BTW-teruggave vanuit Frankrijk voor een buitenlands bedrijf
Franse btw kan worden teruggevorderd, maar niet elk bedrijf doet dit via VAT-REF. U moet eerst vaststellen of de uitgave onder de buitenlandse terugbetalingsprocedure of de Franse btw-aangifte valt.
De aanwezigheid van btw op een factuur betekent niet automatisch dat de btw terugvorderbaar is. Het gaat hierbij om de juistheid van de btw-berekening, het recht op inhouding en de correcte procedure.
Hoe vordert uw bedrijf de btw terug uit Frankrijk?
Beantwoord drie vragen. Het resultaat geeft een waarschijnlijke richting aan, maar vervangt geen transactieanalyse of het recht op aftrek.
VAT-REF is niet het btw-overschot van de CA3-aangifte
Beide trajecten kunnen leiden tot terugvordering van Franse btw, maar ze hebben betrekking op verschillende situaties en worden in verschillende systemen afgehandeld.
Bedrijf zonder lokale btw-afrekening
Procedure voor een belastingplichtige die in Frankrijk btw heeft betaald, maar deze belasting doorgaans niet in de reguliere Franse belastingaangifte opneemt.
- aanvraag elektronisch ingediend in het land van verblijf
- voor een Pools bedrijf: door de Poolse overheid
- Frankrijk beoordeelt het recht op terugkeer
Een bedrijf dat Franse btw afrekent
De voorbelasting wordt opgenomen in de Franse belastingaangifte. Als deze hoger is dan de af te dragen btw, ontstaat er een btw-overschot ( TVA-tegoed )
- aftrekpost in de CA3-aangifte
- overboeking naar volgende perioden of verzoek om betaling
- regels die afhankelijk zijn van het Franse aangiftesysteem
Wordt er in Frankrijk btw geheven? Dit is nog niet het volledige antwoord
Een Frans btw-nummer alleen is niet voldoende voor de procedure. Als een bedrijf bijvoorbeeld een CA3-formulier indient voor een magazijn of Amazon FBA, moeten aankopen die verband houden met deze afrekening eerst worden geanalyseerd volgens de Franse aangifte. Zie de handleidingen over btw-aangiften in Frankrijk en Amazon FBA in Frankrijk.
Wanneer kunt u VAT-REF gebruiken?
Volgens de Franse belastingwetgeving moeten de criteria cumulatief worden beoordeeld voor de periode waarop de aanvraag betrekking heeft.
Geen vestiging in Frankrijk
Het bedrijf heeft geen geregistreerd kantoor of vaste vestiging in Frankrijk die geschikt is voor deze procedure.
Het juiste transactiemodel
Het bedrijf verricht over het algemeen geen activiteiten die vereisen dat het ter plaatse Franse btw afdraagt, behoudens wettelijke uitzonderingen.
Relatie tot activiteit
De kosten zijn gemaakt in het kader van zakelijke activiteiten die recht geven op aftrek.
Frans recht van aftrek
De belasting is correct berekend en dit type uitgave is in Frankrijk niet uitgesloten van aftrek.
Is bij een verkoop waarop de verleggingsregeling van toepassing is, de btw-referentie uitgesloten?
Niet altijd. Bij sommige transacties waarbij de Franse koper de belasting betaalt, is het buitenlandse bedrijf niet vrijgesteld van de procedure. Het is belangrijk om vast te stellen wie verantwoordelijk is voor de belastingafdracht en of de verkoper een lokale aangifteplicht heeft. Een handleiding over de verleggingsregeling in Frankrijk.
Hoe werkt de btw-referentieregeling (VAT-REF) voor uitgaven in Frankrijk?
Het bedrijf stuurt geen simpele brief naar een willekeurig Frans kantoor. De aanvraag verloopt via het portaal van het land waar het hoofdkantoor is gevestigd, zoals bevestigd door de DGFiP.
BTW-REF-formulier(6)
In 2026 zal het Poolse Ministerie van Financiën het btw-REF(6)-formulier in het e-Belastingkantoor. De applicatie bevat factuurgegevens, onkostenposten en IBAN/BIC-rekeninggegevens.
BTW vanaf 2026: aanvraag uiterlijk 30 september 2027
De Franse overheid geeft aan dat de aanvraag uiterlijk 30 september van het jaar volgend op de terugbetalingsperiode moet worden ingediend.
