Registro del IVA en Polonia 2026
Si en el extranjero, la obligación en Polonia puede surgir ya con la primera transacción, importación o movimiento de existencias propias.
En 2026, el formulario básico de registro es VAT-R(18), y las entidades jurídicas extranjeras sin número de identificación fiscal polaco (NIP) generalmente también deberán presentar el NIP-2(15). Primero, determine la fecha real de la primera acción y solo entonces complete los formularios.
Registro del IVA en Polonia
Registro del IVA en Polonia: la información más importante
El formulario es el final del análisis, no el principio. Primero, hay que determinar si la propia empresa liquida el IVA polaco y qué actividad genera dicha obligación.
declaración del IVA
Se utiliza para el registro inicial y la posterior actualización de los datos del IVA.
Identificación de la empresa
Básicamente, para una entidad jurídica o unidad organizativa extranjera que no cuente con un NIP polaco.
Costo de inscripción
El registro en sí es gratuito. La confirmación opcional VAT-5 tiene un coste de 170 PLN.
Número de IVA de la UE
Una vez activado, el NIP de diez dígitos se utiliza en las transacciones de la UE con el prefijo PL.
¿Cuándo debe registrarse una empresa extranjera para el IVA en Polonia?
Por lo general, el registro es obligatorio cuando la actividad se realiza en Polonia a efectos fiscales, la empresa extranjera es la responsable de la tributación, no se aplica la exención y el mecanismo de inversión del sujeto pasivo o el procedimiento especial no eliminan la obligación local.
| Guión | ¿Quién suele liquidar el IVA? | ¿Suele ser necesario un número de IVA polaco? | ¿Qué puede cambiar el resultado? |
|---|---|---|---|
| Un servicio B2B típico para un contribuyente polaco | Comprador polaco como importador de servicios | Normalmente no , únicamente debido a este servicio. | Regla especial, lugar fijo que participa en el servicio u otra actividad local |
| Trasladar su propio inventario a Polonia | Una empresa extranjera declara créditos fiscales internacionales en Polonia | Normalmente sí | Procedimiento de solicitud de existencias aplicado correctamente |
| Importación a Polonia por cuenta propia y posterior venta | Importador y vendedor | Normalmente sí | Otra entidad es el importador real y liquida la entrega posterior |
| Ventas B2C desde un almacén en otro país de la UE | Vendedor, a menudo a través de OSS | No necesariamente | Inventario local en Polonia o transacción fuera del alcance de OSS |
| Entrega con montaje en Polonia | Vendedor o comprador polaco | Para análisis | Condiciones de la condición del comprador y del mecanismo de inversión del sujeto pasivo |
Umbral de registro del IVA y procedimiento para PYMES
No existe un umbral único que proteja a todas las empresas extranjeras. La obligación puede surgir a partir de la primera actividad que requiera la liquidación independiente del IVA polaco.
Límite nacional a partir de 2026
La exención estándar para contribuyentes nacionales se aplica a aquellos con domicilio social en Polonia. No se aplica automáticamente a los no residentes.
límite de la UE para las PYME
Una empresa con sede en otro país de la UE debe controlar su volumen de negocios en toda la UE, el límite polaco y las exenciones específicas para cada sector.
Activación antes del lanzamiento
La exención para las PYME solo entra en vigor una vez que se haya notificado a la administración del país de establecimiento y se haya asignado o confirmado un número EX para Polonia.
Inversión del sujeto pasivo, OSS e IOSS y registro del IVA
Los procedimientos especiales y la liquidación por parte del comprador solo podrán eximir de la obligación dentro del ámbito de una transacción específica. No excluyen el registro derivado de otras transacciones.
Carga inversa
Generalmente funciona con un servicio B2B típico. Para entregas locales específicas, el resultado depende de factores como el tipo de transacción, el estado del comprador y el registro del vendedor.
Ventas B2C
El sistema OSS puede sustituir el registro local para las ventas a consumidores que cumplan los requisitos, pero no tiene en cuenta el WNT del inventario propio ni las ventas habituales desde un almacén polaco.
Envíos de importación
El programa IOSS se aplica a las ventas B2C que cumplan los requisitos de bienes importados directamente al destinatario en envíos de hasta 150 €. No está destinado a la importación de existencias.
Almacenamiento, importación, B2C y entrega con montaje
Estos cuatro modelos suelen generar preguntas sobre el número de IVA polaco antes de iniciar las ventas.
Gestión de existencias y distribución
Trasladar sus propios bienes a Polonia puede constituir una adquisición intracomunitaria (AIC). Generalmente, es necesario registrarse antes de trasladar el inventario. Para la gestión de existencias, se requiere un comprador conocido, documentación específica y el cumplimiento de plazos establecidos.
