Mehrwertsteuer in Polen 2026
Die polnische Mehrwertsteuer kann auch für Ihr Unternehmen gelten, selbst wenn Sie keine polnische Firma, kein Büro oder keine Mitarbeiter in Polen haben. Falls Ihr Geschäftsmodell eine polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Meldepflichten erfordert, Taxenlight übernimmt die Umsatzsteuerregistrierung und die Abgabe der ausländischen Umsatzsteuererklärungen.
Ermitteln Sie zunächst die Steuerbemessungsgrundlage und die für die Steuerzahlung verantwortliche Person. Erst dann sollten Sie den Steuersatz, die Rechnung, den KSeF-Wert und die Berichte auswählen.
Polnische Mehrwertsteuer in Zahlen
Mehrwertsteuer in Polen – was ist vor der ersten Rechnung zu prüfen?
Für dasselbe Produkt, das an denselben Kunden verkauft wird, kann die Abrechnung je nach Abfahrtsort des Transports, Rolle des Importeurs und vorheriger Überführung der Ware in das polnische Lager unterschiedlich ausfallen.
Grundtarif
Gilt für die meisten lokalen Lieferungen von Waren und Dienstleistungen, sofern die Vorschriften keine Präferenzen vorsehen.
Inländische Freigrenze
Ab 2026, dies ist jedoch keine automatische Sicherheitsschwelle für jeden Nichtansässigen.
Standardbegriff
In der Regel ist der Stichtag für die Übermittlung von JPK_V7 und die Zahlung der Mehrwertsteuer für den vorangegangenen Zeitraum derselbe.
Abrechnungswährung
Der Steuerbetrag auf der polnischen Rechnung und die Steuerschuld müssen korrekt in polnischen Zloty angegeben werden.
Mehrwertsteuersätze in Polen im Jahr 2026
Das polnische System sieht einen Standardsteuersatz von 23 %, ermäßigte Steuersätze von 8 % und 5 % sowie einen Steuersatz von 0 % für bestimmte Transaktionen vor. Der Umfang der Steuervergünstigungen hängt von der Klassifizierung und der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen ab.
| Rate | Typische Verwendung | Was muss überprüft werden? |
|---|---|---|
| 23% | Die meisten lokalen Anbieter von Waren und Dienstleistungen. | Ob der Besteuerungsort Polen ist und ob die Steuer nicht vom Käufer entrichtet wird. |
| 8% | Ausgewählte Waren und Dienstleistungen, darunter einige Dienstleistungen im Zusammenhang mit Gesundheit, Personenbeförderung, Unterkunft und Wohnen. | CN/PKWiU-Klassifizierung, Produkteigenschaften, Verwendungszweck und besondere Bedingungen. |
| 5% | Ausgewählte Lebensmittel, Bücher sowie ausgewählte Hygiene- und Babyartikel. | Die genaue Regelung findet sich in Anhang 10 des Umsatzsteuergesetzes. |
| 0% | Einschließlich Export, IKT und ausgewählter internationaler Dienstleistungen, sofern die entsprechenden Bedingungen erfüllt sind. | Ausfuhr- oder Transportdokumente, EU-Mehrwertsteuerstatus und Datum ihrer Ausstellung. |
Ein Zinssatz von 0 % stellt keine Ausnahme dar
Die Transaktion bleibt steuerpflichtig. Der Steuerpflichtige behält grundsätzlich das Recht, die Mehrwertsteuer auf Einkäufe im Zusammenhang mit einem solchen Verkauf vorzusteuern. Der Mechanismus für eine Steuerbefreiung ist anders.
Wie kann ich meinen Tarif bestätigen?
Bei Unsicherheiten bezüglich der Einstufung sollten Sie verbindliche Tarifinformationen. WIS ermöglicht es Ihnen, die Einstufung oder den Tarif für eine beschriebene Ware oder Dienstleistung zu bestätigen.
Wann unterliegt eine Transaktion in Polen der Mehrwertsteuer?
Die polnische Mehrwertsteuer richtet sich nach dem Ort der Warenlieferung bzw. der Dienstleistungserbringung. Der Firmensitz des Verkäufers oder die Adresse des Kunden allein sind nicht ausschlaggebend.
Waren in Polen
Werden die Waren nicht transportiert, gilt in der Regel das Land als Lieferort, in dem sie sich zum Zeitpunkt des Verkaufs befinden. Daher müssen Waren aus einem polnischen Lager gemäß den polnischen Vorschriften analysiert werden.
