Fatturazione elettronica in Germania entro il 2026: obblighi, formato PDF e scadenze 2025-2028
Nel 2026, il formato PDF standard potrebbe essere ancora valido temporaneamente, ma non equivale a una fattura elettronica tedesca. Scopri quando la tua azienda deve ricevere fatture strutturate, quando emetterle e se il solo possesso di una partita IVA tedesca fa la differenza.
Quattro principi che organizzano l'argomento
Una fattura elettronica contiene dati che il sistema può leggere ed elaborare automaticamente.
La società potrebbe essere obbligata a incassare prima di emettere.
Il possesso di un numero di partita IVA tedesco non implica di per sé la presenza di una sede legale o di una stabile organizzazione in Germania.
Gli espositori possono ancora utilizzare la carta e, con il consenso del destinatario, il formato PDF.
PDF ≠ fattura elettronica
Il metodo di invio del documento o il suo aspetto non sono determinanti. Ciò che conta è il suo formato strutturato, conforme ai requisiti tecnici.
Fattura elettronica standard
- PDF, scansione o foto,
- dati letti principalmente visivamente,
- nel 2026, temporaneamente possibile con il consenso del destinatario.
Fattura elettronica
- dati in una struttura macchina,
- contabilità e convalida automatiche,
- ad esempio XRechnung o l'apposito ZUGFeRD.
I dati IVA richiesti devono essere inseriti nella sezione strutturata. Una visualizzazione o un allegato possono integrarla, ma non sostituirla.
Spiegazioni ufficiali: BMF - FAQ sulle fatture elettroniche e § 14 UStG.
Dal versamento iniziale nel 2025 al rimborso totale nel 2028
Le aziende soggette alla normativa tedesca devono essere tecnicamente pronte a ricevere fatture elettroniche. Una semplice casella di posta elettronica potrebbe essere sufficiente.
Qualsiasi emittente può ancora utilizzare la carta. I file PDF e altri formati non strutturati richiedono il consenso del destinatario.
Questa procedura è agevolata per gli espositori il cui fatturato nell'anno precedente non ha superato gli 800.000 euro. È inoltre in corso una transizione speciale per l'EDI.
Nelle transazioni B2B nazionali soggette all'obbligo, la fattura deve essere emessa in formato elettronico, salvo eccezioni.
Base giuridica per i periodi transitori: § 27 UStG.
Innanzitutto, verifica la transazione e lo stato di entrambe le parti
La norma si applica principalmente alle transazioni B2B nazionali in cui l'emittente e il beneficiario hanno sede in Germania.
Solitamente nell'intervallo
- Consegna o servizio B2B imponibile in Germania,
- entrambe le parti hanno la propria sede legale, consiglio di amministrazione o Betriebsstätte partecipante in Germania,
- L'eccezione prevista dalla legge non si applica.
Le eccezioni più importanti
- fatture di piccolo importo fino a 250 euro,
- biglietti di viaggio,
- determinati benefici esenti indicati nel § 4 UStG.
La fatturazione elettronica nelle relazioni B2G può richiedere XRechnung, un canale di incasso e un ID di ordinazione. Questa guida si concentra sulla fatturazione elettronica nelle relazioni B2B.
Partita IVA DE ≠ sede legale in Germania
La registrazione ai fini IVA in Germania non costituisce di per sé una sede legale o una stabile organizzazione. È necessario accertare l'effettiva struttura societaria.
Il deposito di merci può comportare obblighi IVA, ma per gli obblighi di fatturazione elettronica viene comunque verificata l'esistenza di una sede fissa partecipante. Vedi anche la registrazione IVA in Germania.
XRechnung, ZUGFeRD o EDI?
| Formato | Cosa è incluso | Stato | la nota più importante |
|---|---|---|---|
| Immagine del documento | Altra fattura elettronica | Non si tratta di una fattura elettronica; nel 2026 richiederà il consenso del destinatario. | |
| XRechnung | XML strutturato | Fattura elettronica | Formato macchina senza il necessario livello visivo. |
| ZUGFeRD ≥ 2.0.1 | PDF/A-3 + XML incorporato | Fattura elettronica nel profilo appropriato | I profili MINIMUM e BASIC-WL non soddisfano i requisiti. |
| EDI | Scambio di dati concordato | Possibile dopo aver soddisfatto i requisiti | Il contenuto deve corrispondere ai dati richiesti; è necessaria una transizione specifica. |
Lo standard di riferimento è la norma EN 16931. Non esiste un unico programma obbligatorio o un fornitore raccomandato.
Il processo dalla posta in arrivo alla contabilità
La posta elettronica potrebbe essere sufficiente. Le parti possono anche concordare un portale, l'EDI o un altro metodo di trasmissione sicuro.
Mantieni la struttura originale e collega il documento al contraente e alla transazione.
Innanzitutto il formato e lo schema, poi i dati fiscali, aziendali e contabili.
Garantire leggibilità, integrità, accessibilità e tracciabilità per tutta la durata del periodo di conservazione.
1. Validazione tecnica
Il file presenta il formato, lo schema, la versione corretti e tutti i campi richiesti?
2. Validazione del contenuto
I dati relativi alle parti coinvolte, al codice IVA, alle date, agli importi, alle aliquote e alla descrizione della transazione sono corretti?