El importador es su empresa
Si una empresa desea deducir el IVA de importación, almacena inventario y posteriormente lo vende en Polonia, generalmente se requiere el registro. El EORI no reemplaza al Número de Identificación Fiscal (NIP).
Ventas al consumidor
Las ventas enviadas desde otro país de la UE pueden estar sujetas a la OSS. Si la mercancía ya se encuentra en Polonia, las ITA previas y las ventas locales requieren una evaluación por separado.
Instalación en Polonia
Un envío ensamblado en Polonia tributa allí. El registro depende de si el IVA puede transferirse al comprador polaco y de si la actividad constituye realmente un ensamblaje.
¿Dónde presentar el VAT-R y el NIP-2?
Para los contribuyentes con domicilio social o residencia en el extranjero, la autoridad competente en materia de IVA es, por regla general, la Segunda Oficina Tributaria de Varsovia-Śródmieście.
Jurisdicción nacional
No seleccione automáticamente una oficina basándose en la dirección del almacén, la entrega o el cliente. La segunda oficina tributaria en Varsovia-Śródmieście presta servicios a contribuyentes extranjeros designados en todo el país.
Registro y actualización
El formulario VAT-R(18) incluye los datos de la empresa, la condición de contribuyente, la base de registro, la fecha de inicio, la frecuencia de liquidación y la declaración de transacciones en la UE.
identificación fiscal
El formulario NIP-2(15) incluye, entre otros datos, el nombre, la forma jurídica, el número de identificación fiscal, el registro mercantil, las direcciones, las cuentas y la representación. La información debe coincidir con los documentos de la empresa.
¿Cómo obtener un número de IVA polaco? Procedimiento paso a paso
El orden es importante: la oficina debe recibir formularios que se ajusten al modelo de transacción real y a los documentos de la empresa.
- Analizar las transacciones. Determinar el lugar de tributación, el contribuyente del IVA y la fecha real de la primera transacción.
- Verifique su Número de Identificación Fiscal (NIP) polaco. Si su entidad jurídica extranjera no dispone de uno, facilite su NIP-2(15) y sus datos de identificación.
- Prepare el formulario VAT-R(18). Indique la base para el registro, la fecha de inicio, el estado y cualquier obligación de IVA de la UE.
- Reúna sus documentos. Incluya el registro mercantil, la representación legal, el poder notarial y la prueba de las operaciones previstas.
- Presente el conjunto completo en la oficina correspondiente. Conserve el comprobante de envío o franqueo.
- Responder a la verificación. Monitorear la correspondencia y proporcionar aclaraciones adicionales de acuerdo con los formularios.
- Iniciar la facturación. Verifica tu país y estado VIES, configura las facturas y configura tu calendario de informes.
Documentos para el registro del IVA en Polonia
No existe una lista única y exhaustiva de documentos adjuntos que sea idéntica para todas las empresas extranjeras. El alcance depende de la forma jurídica, el país de residencia, la representación y las actividades previstas.
Documentos formales
- un documento vigente de un registro extranjero;
- confirmación del número de identificación fiscal o del número de IVA extranjero;
- un documento que indique las personas autorizadas para representar;
- los estatutos sociales, el contrato de empresa o el documento organizativo, si explica la representación;
- poder notarial con los anexos requeridos;
- Contratar un asesor fiscal, si fuera necesario.
Evidencia de actividad en Polonia
- Descripción del modelo de negocio y del flujo de mercancías;
- Cronología de las primeras transacciones;
- contrato de almacenamiento o cumplimiento;
- documentos y poderes notariales para importación;
- contratos, pedidos o facturas pro forma;
- Datos de los clientes y rutas de transporte previstas.
Información adicional
- Domicilio social y dirección de entrega;
- datos de la cuenta bancaria;
- Datos de contacto de la persona responsable;
- Número de identificación extranjero y polaco, si lo hubiere;
- traducciones de los documentos necesarios para la verificación;
- Explicación de las diferencias en el nombre, la dirección o la forma jurídica.
¿Cuánto tiempo tarda el registro y cuándo se necesita un número de IVA?
No existe una fecha de finalización garantizada para todos los casos internacionales. El tiempo depende de la exhaustividad de la documentación, la verificación de datos, el modelo de negocio y las preguntas de la oficina.
Envíe sus documentos con anticipación
No planee iniciar su transacción el mismo día en que se presente su declaración de IVA. Conserve la confirmación de presentación y revise su correspondencia.
Una fecha no siempre significa una factura
La etapa inicial puede ser la importación, el crédito fiscal por existencias propias, la transferencia a un almacén, la entrega con montaje o el pago por adelantado que genere una obligación tributaria.