Wacht niet tot de laatste dag
Een fout in de gegevens, periode, onkostenpostcode of bijlage kan leiden tot aanvullende correspondentie. De declaratie mag niet meer dan één jaar beslaan en mag geen perioden uit twee kalenderjaren combineren. Over het algemeen dekt de declaratie ten minste drie opeenvolgende maanden of de relevante jaar- of eindperiode.
Voldoet het btw-bedrag aan de teruggavedrempel?
Voor de EU-procedure is het minimumbedrag afhankelijk van de aanvraagperiode. De calculator controleert alleen de drempelwaarde, niet het recht op aftrek.
Moet ik een kopie van de factuur bijvoegen?
Frankrijk vereist een elektronische kopie van het document zodra een bepaalde belastinggrondslag wordt overschreden. De drempelwaarden worden bevestigd op de officiële website voor de procedure.
De factuur moet de aankoop van het bedrijf documenteren
Het document moet de correcte bedrijfsgegevens en de aftrekbare Franse btw bevatten. Een factuur die aan een werknemer is uitgeschreven, ontbrekende informatie of een onjuist berekende btw kan een terugbetaling blokkeren. Controleer ook de verplichte gegevens voor btw-facturen in Frankrijk.
De btw op de factuur betekent niet automatisch dat de btw moet worden terugbetaald
De btw-REF-procedure geeft een buitenlandse onderneming geen ruimer recht op aftrek dan datgene wat in Frankrijk geldt.
Ze vereisen vaak een specificatie van de kosten
Organisatiekosten, standopbouw en transportkosten kunnen anders worden berekend dan hotel-, auto- of vertegenwoordigingskosten. De onkostenpostcode alleen is geen garantie voor aftrek.
Let op de Franse beperkingen
Accommodatie die aan werknemers en managers wordt verstrekt, kan vrijgesteld zijn van de inhouding, hoewel de regelgeving specifieke uitzonderingen kent. Hanteer niet de regel "nooit in een hotel" of "altijd in een hotel".
Controleer het voertuigtype en het gebruik
Frankrijk beperkt de aftrek tot voertuigen die bestemd zijn voor personenvervoer of gemengd gebruik. Uitzonderingen gelden onder andere voor bepaalde vormen van personenvervoer, verhuur en rijscholen.
De Franse aftrekregels zijn doorslaggevend
DGFiP beschrijft de voorwaarden en belangrijkste uitzonderingen, waaronder die met betrekking tot accommodatie, voertuigen en niet-zakelijke uitgaven. Elke kostenpost moet worden beoordeeld op basis van de werkelijke aard ervan.
Als er geen TVA-vereist was, controleer dan eerst de verrekening
Onjuist op een factuur vermelde btw mag niet automatisch in de btw-referentie worden opgenomen. Als uw vraag betrekking heeft op aankopen van de exporteur zonder btw-heffing, in plaats van het terugvorderen van reeds betaalde btw, raadpleeg dan het aparte mechanisme dat wordt beschreven in het artikel ' Btw-vrije aankopen in Frankrijk voor exporteurs'.
Voorbeeld
Als een B2B-dienst door de koper wordt gefactureerd en de Franse leverancier btw heeft toegevoegd, kan een factuurcorrectie de juiste stap zijn. Controleer voordat u een verzoek indient de voor de btw-verlegging en -facturering in Frankrijk.
Kostenpostcodes in de btw-REF-applicatie
De declaratie maakt gebruik van gangbare kostencategorieën. De code moet de feitelijke aard van de aankoop beschrijven, maar bepaalt niet of er recht is op vergoeding.
Hoe lang duurt het voordat Frankrijk de btw-referentie verwerkt?
De standaardtermijn is vier maanden. Indien de administratie om aanvullende informatie verzoekt, kan de procedure worden verlengd.
Na een positieve beslissing
De terugbetaling dient doorgaans uiterlijk 10 werkdagen na de betreffende beslissingstermijn te worden voldaan. Indien de belastingplichtige niet tijdig reageert op vragen van de DGFiP, kan dit gevolgen hebben voor de uitkomst van de procedure en de in rekening gebrachte rente.
Wat te doen na een gedeeltelijke of volledige weigering?
Bepaal eerst de reden voor de afwijzing van een specifiek item. Het probleem kan te maken hebben met de aftrekbaarheid, een document of de gekozen procedure.
Geen recht op aftrek
Het kostentype kan onderworpen zijn aan de Franse beperking, zelfs als de factuur btw bevat.
