E-factuur in Duitsland 2026: verplichting, PDF en deadlines 2025-2028
In 2026 kan een pdf-factuur nog tijdelijk werken, maar het is geen Duitse e-factuur. Ontdek wanneer uw bedrijf gestructureerde facturen moet ontvangen, wanneer u deze moet versturen en of een Duits btw-nummer op zich al een verschil maakt.
Vier principes die het onderwerp structureren
Een e-factuur bevat gegevens die het systeem automatisch kan lezen en verwerken.
Het bedrijf kan verplicht zijn om eerder te innen dan uit te geven.
Een Duits btw-nummer impliceert op zich geen statutaire zetel of vaste vestiging in Duitsland.
Exposanten kunnen nog steeds gebruikmaken van papier en – met toestemming van de ontvanger – van pdf-bestanden.
PDF ≠ e-factuur
De manier waarop het document wordt verzonden of de opmaak ervan is niet doorslaggevend. Wat telt, is de gestructureerde opmaak, die voldoet aan de technische eisen.
Standaard elektronische factuur
- PDF, scan of foto,
- gegevens die voornamelijk visueel worden afgelezen,
- In 2026 is dit tijdelijk mogelijk met toestemming van de ontvanger.
E-factuur
- gegevens in een machinestructuur,
- automatische boekhouding en validatie,
- bijv. XRechnung of de betreffende ZUGFeRD.
De vereiste btw-gegevens moeten in het gestructureerde gedeelte worden opgenomen. Een visualisatie of bijlage mag dit aanvullen, maar niet vervangen.
Officiële toelichtingen: BMF - Veelgestelde vragen over e-facturen en § 14 UStG.
Van incasso in 2025 tot volledige aflossing in 2028
Bedrijven die onder de Duitse regelgeving vallen, moeten technisch voorbereid zijn op het ontvangen van elektronische facturen. Een eenvoudige e-mailbox kan al volstaan.
Elke uitgever kan nog steeds papier gebruiken. PDF en andere ongestructureerde formaten vereisen de toestemming van de ontvanger.
Dit wordt vereenvoudigd voor exposanten met een omzet van maximaal € 800.000 in het voorgaande jaar. Ook voor EDI is een speciale transitie gaande.
Bij binnenlandse B2B-transacties die onder de verplichting vallen, moet de factuur als elektronische factuur worden opgesteld, tenzij een uitzondering van toepassing is.
Grondslag voor overgangsperioden: § 27 UStG.
Controleer eerst de transactie en de status van beide partijen
De regel is met name van toepassing op binnenlandse B2B-transacties waarbij zowel de uitgever als de ontvanger in Duitsland gevestigd zijn.
Meestal binnen het bereik
- B2B-levering of -dienst die in Duitsland belastbaar is
- beide partijen hebben hun statutaire zetel, directie of deelnemende vennootschap in Duitsland
- De wettelijke uitzondering is niet van toepassing.
De belangrijkste uitzonderingen
- kleine facturen tot € 250,
- reistickets,
- geselecteerde vrijgestelde voordelen zoals aangegeven in § 4 UStG.
Voor B2G-transacties zijn mogelijk XRechnung, een incassokanaal en een order-ID vereist. Deze handleiding richt zich op elektronische facturering in B2B-relaties.
BTW-nummer DE ≠ vestiging in Duitsland
Registratie voor de Duitse btw leidt op zich niet tot de vestiging van een statutaire zetel of vaste inrichting. De feitelijke structuur van de onderneming moet worden onderzocht.
Opslag van goederen kan btw-verplichtingen met zich meebrengen, maar voor de verplichtingen met betrekking tot elektronische facturering wordt nog steeds gecontroleerd of er een deelnemende vaste vestiging is. Zie ook btw-registratie in Duitsland.
XRechnung, ZUGFeRD of EDI?
| Formaat | Wat is inbegrepen? | Status | De belangrijkste noot |
|---|---|---|---|
| Documentafbeelding | Andere elektronische factuur | Het is geen e-factuur; in 2026 is hiervoor de toestemming van de ontvanger vereist. | |
| XRechnung | Gestructureerde XML | E-factuur | Machineformaat zonder de noodzakelijke visuele laag. |
| ZUGFeRD ≥ 2.0.1 | PDF/A3 + ingebedde XML | E-factuur in het juiste profiel | De profielen MINIMUM en BASIC-WL voldoen niet aan de vereisten. |
| EDI | Overeengekomen gegevensuitwisseling | Mogelijk na het voldoen aan de voorwaarden | De inhoud moet overeenkomen met de vereiste gegevens; een specifieke overgang is vereist. |
De referentienorm is EN 16931. Er is geen enkel verplicht programma of aanbevolen leverancier.
Het proces van inbox tot boekhouding
E-mail kan volstaan. De partijen kunnen ook een portaal, EDI of een andere beveiligde transmissiemethode overeenkomen.
Behoud de oorspronkelijke structuur en koppel het document aan de aannemer en de transactie.
Eerst het formaat en schema, daarna de fiscale, zakelijke en boekhoudkundige gegevens.
Zorg ervoor dat de leesbaarheid, integriteit, toegankelijkheid en het controletraject gedurende de gehele bewaarperiode gewaarborgd zijn.
1. Technische validatie
Heeft het bestand het juiste formaat, schema, versie en alle vereiste velden?
2. Inhoudsvalidatie
Zijn de partijen, het btw-nummer, de data, de bedragen, de tarieven en de transactieomschrijving correct?