Inscripción tardía
La presentación tardía del IVA-R no exime de las obligaciones previas. Es necesario reconstruir la cronología y verificar los JPK, IVA-UE, facturas, impuestos, intereses y derechos de deducción pendientes.
Número de identificación fiscal polaco (NIP), número de IVA de la UE, EORI y número EX
Cada número tiene una finalidad diferente. Utilizar un identificador incorrecto en una factura o informe puede alterar la valoración de la transacción.
10 dígitos
El número de identificación fiscal polaco se utiliza para liquidaciones nacionales y como base para el número de IVA de la UE.
PL + NIP
Una vez activado, el número se utiliza para servicios específicos de WDT, WNT y B2B, entre otros. La condición de nacional no implica automáticamente actividad en VIES.
identificación aduanera
Este número es para importación y exportación. No reemplaza el registro del IVA ni el número utilizado para las ventas locales.
Exención para PYMES
Identifica a una empresa que se beneficia de la exención para pymes transfronterizas. No es un número de IVA válido ni un número OSS.
Comprueba el estado en dos lugares
Verifica tu nacionalidad en el registro del IVA y tu actividad en la UE en VIES. Conserva la confirmación de verificación antes de realizar cualquier transacción intracomunitaria.
Abogado y asesor fiscal en Polonia
Un representante fiscal desempeña funciones en nombre del contribuyente. El representante fiscal goza de una condición jurídica especial y es responsable solidariamente de las obligaciones que le corresponden.
| Área | Apoderado | representante fiscal |
|---|---|---|
| Objetivo | Presentar documentos, correspondencia, representaciones o firmar declaraciones electrónicas | Cumplimiento de las obligaciones del IVA de un contribuyente de un tercer país dentro del ámbito legal |
| Base | Poder notarial apropiado, por ejemplo, especial, general o UPL-1 | Un contrato escrito que cumpla con los requisitos de la Ley del IVA |
| Responsabilidad | Un simple poder notarial no crea responsabilidad solidaria por el IVA | Responsabilidad solidaria por la obligación que se está liquidando |
| ¿Cuándo es necesario? | Según el método seleccionado para el manejo y la firma de documentos | Por regla general, en el caso de registro obligatorio de un contribuyente sin domicilio social o lugar de negocios permanente en la UE |
¿Cuándo se necesita un asesor fiscal?
Un contribuyente sin domicilio social ni establecimiento permanente en la UE que deba registrarse en Polonia como sujeto pasivo del IVA está, en principio, obligado a designar un representante.
Una empresa de la Unión Europea
Puede designar un representante de forma voluntaria, pero por regla general no existe ninguna obligación legal de hacerlo.
Una empresa de un tercer país
Por lo general, es obligatorio contar con un representante si una empresa necesita obtener la condición de contribuyente activo y no tiene su domicilio social o establecimiento permanente en la UE.
Reino Unido, Irlanda del Norte, Noruega
La normativa no establece ninguna obligación para los empresarios de estos territorios de contar con un representante. Esto no significa que estén exentos del registro del IVA.
¿Qué hacer después de registrarse para el IVA en Polonia?
Un número de IVA no pone fin al proyecto. Desde la fecha de registro, debe facturar, registrar e informar correctamente las transacciones.
- Verifique su situación en materia de IVA nacional.
- Verifique la actividad del IVA de la UE en VIES, si se ha declarado.
- Configure el NIP polaco y las reglas para su uso en el sistema de facturación.
- Prepare la autorización JPK_V7M o JPK_V7K y UPL-1.
- Genera una microcuenta tributaria y establece un proceso de pago.
- Evaluar la obligación del Fondo de Seguridad de la Información de Corea (KSeF) para una empresa extranjera.
- Conciliar almacén, importaciones, IDT, INT y ventas locales.
- Cree un calendario de informes JPK_V7, VAT-UE, Intrastat y otros.
Los campos de declaración y corrección se encuentran en una guía aparte
Una vez que haya obtenido su número, proceda a la organización técnica de las liquidaciones. No hemos ampliado aquí los campos de JPK, pago o corrección para mantener la finalidad específica de la guía de registro.
Actualización de datos y baja del IVA
El formulario VAT-R se utiliza para actualizar los datos del IVA, y el formulario NIP-2 para actualizar los datos de identificación. Tras cesar las actividades relacionadas con el IVA, se presenta el formulario VAT-Z(6).
¿Qué puede cambiar?
- nombre, forma jurídica y dirección;
- Datos bancarios y de contacto;
- frecuencia de facturación;
- Transacciones en la UE y situación del IVA en la UE;
- representante fiscal o abogado.
¿Qué hay que comprobar antes de cerrar?
- existencias restantes en Polonia y exportación prevista;
- Últimas TIC, importaciones, pagos anticipados y correcciones;
- Superávit de IVA y artículo 33a;
- las últimas versiones de JPK_V7 y VAT-EU;
- Documentos y autorizaciones de KSeF.