Probleem met factuur
Ontbrekende gegevens, onjuist berekende btw of een document dat aan de verkeerde entiteit is uitgereikt, vereisen aparte actie.
Procedureel probleem
Een onjuiste periode, code, bijlage of het gebruik van VAT-REF in plaats van CA3 kan leiden tot afwijzing.
Een weigering betekent niet altijd dat er geen recht op btw-aftrek bestaat
Soms is belasting terugvorderbaar, maar via een andere procedure of na het aanbrengen van de juiste correctie. De beslissing en de termijn voor het indienen van een bezwaar moeten per geval worden bekeken.
BTW-teruggave voor een bedrijf buiten de EU
Voor bedrijven buiten de Europese Unie gelden de procedures van de 13e Richtlijn. De voorwaarden en procedures die van toepassing zijn op Poolse bedrijven mogen niet worden overgenomen.
Tot 30 september van het volgende jaar
De aanvraag wordt ingediend via het portaal van het land waar het bedrijf zijn hoofdkantoor heeft. Voor Poolse bedrijven is dit een btw-referentienummer (VAT REF) dat in Polen wordt ingediend.
Tot 30 juni van het volgende jaar
Volgens de huidige DGFiP-procedure wordt de aanvraag ingediend door een geaccrediteerde belastingvertegenwoordiger via zijn rekening in Frankrijk.
De drempelwaarden blijven geldig
De Franse procedure voor bedrijven buiten de EU vereist een minimum van €400 voor kwartaalafdrachten en €50 voor jaarlijkse afdrachten. De individuele voorwaarden, het type bedrijfsactiviteit en de subsidiabiliteit moeten afzonderlijk worden gecontroleerd.
VAT-REF of CA3 – voorbeelden van Poolse bedrijven
Hetzelfde statutaire adres in Polen betekent niet dat dezelfde procedures worden gevolgd. Het bedrijfsmodel in Frankrijk is doorslaggevend.
Handelsbeurs in Parijs
Het bedrijf heeft geen magazijn in Frankrijk, doet geen lokale verkoop en dient geen CA3-formulier in. Het draagt de subsidiabele kosten voor deelname aan vakbeurzen.
Amazon FBA Frankrijk
Het bedrijf is geregistreerd voor de btw in Frankrijk, slaat goederen op in Frankrijk, is geregistreerd voor de btw en dient een CA3-formulier in. Het ontvangt een logistieke factuur van de btw-dienst.
Fouten bij het terugbetalen van btw vanuit Frankrijk
De duurste fouten komen meestal voort uit het kiezen van de verkeerde procedure of uit de veronderstelling dat elke factuur van de TVA recht geeft op terugbetaling.
BTW-REF ondanks CA3
Een lokaal gevestigd bedrijf probeert de btw via Polen terug te vorderen in plaats van deze in Frankrijk af te dragen.
Onjuist btw-nummer in de aanvraag
Onterechte belasting dient in eerste instantie te worden geanalyseerd en gecorrigeerd.
Hotel zonder analyse
De kosten voor de overnachting van de werknemer worden, ondanks Franse beperkingen, vergoed.
Geen bijlagen
Er zijn geen documenten bijgevoegd die de geldende drempelwaarden overschrijden.
Onjuiste onkostencode
De categorie komt niet overeen met de werkelijke aard van de aankoop.
Verkeerde periode
De applicatie combineert facturen uit verschillende jaren of bestrijkt een te korte periode.
Deadline na 30 september
De aanvraag van het EU-bedrijf werd na de uiterste datum ingediend.
Geen reactie voor DGFiP
Het bedrijf levert de informatie niet binnen de gestelde termijn aan.
BTW-teruggave uit Frankrijk - checklist
Doorloop de checklist voordat je je aanvraag indient. De eerste stap is belangrijker dan alleen het invullen van het formulier.
- Bepaal of de btw moet worden teruggevorderd via de btw-REF of via de Franse CA3-aangifte.
- Controleer of het bedrijf btw-plichtig is in het land waar het zijn statutaire zetel heeft en of het voldoet aan de voorwaarden van de procedure.
- Controleer of de Franse btw correct in rekening is gebracht.
- Controleer de aftrekbaarheid van elke soort uitgave volgens de Franse regels.
- Controleer de kopersgegevens en de vereiste factuuronderdelen.
- Selecteer de gewenste periode en bevestig de drempel van 400 of 50 euro.
- Voeg de benodigde kopieën van facturen en importdocumenten bij in de volgorde van het verzoek.
