Factura electrónica en Alemania 2026: obligación, PDF y plazos 2025–2028
En 2026, el formato PDF convencional podría seguir funcionando temporalmente, pero no se trata de una factura electrónica alemana. Descubra cuándo su empresa debe recibir facturas estructuradas, cuándo emitirlas y si el número de IVA alemán por sí solo supone alguna diferencia.
Cuatro principios que organizan el tema
Una factura electrónica contiene datos que el sistema puede leer y procesar automáticamente.
La empresa podría estar obligada a cobrar antes de emitir el pago.
Un número de IVA alemán por sí solo no implica una oficina registrada o un establecimiento permanente en Alemania.
Los expositores aún pueden utilizar papel y, con el consentimiento del destinatario, PDF.
PDF ≠ factura electrónica
El método de envío del documento o su apariencia no son determinantes. Lo que importa es su formato estructurado, acorde con los requisitos técnicos.
Factura electrónica estándar
- PDF, escaneo o foto,
- datos leídos principalmente visualmente,
- En 2026, temporalmente posible con el consentimiento del destinatario.
Factura electrónica
- datos en una estructura de máquina,
- contabilidad y validación automáticas,
- p. ej. XRechnung o el ZUGFeRD correspondiente.
Los datos del IVA requeridos deben incluirse en la sección estructurada. Una visualización o un archivo adjunto pueden complementarlos, pero no sustituirlos.
Explicaciones oficiales: BMF - Preguntas frecuentes sobre facturas electrónicas y el artículo 14 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (UStG).
Desde la recopilación en 2025 hasta la plena realización del proyecto en 2028
Las empresas sujetas a la normativa alemana deben estar técnicamente preparadas para recibir facturas electrónicas. Una simple bandeja de entrada de correo electrónico puede ser suficiente.
Cualquier emisor puede seguir utilizando papel. Los formatos PDF y otros formatos no estructurados requieren el consentimiento del destinatario.
Esto se facilita para los expositores cuya facturación del año anterior no superó los 800.000 euros. También se está llevando a cabo una transición especial para el EDI.
En las transacciones B2B nacionales cubiertas por la obligación, la factura deberá emitirse como factura electrónica, salvo que se aplique alguna excepción.
Base para los períodos transitorios: § 27 UStG.
Primero, verifique la transacción y el estado de ambas partes
Esta norma se aplica principalmente a las transacciones B2B nacionales en las que tanto el emisor como el destinatario están establecidos en Alemania.
Por lo general en el rango
- Entrega o servicio B2B sujeto a impuestos en Alemania,
- ambas partes tienen su domicilio social, junta directiva o establecimiento participante en Alemania,
- La excepción legal no se aplica.
Las excepciones más importantes
- facturas pequeñas de hasta 250 EUR,
- billetes de viaje,
- prestaciones exentas seleccionadas indicadas en el § 4 UStG.
Las relaciones B2G pueden requerir XRechnung, un canal de cobro y un ID de pedido. Esta guía se centra en la facturación electrónica en relaciones B2B.
Número de IVA DE ≠ establecimiento en Alemania
El registro en el IVA alemán no constituye, por sí solo, un domicilio social ni un establecimiento permanente. Es necesario investigar la estructura real de la empresa.
El almacenamiento de mercancías puede generar obligaciones de IVA, pero para las obligaciones de facturación electrónica, se sigue examinando la existencia de un establecimiento fijo participante. Véase también el registro de IVA en Alemania.
¿XRequisición, ZUGFeRD o EDI?
| Formato | Qué está incluido | Estado | La nota más importante |
|---|---|---|---|
| Imagen del documento | Otra factura electrónica | No se trata de una factura electrónica; en 2026 requerirá el consentimiento del destinatario. | |
| XRechnung | XML estructurado | Factura electrónica | Formato de máquina sin la capa visual necesaria. |
| ZUGFeRD ≥ 2.0.1 | PDF/A3 + XML incrustado | Factura electrónica en el perfil correspondiente | Los perfiles MINIMUM y BASIC-WL no cumplen con el requisito. |
| EDI | Intercambio de datos acordado | Posible después de cumplir con los requisitos | El contenido debe coincidir con los datos requeridos; una transición específica funciona. |
La norma de referencia es la EN 16931. No existe un programa obligatorio ni un proveedor recomendado.
El proceso desde la bandeja de entrada hasta la contabilidad
El correo electrónico puede ser suficiente. Las partes también pueden acordar un portal, EDI u otro método de transmisión segura.
Mantenga la estructura original y vincule el documento con el contratista y la transacción.
Primero el formato y el esquema, luego los datos fiscales, comerciales y contables.
Garantizar la legibilidad, la integridad, el acceso y el registro de auditoría durante todo el período de retención.
1. Validación técnica
¿El archivo tiene el formato, el esquema, la versión y el conjunto completo de campos requeridos correctos?
