BTW-registratie in België 2026
een btw-registratie in België noodzakelijk zijn indien zij verplicht is Belgische btw af te dragen en deze verplichting niet wordt opgeheven door de verleggingsregeling, de OSS-regeling, de mkb-regeling of een relevante vereenvoudiging.
Deze handleiding legt uit wanneer u een BE-btw-nummer nodig hebt, wat de functie is van de formulieren 604A, 604B en 604C, welke documenten u moet voorbereiden en hoe u als niet-ingezetene de procedure bij het Centrum voor Specifieke Zaken kunt doorlopen.
Wanneer moet een niet-ingezetene zich in België registreren voor de btw?
Een buitenlandse onderneming moet zich in België registreren voor de btw als zij daar transacties verricht waarvoor zij zelf Belgische btw moet afdragen, en deze verplichting niet wordt opgeheven door de verleggingsregeling, de OSS-regeling, de mkb-regeling of een relevante vereenvoudiging.
Voordat u het formulier indient, is het belangrijk om het volledige transactiemodel te analyseren. Het feit dat een verkoop in België wordt belast, betekent niet automatisch dat de buitenlandse leverancier een Belgisch btw-nummer nodig heeft.
Omgekeerde lading
Het is noodzakelijk om vast te stellen of de verplichting tot het afdragen van de belasting overgaat op de Belgische koper. Het mechanisme is niet automatisch van toepassing op elke B2B-transactie.
OSS en grensoverschrijdende mkb's
B2C-verkopen kunnen via het OSS worden verantwoord. Vanaf 2025 kan een in een ander EU-land gevestigde onderneming zich registreren als mkb-onderneming met een EU-brede omzet tot € 100.000, een Belgische limiet van € 25.000, voorafgaande registratie in het land van vestiging en identificatie met de uitgang EX.
Driehoekstransactie
Als aan de voorwaarden wordt voldaan, kan de vereenvoudiging voor een transactie tussen drie partijen de lokale identificatie van de tussenpersoon overbodig maken.
Importeur en plaats van goederen
Het gaat erom wie de importeur is en waar de goederen zich bevinden op het moment van levering of aanvang van het transport.
Magazijn en orderverwerking
Een eigen magazijn, FBA, 3PL of orderafhandeling in België brengt vaak verplichtingen met zich mee die OSS niet kan vervangen.
Verplaatsing van eigen goederen
Het overbrengen van voorraad naar België kan leiden tot WNT (Wholesale Notification Tax) en de noodzaak van lokale identificatie, zelfs zonder verkoop aan een klant.
BE btw-nummer en formulieren 604A, 604B en 604C
Het Belgische btw-nummer gebruikt een 10-cijferig btw-geactiveerd bedrijfsnummer KBO/BCE. Dit zijn geen twee volledig onafhankelijke nummers: het btw-nummer heeft de vorm BE + 10 cijfers, bijvoorbeeld BE0123456789.
BE BTW-nummer
Het wordt aangemaakt door een tiencijferig bedrijfsnummer te activeren voor Belgische btw-doeleinden.
Formulier 604A
Het wordt gebruikt om de aanvang van activiteiten die onderworpen zijn aan de Belgische btw te rapporteren.
Formulier 604B
Wordt gebruikt om wijzigingen in gegevens met betrekking tot btw-activiteiten te rapporteren.
Formulier 604C
Het wordt gebruikt om de beëindiging van btw-activiteiten in België te melden.
| Nummer | Formaat | Waar is het voor? | De belangrijkste noot |
|---|---|---|---|
| BTW BE | BE + 10 cijfers | Bedrijfsidentificatie voor Belgische btw-doeleinden. | Voorbeeld: BE0123456789. |
| 604A | Aan de slag | Het melden van de aanvang van de btw-activiteit. | Voor een niet-ingezetene is de procedure via het Centrum voor Specifieke Zaken geschikt. |
| 604B | Wijziging | Gegevens over btw-activiteiten bijwerken. | Aanzienlijke wijzigingen in belastinggegevens moeten worden gemeld. |
| 604C | Einde | Melding van beëindiging van de btw-activiteit. | De formele sluiting voorkomt verdere verplichtingen die verbonden zijn aan een actief telefoonnummer. |
Hoe lang duurt het om je in België voor de btw te registreren?
De Belgische overheid garandeert geen vaste termijn voor de afhandeling van de procedure. De duur is afhankelijk van de volledigheid van de documenten, het transactiemodel, de status van de vertegenwoordiger en eventuele aanvullende vragen van het Centrum voor Specifieke Zaken.