- Wijs de juiste onkostenposten toe en stel zakelijke onderbouwingen op.
- Geef een geldig IBAN/BIC-rekeningnummer op.
- Dien uw aanvraag vóór 30 september in en houd de vragen van DGFiP in de gaten.
Welke procedure kan ik gebruiken om de Franse btw terug te vorderen?
We beoordelen uw bedrijfsmodel, facturen en aftrekrechten. We bepalen of de btw-REF-, de Franse CA3- of niet-EU-bedrijfsprocedures van toepassing zijn – zonder terugbetalingen te garanderen als u niet aan de vereisten voldoet.
Veelgestelde vragen – BTW-teruggave uit Frankrijk
Korte antwoorden over btw-REF, CA3-aangiften, deadlines, documenten en beperkingen.
Kan een Pools bedrijf de btw in Frankrijk terugvorderen?
Ja, als de Franse btw betrekking heeft op bedrijfsactiviteiten, correct is berekend en de kosten aftrekbaar zijn volgens de in Frankrijk geldende regels.
Hoe vraag ik btw-teruggave aan in Frankrijk?
Een Pools bedrijf dient een elektronisch btw-referentieformulier in bij de Poolse belastingdienst. De aanvraag wordt vervolgens doorgestuurd naar Frankrijk.
Welke vorm wordt in Polen gebruikt?
In 2026 is het huidige formulier VAT-REF(6), dat ook beschikbaar is in het e-Tax Office.
Voor wanneer moet de btw-referentie voor 2026 worden ingediend?
Uiterlijk 30 september 2027.
Wat is het minimale terugbetalingsbedrag?
Voor de EU-procedure bedragen de kosten € 400 voor een periode van minder dan een jaar maar ten minste drie maanden, en € 50 voor een jaarlijkse aanvraag of de overeenkomstige eindperiode.
Kan een bedrijf met btw-nummer FR een btw-referentienummer indienen?
Het Franse btw-nummer alleen is niet voldoende om het antwoord te geven. Als een bedrijf een CA3-formulier indient en de Franse voorbelasting van toepassing is op de lokale afrekening, wordt de belasting over het algemeen teruggevorderd via de Franse aangifte en de btw-aftrek.
Is de btw op hotelovernachtingen in Frankrijk altijd terugvorderbaar?
Nee. Frankrijk legt onder andere beperkingen op aan de huisvesting die aan werknemers en managers wordt geboden, met enkele uitzonderingen.
Kan onterecht op een factuur berekende btw worden teruggevorderd?
Het zou niet automatisch in de btw-referentie moeten worden opgenomen. Als er geen btw verschuldigd was, is de juiste actie vaak om de juiste correctie bij de leverancier te verkrijgen.
Hoe lang heeft Frankrijk de tijd om de aanvraag te verwerken?
De standaardtermijn is vier maanden. Indien de administratie om aanvullende informatie verzoekt, kan de procedure worden verlengd tot zes of maximaal acht maanden.
Hoeveel tijd heb ik om de vraag van DGFiP te beantwoorden?
De EU-procedure staat doorgaans een maand toe voor het verstrekken van de gevraagde aanvullende informatie.
Is bij een verkoop waarop de verleggingsregeling van toepassing is, de btw-referentie uitgesloten?
Niet altijd. Bij sommige transacties waarbij de Franse koper de btw betaalt, is de ondernemer niet vrijgesteld van de terugbetalingsprocedure.
Hanteert een bedrijf buiten de EU dezelfde procedure?
Nee. De procedure van de 13e Richtlijn wordt toegepast, met een termijn die over het algemeen tot 30 juni van het volgende jaar loopt, en volgens de huidige procedure werkt de DGFiP via een Franse fiscale vertegenwoordiger.
Is belastingvrij voor toeristen hetzelfde als btw-vrij?
Nee. De belastingvrije regeling geldt voor aankopen door reizigers die buiten de EU worden geëxporteerd. De btw-vrijstellingsprocedure (VAT-REF) is bedoeld voor bedrijven.
Waar moet je op letten voordat je de Franse btw terugvordert?
De juiste procedure hangt af van de registratie, de aangifte, de factuur en het type transactie.
Dit materiaal is uitsluitend bedoeld ter informatie. De rekenmachines en criteria geven slechts een indicatie van het waarschijnlijke traject en de formele drempelwaarden. Ze bevestigen niet het recht op een aftrek of terugbetaling van een specifiek bedrag.
