Rimborso IVA dalla Germania nel 2026: codice IVA, scadenze e condizioni
Innanzitutto, scegli il percorso corretto: IVA REF o dichiarazione tedesca. Solo dopo verifica le fatture e importa i documenti.
Codice IVA o dichiarazione tedesca?
Il codice IVA (VAT-REF) non è una scelta dettata dalla comodità. La procedura dipende dalla sede dell'attività e dalle transazioni effettuate in Germania durante il periodo di rimborso.
Rientro tramite il portale del paese di residenza
Per un imprenditore UE che non ha sede in Germania e non effettua in quel paese transazioni che escludono la procedura.
- applicazione elettronica,
- la decisione è emessa da BZSt,
- in Polonia: VAT-REF(6).
Dichiarazione IVA tedesca
Quando un'azienda effettua transazioni che deve dichiarare in Germania, di solito recupera l'IVA a credito nel suo sistema di regolamento locale.
- registrazione IVA, se richiesta,
- UStVA o dichiarazione annuale,
- senza contare due volte la fattura.
Il semplice possesso di un USt-IdNr. o di un Steuernummer non esclude il diritto al rimborso IVA. Anche l'assenza di un numero non garantisce il diritto al rimborso. Ciò che conta sono le transazioni effettive e la presenza dell'azienda in Germania.
Si prega di consultare separatamente le informazioni relative alla registrazione IVA in Germania, alle dichiarazioni IVA tedesche e alle tipologie di codici fiscali tedeschi.
Quando è disponibile la procedura VAT-REF?
Il richiedente gestisce un'attività commerciale e ha sede in un altro paese dell'UE.
In Germania non esiste una sede legale né una stabile organizzazione qualificata per lo svolgimento di transazioni.
Durante il periodo di rimborso, non devono essere effettuate vendite che escludano questa procedura. Fanno eccezione le transazioni di cui al §13b.
L'acquisto rientra in attività imponibili, l'IVA era dovuta e il documento è conforme ai requisiti tedeschi.
Se la vostra azienda effettua solo transazioni per le quali il destinatario versa l'IVA, la procedura potrebbe comunque essere applicabile. Innanzitutto, verificate la base giuridica nella Guida all'inversione contabile per la Germania.
Come arriva il codice di riferimento IVA in Germania?
Un'azienda presenta la sua domanda tramite il portale elettronico del paese in cui ha sede. In Polonia, il modulo attualmente in uso è VAT-REF(6).
Verifica le transazioni e l'ammissibilità delle detrazioni.
Collega le fatture ai codici di spesa e alle ricevute.
In Polonia, tramite l'e-Tax Office o l'apposito canale elettronico.
L'amministrazione del paese di residenza inoltra la domanda in Germania.
BZSt accetta, richiede, limita o rifiuta il reso.
2027per l'IVA sostenuta nel 2026.
Scadenza per la consegna dei materiali: non rimandare la spedizione all'ultimo giorno
Prima dell'invio, è necessario verificare la corrispondenza tra fatture, importi, codici di spesa, conto bancario e allegati richiesti. Eventuali ritardi potrebbero comportare la perdita del diritto al rimborso.
Tre mesi, un anno o la fine dell'anno
Il periodo di rimborso copre almeno tre mesi consecutivi.
Una singola richiesta non può estendersi oltre l'anno solare.
Importo minimo richiesto per un periodo regolare.
Minimo per l'intero anno o per l'ultima parte dell'anno.
Ad esempio, novembre-dicembre. I periodi non possono sovrapporsi e la stessa fattura non può essere segnalata più di una volta.
Cosa preparare prima di inviare il codice di riferimento IVA?
Registrazione di ogni elemento
Tra le altre cose, ti serviranno i dati del fornitore, la data e il numero del documento, la base imponibile, l'IVA in euro, la percentuale di rimborso, il codice di spesa, l'IBAN e il BIC.
Il codice disciplina la spesa, ma non garantisce il diritto al rimborso.
Prove in caso di domanda
Conservate fatture, documenti di importazione, prove dello scopo del viaggio o dell'acquisto, calcoli delle percentuali, conferme di spedizione e tutta la corrispondenza con BZSt.
La sola prova di pagamento non sostituisce la fattura.
A partire da questo valore della base imponibile, la copia deve essere generalmente allegata in formato elettronico.
