppfyller kravene. Frivillig bruk kan forenkle samarbeid, selv om en gitt transaksjon ikke er lovpålagt.
Hvordan kan jeg motta e-fakturaer?
Det finnes ingen obligatorisk portal. I grunnscenarioet er en e-postinnboks tilstrekkelig. Partene kan bli enige om en portal, EDI, API eller annen sikker kanal.
Er ZUGFeRD alltid konsistent?
Ikke alle profiler. BMF gjenkjenner generelt ZUGFeRD fra versjon 2.0.1, med unntak av MINIMUM- og BASIC-WL-profilene. Data som kreves for skatteformål må inkluderes i den strukturerte delen.
Hvor lenge bør e-fakturaer lagres i Tyskland?
Som regel er dette åtte år fra utgangen av kalenderåret fakturaen ble utstedt. Den opprinnelige strukturerte delen må beholdes, og dens tilgjengelighet og integritet må sikres.
E-faktura er en endring av prosessen, ikke bare filformatet
I 2026 er vanlig PDF fortsatt en overgangsløsning, ikke en e-faktura.
Et tysk momsnummer alene betyr ikke at et selskap er etablert i Tyskland.
Den sikreste prosessen kombinerer mottak, totrinnsvalidering og strukturarkivering.
Mer om generelle forpliktelser: MVA i Tyskland. Det er verdt å vurdere omfanget av e-faktureringsplikten separat fra MVA-registrering og -deklarasjon.