Tijdens de overgangsperiode is de toestemming van de ontvanger vereist voor eenvoudige PDF-bestanden of andere ongestructureerde elektronische formaten.
Archivering, proeflezen en gutschrift
De termijn wordt gerekend vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de factuur is opgesteld. Het originele dossier moet beschikbaar blijven.
Als de oorspronkelijke transactie elektronisch wordt gefactureerd, moet de correctie van de factuurgegevens ook de juiste structuur behouden.
De naam van het proces sluit de verplichting niet uit. Wat telt, zijn de partijen, de transactie en de wettelijke reikwijdte.
Grondslag voor opslag: § 14b UStG. De gedetailleerde elementen van een standaardfactuur worden beschreven in een aparte handleiding.
Veelgemaakte fouten - en snelle oplossingen
Het bestand lijkt op een factuur, maar bevat geen gestructureerde gegevens.
Wat te doen: Gebruik conforme XML of een hybride oplossing.Het bedrijf wacht op de uitgifte van zijn eigen verplichting.
Wat te doen: Bereid je kanaal en de verantwoordelijkheden nu voor.Het belastingnummer wordt beschouwd als een vaste woonplaats.
Wat te doen: Onderzoek de middelen en de participatie van de instelling.Correcte XML bevat onjuiste btw-nummers of bedragen.
Wat te doen: voeg inhoudsbeheer toe.Het bedrijf verwijdert de structuur nadat de preview is gegenereerd.
Wat te doen: Bewaar het originele gegevensbestand.De belangrijkste informatie bevindt zich uitsluitend in de visualisatie.
Wat te doen: Plaats ze in een constructie.Checklist voor de implementatie van e-facturering
- Deel transacties in op basis van binnenlandse B2B, B2C, B2G en grensoverschrijdende transacties.
- Bepaal de statutaire zetel en de vaste vestigingsplaatsen van beide partijen.
- Controleer de uitzonderingen en overgangsperioden van de uitgever.
- Kies het formaat en spreek af via welk kanaal de inzameling en verzending plaatsvindt.
- Bereid de technische en inhoudelijke validatie voor.
- Wijs taken toe voor afwijzing, correctie en afhandeling van duplicaten.
- Behoud de oorspronkelijke structuur gedurende de vereiste periode.
- Test het proces aan de hand van een paar typische transacties.
- Train verkoopmedewerkers, medewerkers van de boekhouding en medewerkers van de klantenservice.
- Leg de beslissing vast waarom een bepaalde groep facturen wel of niet onder de verplichting valt.
Controleer de omvang van de verplichting voordat u het factureringsproces wijzigt
We analyseren de status van het bedrijf in Duitsland, de soorten transacties, de overgangsperioden en de benodigde documentenstroom – zonder een tool te implementeren die het bedrijf niet nodig heeft.
Veelgestelde vragen over e-facturering in Duitsland
Is een PDF-bestand een geldige elektronische factuur in Duitsland?
Nee. Een standaard PDF is een andere elektronische factuur, omdat deze niet de vereiste structuur voor geautomatiseerde verwerking bevat. Deze mag in 2026 tijdelijk worden gebruikt met toestemming van de ontvanger.
Worden elektronische facturen in 2026 verplicht?
Niet in alle situaties. Alle emittenten kunnen tot eind 2026 profiteren van de overgangsregeling. De inningsverplichting, die vanaf 2025 geldt voor bedrijven die onder de Duitse regelgeving vallen, moet echter afzonderlijk worden bekeken.
Veroorzaakt het Duitse btw-nummer op zich al de verplichting tot het versturen van elektronische facturen?
Nee. Een Duits btw-nummer betekent niet automatisch dat er een statutaire zetel of vaste vestiging is. Wat telt, is de feitelijke structuur en betrokkenheid van het Duitse filiaal bij de transactie.
Kan een bedrijf buiten Duitsland vrijwillig elektronische facturen versturen?
Ja, als de ontvanger ermee overweg kan en het formaat aan de eisen voldoet. Vrijwillig gebruik kan de samenwerking vereenvoudigen, zelfs als een bepaalde transactie wettelijk niet verplicht is.
Hoe kan ik e-facturen ontvangen?
Er is geen enkel verplicht portaal. In het meest basale geval volstaat een e-mailinbox. Partijen kunnen een portaal, EDI, API of een ander beveiligd kanaal overeenkomen.
Is ZUGFeRD altijd consistent?
Niet elk profiel. De BMF erkent ZUGFeRD over het algemeen vanaf versie 2.0.1, met uitzondering van de profielen MINIMUM en BASIC-WL. Gegevens die nodig zijn voor belastingdoeleinden moeten in het gestructureerde deel worden opgenomen.
Hoe lang moeten elektronische facturen in Duitsland worden bewaard?
In de regel is dit acht jaar vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de factuur is uitgegeven. Het originele, gestructureerde deel moet worden bewaard en de toegankelijkheid en integriteit ervan moeten worden gewaarborgd.
E-factuur is een proceswijziging, niet alleen een verandering van bestandsformaat
In 2026 blijft de reguliere PDF een overgangsoplossing en geen elektronische factuur.
Een Duits btw-nummer betekent op zich niet dat een bedrijf in Duitsland gevestigd is.
Het meest veilige proces combineert ontvangst, tweestapsvalidatie en gestructureerde archivering.
Meer informatie over algemene verplichtingen: btw in Duitsland. Het is raadzaam om de reikwijdte van de e-factureringsverplichting los te zien van de btw-registratie en -aangifte.