La soglia inferiore si applica anche al valore netto del documento, non all'importo dell'IVA.
Un importo inferiore della fattura non vi esonera dall'obbligo di emettere la documentazione. L'autorità può richiedere copie aggiuntive, chiarimenti e, in casi giustificati, gli originali.
Quali spese possono essere rimborsate?
Non esiste un elenco di rimborsi garantiti. Ogni acquisto deve essere collegato all'attività commerciale e valutato in base ai limiti di deducibilità previsti dalla normativa tedesca.
I pernottamenti per motivi di lavoro potrebbero essere rimborsabili. È necessario distinguere i costi del pernottamento da quelli di colazione, parcheggio, minibar e altri servizi.
Sono necessari uno scopo commerciale, l'acquirente giusto e una fattura dettagliata. Un compenso giornaliero o forfettario non include l'IVA in fattura.
Il rimborso dipende dall'utilizzo aziendale. In caso di utilizzo misto, è necessaria una quota ragionevole.
Un biglietto valido può fungere da documento. Mantieni un collegamento tra il viaggio e la tua attività.
L'ingresso, gli stand e i servizi locali sono spesso detraibili se l'IVA tedesca è stata applicata correttamente.
Verifica lo status dell'importatore, la documentazione doganale e le transazioni successive. Talvolta è opportuna una dichiarazione locale.
| Spesa | Direzione tipica | Il rischio più importante |
|---|---|---|
| Hotel business | Possibile | Tariffe diverse e servizi aggiuntivi in un'unica fattura. |
| Carburante / auto | Parzialmente possibile | Uso privato e nessuna registrazione del percorso. |
| Merci spedite al di fuori della Germania | Innanzitutto, controllo | Possibile cessione intracomunitaria e calcolo errato dell'IVA tedesca. |
| Einfuhrumsatzsteuer | A seconda del modello | Importatore, documenti doganali e vendita locale dopo lo sdoganamento. |
| Spesa privata | Nessun rimborso | Nessun collegamento con attività commerciali. |
Per i costi di importazione, consultare la sezione IVA all'importazione in Germaniae per la valutazione dei documenti, consultare la sezione Fattura IVA in Germania.
IVA calcolata in modo errato: prima di tutto, effettuate una correzione con il venditore
L'IVA indicata in fattura non diventa automaticamente un'imposta recuperabile solo perché è stata pagata. Deve essere legalmente dovuta.
Fattura con IVA tedesca
Verificare il luogo di tassazione, di trasporto e lo status delle parti. La transazione potrebbe essere stata un'operazione di trasferimento internazionale di beni o essere soggetta a inversione contabile.
Correzione invece di VAT-REF
Se l'IVA è stata addebitata in modo errato, contatta il tuo fornitore per una correzione e il rimborso del pagamento in eccesso. Non inoltrare l'errore di fattura a BZSt.
Innanzitutto, esaminate i termini dell'accordo interbancario. Se la fornitura avrebbe potuto essere esente, l'IVA tedesca sulla fattura deve essere corretta anziché essere automaticamente inclusa nel campo IVA.
Quanto tempo impiega BZSt per elaborare una richiesta?
Il termine decorre dalla data di ricezione della domanda completa da parte dello Stato erogatore del rimborso.
L'autorità competente di solito concede un mese per rispondere. Controllate la vostra casella di posta e tenete d'occhio la persona di riferimento.
Eventuali domande successive potrebbero prolungare la procedura. Si prega di rispondere per punti elenco e di numerare gli allegati.
Accettazione, restrizione o rifiuto
Confronta la decisione con il registro delle fatture. Stabilisci se la contestazione riguarda il documento, il diritto di detrazione, la proporzione o la procedura VAT-REF stessa.
Fattura e possibili interessi
In seguito a una decisione positiva, il rimborso verrà accreditato sul conto indicato. Il diritto agli interessi dipende dall'andamento del procedimento e dalla tempestiva collaborazione.
Cinque situazioni, cinque risposte diverse
Il regime VAT-REF può coprire i costi debitamente documentati qualora non vi siano transazioni che escludano la procedura.
La domanda include una parte commerciale legittima, supportata dal percorso e dalla documentazione.
Innanzitutto, verifica dell'IDT ed eventuale correzione della fattura con il fornitore.
Il solo numero di identificazione fiscale (USt-IdNr.) non è sufficiente a chiudere la procedura; è necessario verificare tutte le transazioni effettuate nel periodo considerato.