Versand aus Polen
Es kann sich um eine lokale Lieferung, eine innergemeinschaftliche Versorgung, einen Export oder einen B2C-Verkauf in ein anderes Land handeln. Die Transportrichtung und der Status des Käufers beeinflussen die Abwicklung.
Typischer B2B-Service
Die Besteuerung erfolgt meist im Empfängerland. Ein polnischer Steuerzahler kann sie als Dienstleistungsimport geltend machen, jedoch müssen dabei Sonderregelungen beachtet werden.
Sonderregeln
Einige Dienstleistungen im Zusammenhang mit Immobilien, Veranstaltungen, Catering, Transport und Kurzzeitvermietungen werden anders abgerechnet.
Wann kann ein ausländisches Unternehmen in Polen der Mehrwertsteuer unterliegen?
Die Verpflichtung ergibt sich oft aus der physischen Bewegung von Waren oder dem lokalen Charakter der Transaktion, selbst wenn der Unternehmer keine Niederlassung in Polen hat.
Lagerhaltung und Auftragsabwicklung
Die Verbringung eigener Waren aus einem anderen EU-Land nach Polen kann eine innergemeinschaftliche Warenübergabe (ITC) darstellen, und der anschließende Verkauf kann eine lokale Lieferung oder eine innergemeinschaftliche Warenübergabe (IDT) darstellen.
Importieren Sie unter Ihrem eigenen Namen
Ein Unternehmen, das als Importeur tätig ist, die Einfuhrumsatzsteuer abzieht und dann Waren in Polen verkauft, benötigt in der Regel eine lokale Abrechnung.
Verbraucherverkäufe
Verkäufe an Verbraucher können der OSS- oder IOSS-Regelung unterliegen, lokale Lagerbestände und Verkäufe aus Polen müssen jedoch gesondert bewertet werden.
Lieferung inklusive Montage
In Polen installierte oder montierte Waren werden in Polen besteuert. Anschließend wird der Mehrwertsteuerzahler ermittelt.
Kauf und Wiederverkauf
Bei Käufen und Verkäufen innerhalb Polens ohne Warenausfuhr kann bereits ab der ersten Transaktion eine Verpflichtung entstehen.
Immobilien und Ausnahmen
Dienstleistungen, die in direktem Zusammenhang mit polnischen Immobilien stehen, sowie andere Dienstleistungen, die unter die Sonderregelung fallen, erfordern eine lokale Analyse.
Wann sollte man die Umsatzsteuerregistrierung in Polen überprüfen?
Eine Registrierung ist dann wichtig, wenn Sie eine Tätigkeit ausüben, die der polnischen Mehrwertsteuer unterliegt, Ihr Unternehmen zur Abführung der Steuer verpflichtet ist und es keine Ausnahme oder ein Sonderverfahren gibt, das die lokale Verpflichtung aufhebt.
Die Verpflichtung kann sich aus der ersten Transaktion ergeben
Es gibt keine einheitliche Registrierungsschwelle für alle Nichtansässigen. Lokale Lagerhaltung, Importe im eigenen Namen, Inlandsverkäufe oder innergemeinschaftliche Lieferungen mit Ursprung in Polen können eine polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auch ohne spezifische Umsatzvoraussetzung erfordern.
Der Prozess, VAT-R, NIP-2, Dokumente, Vollmacht und die zuständige Behörde für Nichtansässige werden in einem separaten Leitfaden beschrieben: Mehrwertsteuerregistrierung in Polen.
Wann ist eine lokale Telefonnummer möglicherweise nicht erforderlich?
- Die Mehrwertsteuer wird vom polnischen Käufer im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens abgeführt
- Qualifizierte B2C-Verkäufe werden über OSS oder IOSS abgewickelt;
- Ein Unternehmen aus einem anderen EU-Land nutzt effektiv das KMU-Verfahren;
- Die Tätigkeit ist von der Besteuerung befreit oder liegt außerhalb des polnischen Besteuerungsortes;
- Der polnische Käufer wickelt den innergemeinschaftlichen Warenerwerb oder die Einfuhr von Dienstleistungen ab.
Umkehrung der Steuerschuldnerschaft in Polen – wer begleicht die Mehrwertsteuer?
Das Reverse-Charge-Verfahren überträgt die Mehrwertsteuerpflicht vom Verkäufer auf den Käufer. Es handelt sich jedoch nicht um eine allgemeingültige Regelung für jede Transaktion zwischen einem ausländischen Verkäufer und einem polnischen Kunden.
