Elektronická faktura v Německu 2026: povinnost, PDF a lhůty 2025–2028
V roce 2026 může běžný PDF dočasně stále fungovat, ale nejedná se o německou elektronickou fakturu. Zjistěte si, kdy musí vaše společnost dostávat strukturované faktury, kdy je vystavovat a zda samotné německé DIČ hraje roli.
Čtyři principy, které toto téma organizují
Elektronická faktura obsahuje data, která systém dokáže automaticky načíst a zpracovat.
Společnost může být povinna inkasovat dříve, než vydat.
Samotné německé DIČ neznamená sídlo nebo stálou provozovnu v Německu.
Vystavovatelé mohou i nadále používat papír a – se souhlasem příjemce – PDF.
PDF ≠ elektronická faktura
Způsob odeslání dokumentu ani jeho vzhled nejsou rozhodující. Důležitý je jeho strukturovaný formát, který odpovídá technickým požadavkům.
Standardní elektronická faktura
- PDF, sken nebo fotografie,
- data čtená převážně vizuálně,
- v roce 2026, dočasně možné se souhlasem příjemce.
Elektronická faktura
- data ve struktuře stroje,
- automatické účtování a validace,
- např. XRechnung nebo příslušný ZUGFeRD.
Požadované údaje o DPH musí být zahrnuty ve strukturované části. Vizualizace nebo příloha ji může doplnit, ale nesmí ji nahradit.
Oficiální vysvětlení: BMF - Často kladené otázky k elektronickým fakturám a § 14 UStG.
Od sbírky v roce 2025 do plné funkčnosti v roce 2028
Společnosti podléhající německému pravidlu musí být technicky připraveny přijímat elektronické faktury. Postačí jednoduchá e-mailová schránka.
Každý vydavatel může i nadále používat papír. PDF a další nestrukturované formáty vyžadují souhlas příjemce.
To je usnadněno vystavovatelům, jejichž obrat v předchozím roce nepřesáhl 800 000 EUR. Probíhá také zvláštní přechod pro EDI.
V rámci vnitrostátních transakcí B2B, na které se vztahuje tato povinnost, by faktura měla být vystavena jako elektronická faktura, pokud se nevztahuje výjimka.
Základ pro přechodná období: § 27 UStG.
Nejprve zkontrolujte transakci a stav obou stran
Toto pravidlo se vztahuje především na vnitrostátní transakce B2B, kde jsou vydavatel a příjemce usazeni v Německu.
Obvykle v rozmezí
- Dodávka nebo služba B2B zdanitelná v Německu,
- obě strany mají své sídlo, představenstvo nebo zúčastněné provozní státy v Německu,
- zákonná výjimka se nepoužije.
Nejdůležitější výjimky
- malé faktury do 250 EUR,
- cestovní lístky,
- vybrané osvobozené dávky uvedené v § 4 UStG.
B2G může vyžadovat XRechnung, inkasní kanál a ID objednávky. Tato příručka se zaměřuje na elektronickou fakturaci ve vztazích B2B.
DIČ DE ≠ provozovna v Německu
Registrace k německé DPH sama o sobě nezakládá sídlo společnosti ani stálou provozovnu. Je nutné prověřit skutečnou strukturu společnosti.
Skladování zboží může vést ke vzniku povinností k DPH, ale u povinností elektronické fakturace se stále zkoumá existence zúčastněné stálé provozovny. Viz také Registrace k DPH v Německu.
XRechnung, ZUGFeRD nebo EDI?
| Formát | Co je zahrnuto | Postavení | Nejdůležitější poznámka |
|---|---|---|---|
| Obrázek dokumentu | Jiná elektronická faktura | Nejedná se o elektronickou fakturu; v roce 2026 vyžaduje souhlas příjemce. | |
| XRechnung | Strukturovaný XML | Elektronická faktura | Strojový formát bez potřebné vizuální vrstvy. |
| ZUGFeRD ≥ 2.0.1 | PDF/A‑3 + vložený XML | Elektronická faktura v příslušném profilu | Profily MINIMUM a BASIC‑WL tento požadavek nesplňují. |
| EDI | Dohodnutá výměna údajů | Možné po splnění požadavků | Obsah musí odpovídat požadovaným údajům; funguje specifický přechod. |
Referenční normou je EN 16931. Neexistuje jediný povinný program ani doporučený dodavatel.
Proces od schránky k účetnictví
E-mail může být dostačující. Strany se mohou také dohodnout na portálu, EDI nebo jiném zabezpečeném způsobu přenosu.
Zachovat původní strukturu a propojit dokument s dodavatelem a transakcí.
Nejprve formát a schéma, poté daňová, obchodní a účetní data.
Zajistěte čitelnost, integritu, přístupnost a auditní záznam po celou dobu uchovávání.
1. Technické ověření
Má soubor správný formát, schéma, verzi a kompletní sadu povinných polí?