De ervaring Taxenlight: het is het beste om ongeveer drie maanden vóór uw eerste geplande transactie met het proces te beginnen. Dit is geen wettelijke termijn en de timing hangt af van de volledigheid van uw documenten en eventuele aanvullende vragen van de belastingdienst.
Ontbrekende documenten zijn de meest voorkomende oorzaak van vertragingen.
De administratie kan contracten, bestellingen, facturen of een beschrijving van de goederenstroom opvragen.
Bedrijven buiten de EU kunnen te maken krijgen met een langere procedure vanwege extra formaliteiten, zoals bijvoorbeeld een garantie.
De administratie beoordeelt de aangegeven datum op basis van feiten en documenten. Automatische terugwerkende kracht mag niet worden aangenomen.
Is het mogelijk om in België met terugwerkende kracht een btw-nummer te verkrijgen?
De aanvraag kan de daadwerkelijke datum van aanvang van de activiteiten die onderworpen zijn aan de Belgische btw vermelden, maar de administratie beoordeelt dit op basis van de voorgelegde omstandigheden. Terugwerkende kracht van de toekenning van een nummer kan niet worden gegarandeerd.
Hoe verloopt de btw-registratieprocedure in België?
Belastingplichtigen die niet in België gevestigd zijn, gebruiken de procedure die wordt beheerd door het Centrum voor Specifieke Zaken. Deze procedure moet niet worden verward met de standaard lokale bedrijfsregistratie via het Belgisch Bedrijfsservicepunt of de lokale e604/MyMinfin-procedure.
- 01Analyse van de btw-verplichting
Controleer de verleggingsregeling, OSS, grensoverschrijdende mkb-activiteiten, driehoeksvereenvoudiging, importeur, goederenlocatie en eigen bewegingen.
- 02Identificatie of vertegenwoordiger
Een EU-bedrijf kan doorgaans gebruikmaken van directe identificatie. Voor een entiteit buiten de EU moet u nagaan of een verantwoordelijke btw-vertegenwoordiger vereist is.
- 03Basis- en transactiedocumenten
Bereid bedrijfsdocumenten en bewijsstukken voor die uw daadwerkelijke bedrijfsmodel in België bevestigen.
- 04Formulier 604A
Het aanvraagformulier voor de btw-registratie en de bijlagen worden ingediend volgens de door het Centrum voor Specifieke Zaken aangegeven procedure.
- 05Administratieve analyse
De entiteit kan aanvullende contracten, importdocumenten, leveringsschema's of verduidelijkingen over het magazijn aanvragen.
- 06Activering van het BE-btw-nummer
Na een positieve analyse wordt het tiencijferige bedrijfsnummer geactiveerd voor btw-doeleinden met het voorvoegsel BE.
Directe identificatie, btw-vertegenwoordiger en gemachtigde vertegenwoordiger
Een in de EU gevestigde onderneming kan doorgaans profiteren van directe identificatie. Voor entiteiten buiten de EU is het belangrijk na te gaan of een verantwoordelijke btw-vertegenwoordiger vereist is en of directe identificatie mogelijk is. Een eenvoudige administratieve vertegenwoordiger is niet hetzelfde als een verantwoordelijke vertegenwoordiger, en de vereiste hangt af van factoren zoals het land van vestiging en het toepasselijke instrument voor wederzijdse fiscale bijstand.
Lijst met documenten voor btw-registratie in België
De omvang van de bijlagen hangt af van het bedrijfsmodel en de vragen van het Centrum voor Specifieke Zaken. De administratie kan documenten opvragen die het daadwerkelijke transactieproces bevestigen, dus geen enkele lijst moet worden beschouwd als een complete set die in elk geval verplicht is.
- actueel uittreksel uit het register;
- wet of oprichtingsdocument;
- bevestiging van de btw-status in het land van vestiging;
- Gegevens van de vertegenwoordigers en identiteitsbewijs van de ondertekenaar;
- volmacht, indien u als vertegenwoordiger optreedt;
- Rekeninggegevens en een beschrijving van de activiteiten in België.
- opslag-, orderverwerkings- of marktplaatsovereenkomst;
- importdocumenten en een beschrijving van de goederenstroom;
- bestellingen en contracten met klanten;
- eerste facturen;
- informatie over OSS of MKB;
- Schema van de toeleveringsketen.
Weet je niet zeker of je btw-plichtig bent?