Typischer Service
Bei den meisten B2B-Dienstleistungen wird die Mehrwertsteuer vom polnischen Käufer als Dienstleistungsimport verbucht. Die bloße Registrierung des Dienstleisters in Polen ändert daran nicht immer etwas.
Ausgewählte lokale Lieferungen
Der Mechanismus kann für bestimmte Lieferungen, Immobiliendienstleistungen oder Lieferungen mit Montage gelten, jedoch nur, wenn die Bedingungen des Gesetzes erfüllt sind.
Kein 0%-Zinssatz
Der 0%-Satz gilt nicht für das Reverse-Charge-Verfahren. Die Rechnung wird ohne den polnischen Mehrwertsteuerbetrag ausgestellt und enthält den erforderlichen Reverse-Charge-Vermerk.
KSeF erfordert eine separate Bewertung
Eine polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer allein verpflichtet nicht zur Rechnungsstellung über die polnische Steuerbehörde. Für Nichtansässige ist ihr eingetragener Firmensitz oder ihre ständige Geschäftsadresse in Polen sowie deren Bedeutung für die jeweilige Transaktion maßgeblich.
Wareneinfuhr und Einfuhrumsatzsteuer in Polen
Vor dem Versand muss der Importeur ermittelt werden. Die EORI-Nummer dient der Identifizierung des Händlers für Zollzwecke, ersetzt aber weder die polnische Steueridentifikationsnummer (NIP) noch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Importeur
Prüfen Sie den Vertrag, die Incoterms, die Zollanmeldung und die Bevollmächtigung der Handelsvertretung. DDP oder DAP beeinflussen die Aufteilung der Handelsverantwortlichkeiten, bestimmen aber nicht allein den Status des Importeurs.
Mehrwertsteuer beim Check-in
Die Steuer kann bei der Einfuhr entrichtet oder – sofern die Voraussetzungen erfüllt sind – gemäß Artikel 33a des Umsatzsteuergesetzes in der Anmeldung abgeführt werden.
Weiterverkauf
Die Zahlung der Mehrwertsteuer bei der Einfuhr ersetzt nicht die Begleichung der nächsten Lieferung. Lagerbestände in Polen und der lokale Weiterverkauf können eine Registrierung und die Vorlage des Formulars JPK_V7 erfordern.
Mehrwertsteuererklärungen in Polen kurz zusammengefasst
Ein umsatzsteuerpflichtiger Steuerpflichtiger übermittelt die Datei JPK_VAT elektronisch zusammen mit seiner Umsatzsteuererklärung. Die Datei kombiniert die Abschnitte für Datensätze und Erklärungen, sodass die alte Umsatzsteuererklärung VAT-7 und separate Datensätze nicht separat übermittelt werden.
Monatliche Abrechnung
Beinhaltet monatliche Aufzeichnungen und einen Erklärungsteil für denselben Zeitraum.
Vierteljährliche Abrechnung
Der Registrierungsteil wird monatlich eingereicht, der Erklärungsteil nach Quartalsende.
Ab Februar 2026
Die Strukturen JPK_V7M(3) und JPK_V7K(3) sind unter anderem für Änderungen im Zusammenhang mit KSeF relevant.
Grundbegriff
Im Allgemeinen der 25. Tag des Monats, der auf den Zeitraum folgt, es sei denn, dieser fällt auf einen Samstag oder Feiertag.
MIAS, Intrastat, OSS, IOSS, SME und KSEF
JPK_V7 deckt nicht alle Verantwortlichkeiten ab. Zusätzliche Berichte und Verfahren hängen von der Art der Transaktion, der Warenflussrichtung und dem Status des Auftragnehmers ab.
EU-USt-IdNr. und PL-USt-IdNr
Eine für EU-Transaktionen aktivierte polnische NIP-Nummer wird mit dem Präfix PL verwendet. Bestimmte innergemeinschaftliche Erwerbe (ICS) und Dienstleistungen erfordern die Übereinstimmung zwischen JPK_V7- und EU-Mehrwertsteuerinformationen.
Warenverkehr in der EU
Sobald ein statistischer Schwellenwert überschritten wird, können Importe oder Exporte eine separate Meldung erfordern. Die Daten sollten mit den Logistik- und Umsatzsteueraufzeichnungen übereinstimmen.