Durante il periodo transitorio, è necessario il consenso del destinatario per i file PDF semplici o altri formati elettronici non strutturati.
Archiviazione, correzione di bozze e gutschrift
Il periodo decorre dalla fine dell'anno solare in cui è stata emessa la fattura. Il documento originale deve rimanere disponibile.
Se la transazione originale è soggetta a fatturazione elettronica, anche la correzione dei dati di fattura deve mantenere la struttura corretta.
Il nome del procedimento non esclude l'obbligo. Ciò che conta sono le parti, la transazione e l'ambito di applicazione della legge.
Base giuridica per la conservazione: § 14b UStG. Gli elementi dettagliati di una fattura standard sono oggetto di una guida separata.
Errori comuni e soluzioni rapide
Il file sembra una fattura, ma non contiene dati strutturati.
Cosa fare: utilizzare XML conforme o una soluzione ibrida.L'azienda è in attesa di emettere il proprio obbligo.
Cosa fare: Preparate il vostro canale e assicuratevi che sia responsabile fin da ora.Il codice fiscale è considerato come luogo di residenza permanente.
Cosa fare: Esaminare le risorse e la partecipazione della struttura.Il file XML corretto contiene un codice IVA o importi errati.
Cosa fare: aggiungere il controllo dei contenuti.L'azienda elimina la struttura dopo aver generato l'anteprima.
Cosa fare: conservare il file di dati originale.Le informazioni chiave sono contenute esclusivamente nella visualizzazione.
Cosa fare: Collocarli in una struttura.Lista di controllo per l'implementazione della fatturazione elettronica
- Suddividere le transazioni in B2B nazionale, B2C, B2G e transfrontaliere.
- Stabilire la sede legale e le sedi operative permanenti di entrambe le parti.
- Verifica le eccezioni e i periodi di transizione previsti dall'emittente.
- Seleziona il formato e concorda il canale di raccolta e spedizione.
- Preparare la validazione tecnica e dei contenuti.
- Assegnare la gestione dei rifiuti, delle correzioni e dei duplicati.
- Mantenere la struttura originale per il periodo richiesto.
- Metti alla prova il processo con alcune transazioni tipiche.
- Formare addetti alle vendite, alla contabilità e al servizio clienti.
- Documentare la decisione relativa al motivo per cui un determinato gruppo di fatture è o non è soggetto all'obbligo.
Verificare la portata dell'obbligo prima di modificare il processo di fatturazione
Analizzeremo la situazione dell'azienda in Germania, le tipologie di transazione, i periodi di transizione e il flusso documentale richiesto, senza implementare uno strumento di cui l'azienda non ha bisogno.
Domande frequenti sulla fatturazione elettronica in Germania
In Germania, il formato PDF è considerato una fattura elettronica?
No. Un PDF standard è una fattura elettronica diversa perché non contiene la struttura necessaria per l'elaborazione automatizzata. Può essere utilizzato temporaneamente nel 2026 con il consenso del destinatario.
Nel 2026 saranno obbligatorie le fatture elettroniche?
Non in ogni situazione. Tutti gli emittenti possono beneficiare delle norme transitorie fino alla fine del 2026. Tuttavia, l'obbligo di riscossione, che si applica dal 2025 alle società soggette alla normativa tedesca, deve essere esaminato separatamente.
Il possesso del numero di partita IVA tedesco (DE VAT number) comporta automaticamente l'obbligo di emettere fatture elettroniche?
No. Un numero di partita IVA tedesco non costituisce automaticamente una sede legale o una stabile organizzazione. Ciò che conta è la struttura effettiva e il coinvolgimento della filiale tedesca nella transazione.
Un'azienda al di fuori della Germania può inviare volontariamente fatture elettroniche?
Sì, se il destinatario è in grado di gestirlo e il formato soddisfa i requisiti. L'utilizzo volontario può semplificare la collaborazione, anche se una determinata transazione non è legalmente obbligatoria.
Come posso ricevere le fatture elettroniche?
Non esiste un unico portale obbligatorio. Nella situazione di base, è sufficiente una casella di posta elettronica. Le parti possono concordare un portale, un sistema EDI, un'API o un altro canale sicuro.
ZUGFeRD è sempre coerente?
Non tutti i profili. Il BMF generalmente riconosce ZUGFeRD dalla versione 2.0.1, ad eccezione dei profili MINIMUM e BASIC-WL. I dati richiesti a fini fiscali devono essere inclusi nella parte strutturata.
Per quanto tempo devono essere conservate le fatture elettroniche in Germania?
Di norma, il termine è di otto anni dalla fine dell'anno solare in cui è stata emessa la fattura. La parte strutturata originale deve essere conservata e la sua accessibilità e integrità devono essere garantite.
La fatturazione elettronica rappresenta un cambiamento di processo, non solo di formato file
Nel 2026, il PDF standard rimane una soluzione transitoria, non una fattura elettronica.
Il possesso di un numero di partita IVA DE non implica di per sé che un'azienda abbia sede in Germania.
Il processo più sicuro combina la ricezione, la convalida in due fasi e l'archiviazione strutturata.
Maggiori informazioni sugli obblighi generali: IVA in Germania. Vale la pena valutare separatamente la portata dell'obbligo di fatturazione elettronica rispetto alla registrazione e alla dichiarazione IVA.