We analyseren de verkoop, het magazijn, de import en de goederenstroom en controleren de verleggingsregeling, OSS, MKB-regelingen en andere vereenvoudigingen voordat we met de registratie beginnen.
Wat moet ik configureren nadat ik mijn BE-btw-nummer heb ontvangen?
Na activering van het BE btw-nummer moet het bedrijf de frequentie van aangiften, toegang tot Intervat en verplichtingen met betrekking tot de EC Sales List, Listing Clients en INTRASTAT vaststellen.
De algemene regels en de actuele btw-tarieven in België worden beschreven in een aparte handleiding.
Details worden beschreven in de btw-aangiften in België.
Een bedrijf dat van plan is te importeren, kan na registratie nagaan of het mogelijk is een ET14000-vergunning te verkrijgen.
Heeft u al een actief BE-btw-nummer?
De regels voor configuratie en doorlopende rapportage na registratie hebben we in een aparte handleiding verzameld.
Ga naar de factureringshandleidingBTW-registratie in België in 2026 – waar moet je op letten?
Wanneer een buitenlands bedrijf zelf de Belgische btw moet afdragen en de toepasselijke vereenvoudiging niet werkt.
Het BE-btw-nummer bestaat uit een tiencijferig bedrijfsnummer; bijvoorbeeld: BE0123456789.
Belastingplichtigen die niet in België gevestigd zijn, worden geholpen door het Centrum voor Specifieke Zaken.
Formulier 604A wordt gebruikt om btw-activiteiten te starten, 604B om gegevens te wijzigen en 604C om btw-activiteiten te beëindigen.
Voordat u zich registreert, moet u de mogelijkheden voor verlegging van de heffing, OSS, grensoverschrijdende mkb-activiteiten en andere vereenvoudigingen controleren.
De reikwijdte van de bijlagen hangt af van het transactiemodel en kan door de beheerder worden uitgebreid.
Veelgestelde vragen over btw-registratie in België in 2026
Een buitenlandse onderneming moet zich in België registreren voor de btw als zij verplicht is zelf Belgische btw af te dragen en deze verplichting niet wordt opgeheven door de verleggingsregeling, de OSS-regeling, de mkb-regeling of een relevante vereenvoudiging.
Het btw-nummer heeft de volgende indeling: BE + 10 cijfers, bijvoorbeeld BE0123456789. Het gebruikt een tiencijferig, btw-geactiveerd bedrijfsnummer.
Formulier 604A wordt gebruikt om de start van btw-plichtige bedrijfsactiviteiten te melden. Formulier 604B meldt een wijziging in gegevens en formulier 604C meldt de beëindiging van btw-plichtige bedrijfsactiviteiten.
Een belastingplichtige die niet in België gevestigd is, gebruikt de procedure van het Centrum voor Specifieke Zaken in plaats van de standaardprocedure voor een lokaal bedrijf via het Belgische servicepunt voor bedrijven.
Basisbedrijfsdocumenten en documenten die specifiek zijn voor het transactiemodel zijn vereist. De administratie kan aanvullende contracten, importdocumenten, facturen of een schema van de toeleveringsketen opvragen.
OSS kan de lokale registratie vervangen voor gedekte B2C-verkopen, maar dekt onder andere niet de opslag van uw eigen goederen in een Belgisch magazijn of lokale verkopen vanuit dat magazijn.
Een bedrijf dat in een ander EU-land is gevestigd, kan een grensoverschrijdende mkb-status aanvragen met een omzetlimiet van € 100.000 binnen de EU, een Belgische limiet van € 25.000, voorafgaande registratie in het land van vestiging en identificatie met het achtervoegsel EX.
Het is belangrijk om te controleren of een btw-vertegenwoordiger vereist is en of directe identificatie mogelijk is. Een gewone vertegenwoordiger is niet hetzelfde als een btw-vertegenwoordiger.
Er is geen vaste deadline. Op basis van de ervaring Taxenlight is het het beste om ongeveer drie maanden vóór de eerste transactie met het proces te beginnen; dit is geen wettelijke deadline.
U kunt de daadwerkelijke startdatum van de activiteit aangeven, maar de administratie beoordeelt dit op basis van de omstandigheden en documenten. Het verkrijgen van een nummer met terugwerkende kracht kan niet worden gegarandeerd.
U moet de toegang tot Intervat configureren, de frequentie van aangiften bepalen en de reikwijdte van toekomstige rapporten vaststellen. Meer informatie vindt u in de aparte aangiftehandleiding.