Ausgewählte B2C-Transaktionen
OSS ermöglicht die Abwicklung qualifizierter Fernabsatzgeschäfte und ausgewählter B2C-Dienstleistungen in einem einzelnen Land. Es deckt nicht den Transport eigener Lagerbestände oder B2B-Verkäufe ab.
Einfuhr von Sendungen bis zu 150 EUR
Die IOSS-Regelung gilt für qualifizierte Verkäufe importierter Waren direkt an Verbraucher. Sie gilt nicht für die Einfuhr von Warenbeständen in ein polnisches Lager.
Grenzüberschreitende Ausnahme
Ein in der EU ansässiges Unternehmen kann die EU-Grenze von 100.000 €, die länderspezifische Grenze, Ausnahmen und die aktive EX-Nummer prüfen. Dieser Vorgang erfolgt nicht automatisch.
Strukturierte Rechnungen
Für Nichtansässige hängt die Verpflichtung unter anderem davon ab, ob sie eine polnische Niederlassung oder Betriebsstätte haben, die an der Transaktion beteiligt ist, und nicht von der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer selbst.
Mehrwertsteuerabzug und -erstattung in Polen
Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass der Kauf mit Tätigkeiten in Zusammenhang steht, die einen solchen Abzug begründen, dass die Steuer korrekt berechnet wurde und dass der entsprechende Beleg vorliegt.
Käufe im Zusammenhang mit Verkäufen
Der Abzug wird nach dem Zweck der Ausgaben, dem Status des Steuerpflichtigen, der Richtigkeit des Belegs und den gesetzlichen Bestimmungen beurteilt.
Grundlegende Rückgabefrist
Für Abrechnungszeiträume ab dem 1. Februar 2026 beträgt die grundlegende Frist für die Rückzahlung des Überschusses 40 Tage ab Einreichung der Abrechnung.
Nicht registrierte Einheit
Ein ausländisches Unternehmen kann in bestimmten Fällen das Rückerstattungsverfahren nutzen, wenn es keine Aktivitäten durchführt, die eine lokale Abwicklung erfordern.
Die häufigsten Mehrwertsteuerfehler in Polen
Fehler bei der polnischen Mehrwertsteuer entstehen oft schon bei der Transaktionsmodellierung und werden erst bei der ersten Umsatzsteuererklärung oder Dokumentenprüfung aufgedeckt.
Warenfluss
- Festlegung der Verantwortlichkeiten ausschließlich nach dem Land des Kunden;
- Auslassung des eigenen WNT-Kaders;
- keine Angabe zum Importeur;
- Die Umsätze aus dem Lager wurden im OSS falsch gemeldet.
Gebühren und Umkehrung der Gebühren
- 0% Behandlung als Ausnahmen;
- keine Hinweise auf IDT oder Export;
- automatische Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens;
- Identifizierung der EORI anhand der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Registrierung und Abwicklung
- wobei 240.000 PLN als Schwellenwert für jeden Nichtansässigen festgelegt werden;
- Anerkennung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als automatische Verpflichtung des KSeF;
- keine JPK-, MwSt.-EU- und Lagerabstimmung;
- Auswahl des falschen Rückgabeverfahrens.
Taxenlight empfiehlt: Analysieren Sie die Transaktion in 10 Schritten
Eine feste Reihenfolge verringert das Risiko, dass das System ein formal korrektes Dokument für eine falsch klassifizierte Transaktion ausstellt.
- Wo befinden sich die Waren bzw. wo wird die Dienstleistung erbracht?
- Woher und wohin fahren die Transporte?
- Wer organisiert den Transport und wer ist der Importeur?
- Handelt es sich bei dem Käufer um einen Steuerzahler oder einen Verbraucher?
- Wer ist laut den Vorschriften für die Abwicklung der polnischen Mehrwertsteuer zuständig?
- Funktioniert das Reverse-Charge-Verfahren, OSS, IOSS, SME oder eine Befreiung?
- Benötigen Sie eine Umsatzsteuerregistrierung und eine EU-Umsatzsteueraktivierung?
- Welcher Tarif und welche Dokumentation sollten verwendet werden?
- Unterliegt die Rechnung KSeF?
- Wo muss die Transaktion gemeldet werden und wie werden die Meldungen abgeglichen?
Mehrwertsteuer in Polen 2026 – die wichtigsten Schlussfolgerungen
Zuerst fließen
Ermitteln Sie den Standort der Waren oder Dienstleistungen, den Transportweg, die Rolle des Importeurs und den Status des Käufers. Nur dann lässt sich feststellen, ob die polnische Mehrwertsteuer anfällt.