La simple suspensión de las ventas no siempre es suficiente para completar el registro. Exportar el inventario a otro país de la UE puede ser el último paso que requiere la presentación de informes.
Los errores más comunes al registrarse en el IVA en Polonia
La mayoría de los retrasos y atrasos se deben a fechas incorrectas, documentos inconsistentes o a una aplicación demasiado amplia del procedimiento especial.
Transacción y fecha
- esperar en el umbral a pesar de la obligación de hacerlo desde el primer paso;
- comenzando con VAT-R sin mapa de flujo;
- fecha de la primera factura en lugar de la primera actividad;
- omitiendo el WNT de su propio suministro.
Números y procedimientos
- reconocimiento del EORI como número de IVA;
- la suposición de que OSS incluye un almacén en Polonia;
- Invertir el cargo sin comprobar las condiciones;
- No se requiere activación del IVA de la UE antes de ICT o ITC.
Oficina y representación
- Datos inconsistentes en VAT-R, NIP-2 y registro;
- Selección de oficina por dirección del almacén;
- identificar al apoderado con el representante;
- No existe plan de liquidación después del registro.
Registro del IVA en Polonia en 2026: las conclusiones más importantes
Establecer la obligación y la fecha
Compruebe si la empresa liquida directamente el IVA polaco y cuál fue o será la primera actividad que desencadenó esta obligación.
Prepare un paquete coherente
Combine VAT-R(18), NIP-2(15), documentos de registro, representación y evidencia de transacciones reales.
Iniciar facturación
Una vez asignado el número, verifique los estados, configure las facturas y comience a generar informes a partir del período correcto.
El registro del IVA en Polonia no depende únicamente del volumen de ventas. La pregunta más importante es: ¿realiza usted actividades en Polonia que requieren que su empresa liquide impuestos de forma independiente?
Registro del IVA en Polonia en 2026: preguntas y respuestas
Respuestas a las preguntas más frecuentes que surgen antes de que una empresa extranjera presente el formulario VAT-R.
Cuando realiza una actividad sujeta al IVA polaco, por la cual debe liquidar el impuesto por sí misma, y no utiliza una exención o procedimiento que elimine la obligación local.
No existe un umbral único para todos los no residentes. La obligación puede surgir desde la primera transacción. Una empresa con sede en otro país de la UE puede consultar por separado el procedimiento para pymes.
En 2026, la notificación vigente es VAT-R(18). Una entidad jurídica extranjera sin un Número de Identificación Fiscal (NIF) polaco generalmente también presenta NIP-2(15).
El registro en sí es gratuito. La confirmación oficial VAT-5 opcional está sujeta a un impuesto de timbre de 170 PLN.
Para las entidades con domicilio social o residencia en el extranjero, la autoridad competente es, por regla general, la Segunda Oficina Tributaria de Varsovia-Śródmieście.
No existe un plazo fijo garantizado para todos los casos internacionales. El tiempo depende de que su documentación esté completa, de la posibilidad de verificar sus datos y de cualquier pregunta adicional que pueda tener la oficina. Envíe su documentación con antelación.
El número de identificación fiscal polaco (NIP) es un número nacional. Una vez activado, se utiliza para transacciones en la UE con el prefijo PL. La nacionalidad y la actividad VIES deben verificarse por separado.
Esto suele ocurrir cuando una empresa traslada su propio inventario a Polonia, declara un ITC y luego vende la mercancía. Puede aplicarse una excepción específica a los procedimientos de existencias de reserva debidamente aplicados.
No. OSS no liquida el ITC de sus propios productos ni de las ventas locales habituales procedentes del inventario polaco.
En general, sí, si no tienen domicilio social ni establecimiento permanente en la UE y deben registrarse como contribuyentes activos. Se exceptúan las empresas de Gran Bretaña, Irlanda del Norte y Noruega.
Si la obligación surgió con anterioridad, es necesario reconstruir la cronología real y aclarar los períodos pendientes. La presentación tardía de la declaración del IVA no exime de la obligación de pagar impuestos o intereses sobre declaraciones anteriores.
Tras completar las actividades sujetas a tributación, se presenta el formulario VAT-Z(6). Antes de hacerlo, se debe contabilizar el inventario, las transacciones recientes, los ajustes y las declaraciones finales.
Este texto tiene fines meramente informativos y no sustituye un análisis fiscal individual. Al registrarse para el IVA en Polonia, es importante verificar el lugar de tributación, la persona responsable de la liquidación del impuesto, la fecha real de la primera transacción, los formularios y documentos pertinentes, la oficina y las obligaciones posteriores a la obtención del número.