La consegna locale può trasferire la detrazione EUSt alla dichiarazione tedesca.
Gli errori più comuni nella compilazione della dichiarazione IVA
Codice IVA nonostante l'obbligo di dichiarare le vendite nella dichiarazione tedesca.
Richiedere un rimborso anziché ottenere una rettifica della fattura dal fornitore.
Calcolo di 1.000/250 EUR dall'importo dell'IVA anziché dal valore netto.
Mancanza di corrispondenza BZSt e mancato rispetto della scadenza mensile per la risposta.
Lista di controllo VAT-REF per la Germania
- Conferma la tua sede legale, la tua presenza in Germania e le condizioni della procedura.
- Verifica tutte le transazioni effettuate durante il periodo di rimborso.
- Decidere se utilizzare il codice IVA o la dichiarazione tedesca.
- Escludi le fatture con IVA calcolata in modo errato e richiedi una correzione.
- Seleziona il periodo e spunta l'importo minimo di 400 o 50 EUR.
- Si prega di programmare la spedizione entro il 30 settembre dell'anno successivo.
- Verificare i dettagli dei fornitori, i numeri, le date, gli importi e i codici.
- Stabilisci un rapporto per le spese miste.
- Allegare documenti a partire da 1.000 EUR netti, per il carburante a partire da 250 EUR.
- Verifica IBAN e BIC.
- Conserva una copia della tua domanda e della conferma di invio.
- Designare una persona incaricata di monitorare la corrispondenza relativa a BZSt.
Non sai se scegliere la dichiarazione con riferimento IVA o la dichiarazione in tedesco?
Prima di inoltrare la richiesta, verificheremo lo stato dell'azienda, la natura della transazione, l'accuratezza delle fatture, l'entità delle detrazioni e la completezza della documentazione.
Adrian Andrzejewski · CEO TaxenlightConsulta il tuo rimborso IVA dalla GermaniaRimborso IVA dalla Germania - domande frequenti
Quando devo inviare il mio codice di riferimento IVA per il 2026?
Entro il 30 settembre 2027 al più tardi. Non conviene rimandare la prima domanda all'ultimo giorno, perché i dati, i documenti e gli allegati devono essere verificati in anticipo.
La domanda va presentata direttamente all'ufficio finanziario tedesco (Finanzamt)?
No. Un imprenditore UE presenta una domanda tramite il portale elettronico del paese in cui ha sede. In Polonia, ciò avviene tramite il modulo VAT-REF(6), mentre in Germania la pratica è gestita dal BZSt.
Qual è l'importo minimo del rimborso?
400 € per un periodo di almeno tre mesi ma inferiore a un anno. Per l'intero anno o per l'ultimo periodo dell'anno, il minimo è di 50 €.
Devo allegare tutte le fatture?
Non sempre al momento della presentazione iniziale. In genere, sono richieste copie per i documenti di importo superiore a 1.000 euro netti e per il carburante di importo superiore a 250 euro netti. Tuttavia, la BZSt può richiedere anche altri documenti.
Posso recuperare l'IVA su hotel e carburante?
In generale sì, se la spesa è correlata all'attività aziendale, l'IVA è stata addebitata correttamente, il documento soddisfa i requisiti e qualsiasi utilizzo privato è stato escluso.
Un numero di partita IVA tedesco impedisce l'utilizzo del codice VAT-REF?
Non automaticamente. I fattori determinanti sono la sede legale, la stabile organizzazione e le operazioni effettuate durante il periodo di rimborso. Il solo numero non è sufficiente a stabilire la procedura.
Cosa fare in caso di calcolo errato dell'IVA tedesca?
Richiedi una rettifica e un rimborso all'emittente. L'IVA non dovuta per legge non deve essere recuperata tramite VAT-REF.
Quanto tempo ci vuole per ottenere un rimborso IVA dalla Germania?
Il termine di base per la decisione è di quattro mesi. Qualora il BZSt richieda informazioni, il procedimento può essere prorogato a sei mesi e, in alcuni casi, fino a otto mesi.
Prima la qualificazione, poi il modulo
Una richiesta di IVA andata a buon fine si basa su tre elementi: procedura corretta, calcolo dell'IVA preciso e documentazione coerente. Il semplice trasferimento delle fatture al codice IVA non è sufficiente.