2. Validación de contenido
¿Son correctos los datos de las partes, el número de identificación fiscal (IVA), las fechas, los importes, los tipos de interés y la descripción de la transacción?
Durante el período de transición, se requiere el consentimiento del destinatario para los archivos PDF sin formato u otros formatos electrónicos no estructurados.
Archivo, revisión y gutschrift
El plazo se computa a partir del final del año natural en que se emitió la factura. El archivo original debe permanecer disponible.
Si la transacción original está sujeta a facturación electrónica, la corrección de los datos de la factura también debe mantener la estructura correcta.
El nombre del proceso no excluye la obligación. Lo que importa son las partes, la transacción y el ámbito legal.
Base jurídica para el depósito: artículo 14b de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (UStG). Los detalles de una factura estándar se recogen en una guía aparte.
Errores comunes y soluciones rápidas
El archivo parece una factura, pero no contiene datos estructurados.
Qué hacer: Utilizar XML compatible o una solución híbrida.La empresa está a la espera de emitir su propia obligación.
Qué hacer: Prepara tu canal y tu rendición de cuentas ahora.El número de identificación fiscal se considera como domicilio permanente.
Qué hacer: Investigar los recursos y la participación de la institución.El XML correcto contiene un ID de IVA o importes incorrectos.
Qué hacer: agregar control de contenido.La empresa elimina la estructura después de generar la vista previa.
Qué hacer: Conservar el archivo de datos original.La información clave se encuentra únicamente en la visualización.
Qué hacer: Colóquelos en una estructura.Lista de verificación para la implementación de la factura electrónica
- Clasifique las transacciones en nacionales B2B, B2C, B2G y transfronterizas.
- Establecer el domicilio social y las sedes permanentes participantes de ambas partes.
- Verifique las excepciones y los períodos de transición del emisor.
- Seleccione el formato y acuerde el canal de recogida y envío.
- Preparar la validación técnica y de contenido.
- Asignar el manejo de rechazo, corrección y duplicados.
- Mantener la estructura original durante el período requerido.
- Pruebe el proceso con algunas transacciones típicas.
- Capacitación en ventas, contabilidad y atención al cliente.
- Documentar la decisión sobre por qué un grupo determinado de facturas está o no sujeto a la obligación.
Verifique el alcance de la obligación antes de cambiar el proceso de facturación
Analizaremos la situación de la empresa en Alemania, los tipos de transacciones, los periodos de transición y el flujo de documentos necesario, sin implementar ninguna herramienta que la empresa no necesite.
Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica en Alemania
¿Es el formato PDF una factura electrónica en Alemania?
No. Un PDF estándar es una factura electrónica diferente, ya que no contiene la estructura necesaria para el procesamiento automatizado. Podrá utilizarse temporalmente en 2026 con el consentimiento del destinatario.
¿Serán obligatorias las facturas electrónicas en 2026?
No en todas las situaciones. Todos los emisores pueden beneficiarse de las normas transitorias hasta finales de 2026. Sin embargo, la obligación de cobro, que se aplica a partir de 2025 para las empresas cubiertas por la normativa alemana, debe analizarse por separado.
¿El número de IVA alemán conlleva automáticamente la obligación de emitir facturas electrónicas?
No. Un número de IVA alemán no implica automáticamente la existencia de una sede social o un establecimiento permanente. Lo que importa es la estructura real y la participación de la sucursal alemana en la transacción.
¿Puede una empresa fuera de Alemania enviar facturas electrónicas de forma voluntaria?
Sí, siempre que el destinatario pueda gestionarlo y el formato cumpla con los requisitos. El uso voluntario puede simplificar la colaboración, incluso si una transacción determinada no es obligatoria por ley.
¿Cómo puedo recibir facturas electrónicas?
No existe un portal obligatorio. En el caso básico, una bandeja de entrada de correo electrónico es suficiente. Las partes pueden acordar un portal, EDI, API u otro canal seguro.
¿ZUGFeRD siempre es consistente?
No todos los perfiles. El BMF generalmente reconoce ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1, con la excepción de los perfiles MINIMUM y BASIC-WL. Los datos requeridos para fines fiscales deben incluirse en la parte estructurada.
¿Cuánto tiempo deben almacenarse las facturas electrónicas en Alemania?
Por regla general, este plazo es de ocho años a partir del final del año natural en que se emitió la factura. Debe conservarse la parte estructurada original y garantizarse su accesibilidad e integridad.
La factura electrónica supone un cambio de proceso, no solo de formato de archivo
En 2026, el formato PDF convencional seguirá siendo una solución transitoria, no una factura electrónica.
Un número de IVA alemán (DE) por sí solo no significa que una empresa esté establecida en Alemania.
El proceso más seguro combina la recepción, la validación en dos pasos y el archivo de la estructura.
Más información sobre las obligaciones generales: IVA en Alemania. Conviene analizar el alcance de la obligación de facturación electrónica por separado del registro y la declaración del IVA.