Dann die Person, die die Abrechnungen vornimmt
Prüfen Sie, ob der Verkäufer, der Käufer oder ein spezielles Verfahren für die Steuerzahlung zuständig ist. Davon hängt die Registrierung und Rechnungsstellung ab.
Am Ende die Bewertung und die Berichte
Kombinieren Sie den Satz von 23 %, 8 %, 5 % oder 0 % mit den entsprechenden Dokumenten, JPK_V7 und allen zusätzlichen Berichten.
Wenn Sie ein Lager in Polen planen, Waren in eigenem Namen importieren, lokal verkaufen oder Waren aus Polen versenden, prüfen Sie Ihre Pflichten vor der ersten Warenbewegung. Eine verspätete Anmeldung befreit nicht von ausstehenden Zahlungen, Zinsen oder der Notwendigkeit von Rechnungskorrekturen.
Mehrwertsteuer in Polen 2026 – Fragen und Antworten
Kurze Antworten auf die Fragen, die sich am häufigsten vor dem Eintritt in den polnischen Markt stellen.
Der Standardzinssatz beträgt 23 %. Ermäßigte Zinssätze liegen bei 8 % und 5 %. In bestimmten Fällen gilt ein Zinssatz von 0 % oder eine Steuerbefreiung. Der anzuwendende Zinssatz richtet sich nach der Einstufung und den Bedingungen der jeweiligen Transaktion.
Nein. Eine Registrierung ist erforderlich, wenn ein Unternehmen eine Transaktion durchführt, die der polnischen Mehrwertsteuer unterliegt und für die es die Steuer selbst entrichten muss, ohne von einer Befreiung oder einem entsprechenden Sonderverfahren zu profitieren. Bei manchen Transaktionen entrichtet der Käufer die Steuer.
Dies ist kein allgemeines Sicherheitsnetz für alle Nichtansässigen. Unternehmen mit Sitz in einem anderen EU-Land können das KMU-Verfahren prüfen. Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU profitieren nicht von der grenzüberschreitenden KMU-Ausnahmeregelung.
Das Lager selbst erfüllt nicht alle Verpflichtungen, aber die Verbringung eigener Warenbestände nach Polen, die Einfuhr eigener Waren und der anschließende Verkauf führen häufig zu einer Registrierungs- und Meldepflicht.
Nein. Der Mechanismus funktioniert nur, wenn bestimmte Bedingungen hinsichtlich der Art der Transaktion und des Status der Parteien erfüllt sind. Ein Unternehmen muss sich unter Umständen auch für andere Transaktionen registrieren, selbst wenn ein Teil des Kaufpreises vom Käufer beglichen wird.
Nur für berechtigte B2C-Transaktionen. OSS rechnet keine Vorsteuer für eigene Lagerbestände, Importe im eigenen Namen, Vorsteuer, B2B-Verkäufe oder typische lokale Verkäufe aus einem polnischen Lager ab.
Nein. IOSS gilt für qualifizierte B2C-Verkäufe von Waren, die direkt an den Empfänger in Sendungen mit einem tatsächlichen Wert von bis zu 150 € importiert werden. Es ist nicht für die Einfuhr von Lagerbeständen vorgesehen.
Nein. Für ein ausländisches Unternehmen ist der eingetragene Firmensitz oder die ständige Geschäftsstelle in Polen sowie dessen Rolle bei der jeweiligen Transaktion entscheidend. Die Umsatzsteuerregistrierung allein begründet keine Pflicht zur Rechnungsstellung beim polnischen Wertpapier- und Börsenamt (KSeF).
Nein. Die EORI-Nummer dient der Identifizierung des Unternehmers für Zollzwecke. Die polnische Steueridentifikationsnummer (NIP) und die polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer werden für die Steuerabrechnung verwendet.
Im Allgemeinen bis zum 25. Tag des Monats, der auf den Abrechnungszeitraum folgt. Fällt der 25. Tag auf einen Samstag oder Feiertag, verlängert sich die Frist bis zum ersten darauffolgenden Werktag.
Dieser Text dient lediglich Informationszwecken und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Für die Mehrwertsteuer in Polen ist es wichtig, den Status des Steuerpflichtigen, den Besteuerungsort, die Art der Transaktion, die Rolle des Importeurs, den anwendbaren Steuersatz, die erforderlichen Dokumente und die aktuellen Meldepflichten zu prüfen.