2. Ověření obsahu
Jsou strany, DIČ, data, částky, sazby a popis transakce správné?
Během přechodného období je pro obyčejný PDF nebo jiné nestrukturované elektronické formáty vyžadován souhlas příjemce.
Archivace, korektury a gutschrift
Období se počítá od konce kalendářního roku, ve kterém byla faktura vystavena. Originální soubor musí zůstat k dispozici.
Pokud původní transakce podléhá elektronické fakturaci, měla by i oprava údajů na faktuře zachovat správnou strukturu.
Název procesu nevylučuje povinnost. Důležité jsou strany, transakce a zákonný rozsah.
Základ pro uložení: § 14b UStG. Podrobné náležitosti standardní faktury jsou předmětem samostatné příručky.
Časté chyby – a rychlé opravy
Soubor vypadá jako faktura, ale neobsahuje žádná strukturovaná data.
Co dělat: Použijte kompatibilní XML nebo hybridní formát.Společnost čeká na vydání vlastního závazku.
Co dělat: Připravte si svůj kanál a odpovědnost hned teď.Daňové číslo se považuje za trvalé bydliště.
Co dělat: Prozkoumejte zdroje a účast zařízení.Správný XML soubor obsahuje nesprávné DIČ nebo částky.
Co dělat: přidat kontrolu obsahu.Společnost po vygenerování náhledu strukturu odstraní.
Co dělat: Ponechte původní datový soubor.Klíčové informace jsou pouze ve vizualizaci.
Co dělat: Umístěte je do struktury.Kontrolní seznam pro implementaci elektronické faktury
- Rozdělte transakce na domácí B2B, B2C, B2G a přeshraniční.
- Stanovte sídlo a zúčastněné trvalé adresy obou stran.
- Zkontrolujte výjimky a přechodná období emitenta.
- Vyberte formát a dohodněte se na způsobu vyzvednutí a dopravy.
- Připravit technické a obsahové ověření.
- Přiřaďte odmítnutí, opravu a zpracování duplikátů.
- Zachovat původní strukturu po požadovanou dobu.
- Otestujte proces na několika typických transakcích.
- Školení prodeje, účetnictví a zákaznického servisu.
- Zdokumentujte rozhodnutí, proč daná skupina faktur podléhá nebo nepodléhá povinnosti.
Před změnou fakturačního procesu zkontrolujte rozsah povinnosti
Analyzujeme status společnosti v Německu, typy transakcí, přechodná období a požadovaný tok dokumentů – bez implementace nástroje, který společnost nepotřebuje.
Často kladené otázky o elektronické fakturaci v Německu
Je PDF v Německu elektronická faktura?
Ne. Standardní PDF je jiná elektronická faktura, protože neobsahuje požadovanou strukturu pro automatizované zpracování. Se souhlasem příjemce může být v roce 2026 dočasně používán.
Budou elektronické faktury povinné v roce 2026?
Ne v každé situaci. Všichni emitenti mohou využívat přechodných pravidel do konce roku 2026. Povinnost inkasa, která platí od roku 2025 pro společnosti, na které se vztahuje německé pravidlo, však musí být zkoumána samostatně.
Zakládá samotné německé DIČ povinnost vystavovat elektronické faktury?
Ne. Německé DIČ automaticky nezakládá sídlo společnosti ani stálou provozovnu. Důležitá je skutečná struktura a zapojení německé pobočky do transakce.
Může společnost mimo Německo dobrovolně zasílat elektronické faktury?
Ano, pokud to příjemce zvládne a formát splňuje požadavky. Dobrovolné použití může zjednodušit spolupráci, i když daná transakce není ze zákona vyžadována.
Jak mohu přijímat elektronické faktury?
Neexistuje jediný povinný portál. V základním scénáři postačuje e-mailová schránka. Strany se mohou dohodnout na portálu, EDI, API nebo jiném zabezpečeném kanálu.
Je ZUGFeRD vždy konzistentní?
Ne každý profil. BMF obecně uznává ZUGFeRD od verze 2.0.1, s výjimkou profilů MINIMUM a BASIC‑WL. Údaje potřebné pro daňové účely musí být uvedeny ve strukturované části.
Jak dlouho by měly být elektronické faktury v Německu uchovávány?
Zpravidla se jedná o osm let od konce kalendářního roku, ve kterém byla faktura vystavena. Originální strukturovaná část musí být uchována a musí být zajištěna její dostupnost a integrita.
Elektronická faktura je změna procesu, nejen formátu souboru
V roce 2026 zůstává běžný PDF přechodným řešením, nikoli elektronickou fakturou.
Samotné DIČ v Německu neznamená, že je společnost usazena v Německu.
Nejbezpečnější proces kombinuje příjem, dvoufázové ověření a archivaci struktury.
Více o obecných povinnostech: DPH v Německu. Rozsah povinnosti elektronické fakturace je vhodné posoudit odděleně od registrace a přiznání k DPH.
